10.2. Організація автоматизованого обліку основних засобів
Облік основних засобів (ОЗ) і нематеріальних активів (НМА) здійснюється протягом усього життєвого циклу, від надходження на підприємство і до моменту їх ліквідації чи реалізації.
Типовими формами первинної документації, якими оформлюють операції з обліку основних засобів, є такі уніфіковані форми документів:
ОЗ-1 — акт приймання-передавання основних засобів (для внутрішнього переміщення);
ОЗ-2 — акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів;
ОЗ-3 — акт на списання основних засобів;
ОЗ-4 — акт на списання автотранспортних засобів;
ОЗ-5 — акт про установлення, пуск та демонтаж будівельної машини;
ОЗ-6 — інвентарна картка обліку основних засобів;
ОЗ-7 — опис інвентарних карток з обліку основних засобів;
ОЗ-8 — картка обліку руху основних засобів;
ОЗ-9 — інвентарний список основних засобів;
ОЗ-14, ОЗ-15, ОЗ-16 — розрахунок амортизації основних засобів.
Із первинних документів формується вхідна інформація під час автоматизованого розв'язання задач з обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.
Основні завдання організації обліку й контролю наявності та руху основних засобів:
правильне документальне оформлення та своєчасне відображення в регістрах обліку надходження, внутрішнього переміщення й вибуття об'єктів основних засобів;
контроль за збереженням основних засобів;
контроль за витратами на ремонт основних засобів, а також за ефективністю використання основних засобів;
правильне обчислення та відображення в обліку сум амортизації;
отримання документально обґрунтованих даних про наявність та рух основних засобів за місцями їх експлуатації, а також у розрізі осіб, відповідальних за її збереження;
виявлення результатів від реалізації об'єктів основних засобів або іншого їх вибуття.
Ефективного результату можна досягти з використанням інформаційних систем і комп'ютерних технологій обліку.
Задачі можна розв'язувати по-різному:
із застосуванням електронних таблиць;
із застосуванням власних програмних продуктів, розроблених силами підприємства;
із застосуванням універсального програмного забезпечення, запропонованого фірмами-розробниками для проведення розрахунків із планування, обліку, контролю та аналізу.
Так, для виконання облікових робіт широкого використання набули такі програмні комплекси, як «1С: Підприємство», «Парус», «БЕСТ», «Галактика» тощо. Крім того, користувач може скористатися окремими їх модулями, які, наприклад, забезпечують облік основних засобів, складський облік, торгівлю, заробітну плату тощо.
У наступному пункті на прикладі розглянемо використання ПП «Галактика».
10.3. Автоматизація розв'язання задачі «Облік основних засобів та необоротних матеріальних активів» із використанням програмного продукту «Галактика»
Програмний продукт «Галактика» розробила корпорація «ГАЛАКТИКА», фінансово-економічне призначення та системи управління. Функціональна структура системи «Галактика» охоплює:
контур адміністративного управління;
контур оперативного управління;
контур управління виробництвом;
контур бухгалтерського обліку.
Систему побудовано за модульним принципом, що допускає залежно від виробничо-економічної ситуації ізольовану експлуатацію окремих модулів, а також використання їх довільних комбінацій.
Функціональну структуру системи «Галактика» зображено на рис. 20.
Рис. 20. Функціональна структура системи «ГАЛАКТИКА»
Автоматизоване розв'язання задач обліку основних засобів передбачає:
документування операцій руху основних засобів;
організацію поточного обліку наявності та руху основних засобів та складання звітності;
розрахунок амортизації та зносу основних засобів;
організацію поточного обліку амортизаційних відрахувань та зносу основних засобів, складання звітності;
документування операцій із ремонту основних засобів;
організацію поточного обліку ремонту основних засобів, складання звітності.
Розглянемо особливості автоматизованого обліку основних засобів та необоротних матеріальних активів.
Вихідні звіти, що формуються в результаті розв'язання задач:
інвентарний опис за МВО за звітний період;
інвентарний опис за МВО на вказану дату;
інвентарний опис за МВО по підрозділах;
відомість зносу за МВО;
відомість зношування за видами ОЗ (за всіма об'єктами; за об'єктами, що прибули в поточному році; за об'єктами, що вибули в поточному році; за проміжок);
відомість зношування за підрозділами;
відомість зношування за підрозділами у розрізі видів ОЗ;
відомість наявності дорогоцінних металів;
інвентаризаційний опис дорогоцінних металів;
звіт повного зношування;
зведений звіт зношування за підрозділами;
зведений звіт зношування за групами і видами ОЗ;
рух ОЗ за видами ОЗ;
рух ОЗ за МВО;
рух ОЗ по підрозділах; '
відомість переоцінювання за видами ОЗ;
відомість переоцінювання за групами ОЗ;
відомість переоцінювання за підрозділами;
картка обліку руху ОЗ за групою ОЗ;
картка обліку руху за видом ОЗ;
картка обліку руху за МВО;
картка обліку руху за підрозділом;
статистичний звіт за формою 11, який охоплює:
наявність і рух ОЗ;
наявність ОЗ на кінець року;
амортизацію ОЗ;
інші не фінансові активи.
Схему автоматизованого обліку ОЗ на основі модулів контуру бухгалтерського обліку системи «Галактика» зображено на рис. 21.
Рис. 21. Схема автоматизованого обліку ОЗ на основі модулів контуру бухгалтерського обліку системи «Галактика»
Зв'язок модуля Основні засоби з іншими компонентами системи «Галактика» можна представити такою схемою:
Рис. 22. Зв'язок модуля ОЗ з іншими модулями
Налагоджування типових господарських операцій, що відображають зношуваність і рух ОЗ, може проводитися як у модулі Господарські операції, так і в модулі Основні засоби.
Результати їх виконання доступні для перегляду (корекції) в модулі Господарські операції.
Зв'язок із модулем Матеріальні цінності здійснюється за допомогою функції модуля Документи → Накладна склад → ОС.
Наявні матеріальні цінності можна перевести в основні засоби. Рухомий склад у модулі Автотранспорт може формуватися вибором із картотеки ОЗ, створеної в модулі Основні засоби.
Результати роботи з модулем Основні засоби контролюються за допомогою модулів Баланс і Банк.