6.2. Організація автоматизованого обліку фінансово-розрахункових операцій
Аналогічно до рішення попередньо розглянутих задач, можна виокремити різні варіанти побудови системи автоматизованого оброблення даних задач з обліку фінансово-розрахункових операцій (комплексні, модульні).
На створення комплексної інформаційної системи обліку фінансово-розрахункових операцій значною мірою впливає розмір підприємства. На середніх підприємствах інформаційне обслуговування здійснюється на рівні бухгалтера, де ведеться облік фінансово-розрахункових операцій, та керівника підприємства (головного бухгалтера). На великих підприємствах можуть виокремлюватися: каса та фінансовий відділ; бухгалтерія; керівник підприємства та головний бухгалтер.
Комплексна система автоматизованого оброблення фінансово-розрахункових задач передбачає використання єдиної бази даних, що утворюється з нормативно-довідкової, вхідної та вихідної інформації.
До складу основної нормативно-довідкової інформації цієї ділянки обліку входять:
довідник типових основних документів (вид обороту, текст типової основи);
довідник підприємств (код, найменування, адреса підприємства, банківські реквізити підприємства);
довідник рахунків бухгалтерського обліку (код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування);
довідник зовнішніх організацій (код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити);
довідник прізвищ працівників (код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові);
довідник структурних підрозділів (код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування);
довідник статей обліку (код статті, її найменування);
довідник допустимої кореспонденції рахунків (основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції за дебетом та кредитом);
довідник курсу валют (найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти);
довідник типових господарських операцій.
Вхідна інформація формується в таких основних документах:
прибутковий касовий ордер;
видатковий касовий ордер;
платіжна відомість;
платіжне вимога-доручення;
платіжне доручення;
зведене платіжне доручення;
виписка банку;
реєстр чеків;
заява на акредитив;
заява на перевод;
заява на продаж;
грошовий чек;
доручення на купівлю валюти;
доручення на продаж валюти.
Вихідна інформація така.
касова книга;
щоденна відомість;
відомість використання засобів за цільовим призначенням;
відомість надходження (витрати) коштів;
картка депонування;
відомість депонованих сум;
відомість руху коштів на рахунках;
відомість рахунків до отримання за термінами оплати;
відомість щодо руху валютних коштів;
авансовий звіт;
особовий рахунок;
відомість розрахунків із підзвітними особами;
відомість розрахунків тощо.
Виконання облікових робіт починається з формування нормативно-довідкової інформації та первинних даних, після чого здійснюється рішення відповідної задачі. Це досягається вибором потрібної функції в головному меню, яке може складатися з таких рівнів (рис. 6) [3].
У формуванні первинних даних на банківських операціях застосовується технологія, аналогічна технології оброблення даних на касових операціях. При цьому використовується нормативно-довідкова інформація, що дає можливість автоматично формувати постійні дані банківських первинних документів. Виписки банку є підставою для введення інформації з розрахункових чи валютних рахунків.
Обліковий працівник заповнює дані в електронну форму первинного документа, відображену на екрані дисплея. Помилкові дані коригуються. Одночасно інформація фіксується на машинному носії, і в разі потреби первинний документ може бути роздруковано у визначеному форматі.
У режимі «Облік розрахунків із підзвітними особами» формуються обороти за звітний період, а також вихідне сальдо за табельними номерами підзвітних осіб і за призначенням розрахунків.
Рис. 6. Структура програмного комплексу з обліку фінансово-розрахункових операцій
Режим головного меню «Облік розрахункових операцій» забезпечує автоматизований облік, контроль і аудит розрахунків з організаціями та підприємствами (різними дебіторами та кредиторами). Уведена інформація групується в аналітичному розрізі, що дає можливість бухгалтеру перевіряти стан розрахунків, терміни оплати, надійність партнера, документообіг, а також причини, що зумовили утворення дебіторської та кредиторської заборгованості з початку звітного періоду.
У процесі вибору функції «Аналітичний облік» формується відомість аналітичного обліку за розрахунковими рахунками.
За запитом бухгалтер може отримати довідкову інформацію за відповідними ознаками.
Він має можливість документально проаналізувати надходження й витрату коштів у національній грошовій одиниці та в іноземній валюті. При цьому контролюється правильність відображення в обліку всіх проведених господарських операцій на кореспондуючих рахунках.
Режим «Моделювання надходження коштів» забезпечує бухгалтера та інших зацікавлених осіб графічною моделлю надходження коштів у зазначеному діапазоні часу, відображеною на екрані, а в разі потреби — і на друкувальному пристрої, що дає можливість проаналізувати надходження й динаміку коштів.
Функція «Аналіз грошового обігу» дає можливість одержати інформацію про наявність, залишок та резерви коштів за конкретний період, бухгалтерові розробляти практичні рекомендації з удосконалювання грошового обігу на підприємстві, визначати шляхи залучення невикористаних коштів як за окремими напрямами, так і в цілому, передбачати рух коштів на підприємстві в майбутньому.