Дипломна робота

На тему: “MS Access. Робота з СУБД. Створення таблиць”

Виконувала учениця

II курсу групи 10б

Романова Наталія Сергіївна

За професією: 4112 — Оператор комп'ютерного набору,

4121 - Конторський (офісний) службовець (бухгалтерія)

План

1. Microsoft Access.

2. Вікно бази даних.

3. Таблиці.

4. Вбудування обєктів.

5. Імпорт таблиць.

6. Робота в СУБД.

7. Поняття бази даних, система управління базами даних.

8. Структура бази даних. Типи баз даних.

9. Об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти).

10. Запуск системи Microsoft Access.

11. Етапи створення бази даних в СУБД MS Access.

12. Типи полів. Властивості текстових та числових полів.

13. Робота з таблицями. Зв’язування таблиць бази даних.

14. Створення запитів.

15. Робота з формами. Робота із звітами.

16. Створення нової таблиці в наявній базі даних.

17. Установлення та змінення первинного ключа.

18. Створення зв’язку між таблицями

Зміст

1. Microsoft Access …........................................................................................... 3 - 4 ст.

2. Вікно бази даних .............................................................................................. 4 - 5 ст.

3. Таблиці ............................................................................................................... 5 - 9 ст.

4. Вбудування обєктів ........................................................................................... 9 - 11 ст.

5. Імпорт таблиць .................................................................................................. 11 - 13 ст.

6. Робота в СУБД .................................................................................................. 13 ст.

7. Поняття бази даних, система управління базами даних ............................... 13 ст.

1. Microsoft access.

Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Це програма, яку Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які Ви встановили. Робота з нею спрощена допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True-type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів(Object Linking and Embeding) у рамках середовища WINDOWS. OLE - об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця, Paintbrush - ілюстрація або Sound - файл. Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлірування. Це навчальна система, яка надає користувачеві рекомендації щодо виходу з реальних ситуацій при вирішенні прикладних завдань. При знанні англійської мови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі. Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, використовуваний Access. До складу пакету Access також входить мову Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic ), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних. Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access. Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити, формуляри, звіти, макроси і модулі. І звичайно ж головним поняттям буде база даних (database). База даних-це набір даних, який пов'язаний з певною темою або призначенням. Коли Ви створюєте базу даних Microsoft Access, Ви створюєте один файл, який містить усі таблиці, запити, формуляри, звіти та інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію в базі даних. Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки : • Активізуйте вікно Microsoft Access і виберіть в меню File директиву New Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я Вашої бази даних , яке Ви можете замінити. • В рядку File Name, надрукуйте Ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення .MDB ім'я Вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили. • Якщо Ви хочете зберігати базу даних у певному місці виберіть відповідну директорію в списку директорій Directories list. • Натисніть на кнопку OK. Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікно бази даних Database Windows. 2. Вікно Бази даних Створену базу даних можна наповнити об'єктами різного роду та виконувати операції з ними. Але з базою даних можна виконувати операції як з неподільним освітою. Всі операції такого роду - операції управління базою даних - зосереджені в меню File прикладного вікна Access або у вікні бази даних. Наприклад, операція відкриття бази даних включає наступні кроки: • Якщо необхідно, активізуйте Microsoft Access. • З меню File виберіть директиву Open Database (або клацніть кнопкою Open Database в рядку піктограм ). Microsoft Access висвічує діалогове вікно Open Database. • В рядку File Name виберіть відповідну ім'я бази даних, попередньо вибравши відповідну директорію в списку директорій Directories list відповідний накопичувач у рядку Drives. • Натисніть на кнопку OK. Microsoft Access висвітить вікно відповідної бази даних. При відкритті бази даних можна обмежити можливі операції з базою даних тільки читанням і обмежити коло користувачів, що мають доступ до бази даних лише власною персоною. Такі обмеження можуть виявитися корисними, якщо база даних експлуатується в багатокористувацькій системі. Якщо потрібно тільки переглянути базу даних, що містяться в ній об'єкти, але не змінювати їх, то при відкритті бази даних необхідно активізувати контрольний індикатор Read Only (тільки для читання). Якщо необхідно запобігти зміни даних та об'єктів даної бази даних з боку інших користувачів, то при відкритті бази даних необхідно встановити опцію Exlusive (виключні права). Базу даних можна піддати стиску, для цього необхідно вибрати в меню File директиву Compact Database (стиснути базу даних). Access створює копію бази даних і по-новому розміщує її на диску. Після вибору стисливого файлу в діалоговому вікні стиснення бази даних з'являється діалогове вікно мети стиснення (Database to Compact Into), в якому можна вибрати ім'я для компактної версії бази даних. Якщо використовується те ж саме ім'я, що і база даних виявляється успішно стислій, то по завершенні стиснення Access автоматично знищує вихідну(незжатою) версію. Базу даних можна зашифрувати для захисту секретної інформації від перегляду. Це здійснюється з допомогою директиви Encrypt Database (розшифрувати - Decrypt Database). У діалоговому вікні виберіть підлягає шифруванню/дешифрованою базу даних і клацніть на кнопці OK. В результаті відкриється діалогове вікно цільового файлу, де слід вказати ім'я файлу, в який буде поміщений результат шифрування/дешифрування. Якщо використовується те ж саме ім'я і база даних була успішно зашифрована/розшифрована, Access автоматично замінює оригінальний файл на отриманий в результаті перетворення. У деяких ситуаціях база даних може виявитися пошкодженої. Для відновлення бази даних служить директива Database Repair (відновити базу даних) в меню File. Цю операцію рекомендується застосовувати для профілактики так як Access не помічає, що база даних була пошкоджена. У діалоговому вікні ремонту потрібно ввести ім'я, директорію і накопичувач пошкодженої(або підозрюється у пошкодженні) бази даних і натиснути кнопку OK. Після цього Access займеться "лагодженням" заданої бази даних і врятує те, що ще можна врятувати. Якщо користувач закінчив роботу з базою даних, то її слід закрити. Для цього: • Активізуйте вікно бази даних, якщо це необхідно. • У меню File виберіть директиву Close Database. Можна закрити базу даних і за допомогою подвійного клацання мишею на кнопці виклику управляючого меню вікна бази даних або натисканням клавіш (Ctrl + F4).

3. Таблиці Наступним кроком у побудові бази даних буде її заповнення, тобто створення об'єктів і надання останнім необхідних властивостей. Якого б типу не були Ваші дані, Вам доведеться зберігати їх в одній або кількох таблицях. Таким чином, першим кроком у побудові бази даних буде створення таблиці. ТАБЛИЦЯ - це набір записів(рядків таблиць), які складаються із окремих полів(стовпчиків таблиці), в яких зберігається інформація та складова, власне, зміст бази даних. Таблиці є основною формою подання інформації, що міститься в базі даних. Без таблиці можна спроектувати формуляр, на базі таблиць складаються запити і звіти. Створити таблицю можна двома способами: 1. За допомогою Конструктора таблиць. • У вікні бази даних клацніть на кнопці Table. • Виберіть кнопку New у вікні бази даних. Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table. • Виберіть кнопку Table Wizards (Конструктора таблиць). • У діалоговому вікні Конструктора дотримуйтесь інструкцій додавання полів у Вашій таблиці. 2. Без допомоги Конструктора. • У вікні бази даних клацніть на кнопці Table (або виберіть директиву Table у меню View). • Натисніть кнопку New у вікні бази даних. Microsoft Access висвітить діалогове вікно New Table. • Натисніть кнопку New Table. Microsoft Access відкриє порожнє вікно проектування таблиці. Воно буде виглядати так: У цьому вікні задаються характеристики полів, складових запис (блок даних) бази, тобто вводиться специфікація запису. В нижній частині вікна Access видає довідкову інформацію про допустимі на кожному кроці проектування діях. Кожному полю такого, що включається до запису, приписується тип даних визначає тип інформації, що буде зберігатися в даному полі. Тип даних заноситься в колонку Data Type, причому його можна вибрати зі списку доступних типів. Access розрізняє наступні типи даних полів: • Text Текстові поля містять текст, довжина якого не може бути більше 255 символів. Реальна довжина поля встановлюється за допомогою параметра Field Size(розмір поля). • Memo В Memo-полях зберігається текст довжиною до 32000 символів. Поля цього типу даних не можуть індексуватися. • Number Числові поля містять довільні числові значення. Діапазон допустимих значень визначається параметром Field Size (розмір поля). • Date/Time Поля дати/часу містять значення дати і часу в діапазоні від 100 до 9999 року. • Curency В грошових полях можна зберігати числа з точністю до 15 розрядів ліворуч від десяткової коми і чотирьох десяткових розрядів праворуч від коми. • Counter Поле лічильника містить число, яке Access автоматично збільшується на 1, коли в таблицю додається новий блок даних. • Yes/No В таких полях зберігаються значення Так або Ні. Поля цього типу не можуть індексуватися. • OLE Object OLE полях містяться об'єкти, такі як, наприклад, Excel-таблиця або Microsoft Draw - графіка, оброблені OLE - сервером. Розмір поля може бути до 128 МБ. Поля цього типу не можуть індексуватися. Характеристики кожного поля визначаються рядом параметрів(властивостей). Ці параметри оголошують способи обробки, збереження й індикації даних. Параметри специруємого поля перераховуються в режимі проектування в нижній частині вікна таблиці. Набір характеризують поле параметрів залежить від типу даних, вибраного користувачем для даного поля. • Field Size (Розмір поля встановлює максимальну довжину текстового поля або спосіб подання чисел у полі типу Number. • Format Формат визначає спосіб подання даних. Поряд з передбаченими форматами допускається використання власних форматів користувача. • Decimal Places Десяткові розряди встановлюють кількість розрядів праворуч від десяткової коми. • Заголовок Caption визначає напис, яка буде використовуватися як найменування поля у формулярі або звіті. Якщо для цього параметра не буде задано ніяке значення, то в якості написи буде за замовчуванням використовується ім'я поля. • Default Value Значення за замовчуванням встановлює значення, яке буде автоматично введено в полі при генерації блоку даних. • Validation Rule Обмеження введення - правило, що обмежує припустимі для введення в поле даних. • Validation Text Повідомлення про порушення текст виникає при спробі ввести в поле дані, що не відповідають правилу, сформульованому в Validation Rule. • Indexed Ознака індексування. У готову специфікацію можна вносити зміни. Зокрема, можна змінювати параметри окремих полів, додавати поля на запис в потрібних місцях і видаляти зайві. Але при цьому слід постаратися внести виправлення в специфікацію до початку заповнення бази даних, т. к. спроба змінити параметри полів, заповненої бази може спричинити за собою втрату або спотворення даних. Зміна порядку полів: • Виберіть поле, яке підлягає перерозміщению, клацнувши кнопкою миші в селекторної колонки, розташованої на лівому краю вікна таблиці. • Клацніть селекторного колонці знову і утримуючи праву кнопку миші натиснутою, перетягніть покажчик миші в потрібну позицію. Microsoft Access розташує маркіроване Вами поле в новому місці. Видалення полів. • Відкрийте таблицю в режимі проектування. • Маркіруйте підлягає видаленню поле, клацнувши кнопкою миші в селекторній колонці.(Або використовуйте клавіші керування курсором і підвівши курсор до відповідного поля, натисніть комбінацію клавіш Shift + Пробіл). • З меню Edit виберіть директиву Delete Row (або натисніть кнопку Delete Row в рядку піктограм). Microsoft Access видалить поле і всі його дані з Вашої таблиці. Вставка полів. • Встановіть покажчик до рядка полю, над яким Ви б хотіли розмістити нове поле, за допомогою миші або клавішами керування курсором. • З меню Edit виберіть директиву Insert Row(або виберіть кнопку Insert Row в рядку піктограм). Microsoft Access вставить порожнє поле над поточним рядком. • Microsoft Access працює найбільш ефективно, якщо Ви визначили первинний ключ. Первинний ключ таблиці складається з одного або кількох полів, які однозначно ідентифікують кожний запис у Вашій таблиці. Вам слід завжди визначати первинний ключ т. к. при цьому таблиця має такі переваги: • Microsoft Access автоматично створює індекс для первинного ключа. Цей індекс прискорює процеси запитів та інші операції. • Коли Ви переглядаєте записи, Microsoft Access покаже їх впорядкованими по первинному ключу за замовчуванням. Коли Ви додаєте дані до Вашої таблиці, Access не дозволить зберігати дані з одним і тим же значенням первинного ключа. Тому Ви можете бути впевнені ,що кожна запис унікальна. Установка первинного ключа. • Маркіруйте поле, яке Ви хочете використовувати в якості первинного ключа. Для оголошення декількох полів первинним ключем, утримуючи клавішу Ctrl маркіруйте всі необхідні поля. • У меню Edit виберіть директиву Set Primary Key (або натисніть кнопку Set Primary Key в рядку піктограм). У певних полів як первинний ключ зліва від рядка додається ідентифікатор у вигляді ключа. В Access таблиці можна вбудувати об'єкти з інших підтримують інтерфейс OLE прикладних програм і зв'язати ці об'єкти з їх батьківськими програмами. При вбудовуванні об'єкт Access зберігає об'єкт в таблиці. Подвійним клацанням мишею на об'єкті запускається прикладна програма, за допомогою якої він був виготовлений в ній можна провести зміни в об'єкті. Після завершення роботи з батьківською програмою об'єкт у зміненій формі буде збережений в таблиці. Об'єкт слід вбудовувати тільки в тому випадку, якщо його необхідно обробляти не покидаючи Access. Зазвичай мова йде про об'єкт , який повинен стати фіксованою складовою частиною бази даних, але його не можна виготовити прямо в Access, наприклад, Paintbrush-ілюстрація на сторінці Access-звіту. Якщо ж об'єкт, породжений іншої прикладної програмою, зв'язується з Access-таблицею без вбудовування, то об'єкт зберігається в таблиці, а в окремому файлі, причому формат цього файлу визначається прикладної програмою, за допомогою якої об'єкт був створений. В момент завантаження і відкриття таблиці Access зв'язується з файлом, витягує його вміст і вставляє його в таблицю. Зв'язування об'єктів (а не вбудовування) рекомендується в тих випадках, коли в Access базу необхідно включити об'єкт, який не підлягає зміні при роботі з Access. Наприклад, мова може йти про таблиці рахунків, оброблюваної Excel і використовуваної в декількох Access-базах. Наявність зв'язку цих баз з одним і тим же Excel-файл гарантує наявність останньої версії таблиці рахунків у всіх цих базах. Перевага зв'язку полягає в тому, що один оригінальний об'єкт можна пов'язати з кількома Access-таблицями, і при цьому його не потрібно часто піддавати збереженню. 4. Вбудовування об'єктів. • У меню Edit зверніться до директиви Insert Object (Ця директива буде доступна у тому випадку, якщо в специфікації таблиці активного в даний момент полю було присвоєно тип OLE Object.) • У списку Object Type виберіть необхідну Вам, що підтримує OLE інтерфейс прикладну програму. • Якщо об'єкт вже існує, клацніть мишею на кнопці File , щоб відкрити діалогове вікно Insert Object from File. • Виберіть потрібний файл і натисніть кнопку ОК. Зв'язування об'єктів. • У меню Edit виберіть директиву Past Link. (Проте ця директива стає доступним лише після того , як підлягає скріпленню об'єкт буде скопійований, тобто поміщений в буфер обміну Clipboard .) • Натисніть кнопку OK. Access дозволяє створювати реляційні бази даних. В реляційній базі даних користувач може описати стосунки між кількома таблицями. Access враховує

ці відносини при пошуку взаємопов'язаних даних під час обробки запитів, формулярів та звітів, які базуються на кількох таблицях. Встановлення зв'язку між таблицями. • У меню Edit виберіть директиву Relationships, або клацніть мишею на кнопці Relationships в рядку піктограм. Відкриється вікно Relationships , потім вікно Add Table. • Якщо вікно Add Table не з'явилося, виберіть відповідну директиву, у вікні Relationships. • В рядку Table/Query, виберіть таблицю, для якої ви хочете створити зв'язок. Для вибору більш ніж однієї таблиці одночасно, утримуйте клавішу Ctrl, виберіть всі необхідні таблиці. Щоб вибрати всі або блок таблиць відмітьте першу таблицю, а потім, утримуючи клавішу Shift, виберіть останню, натисніть кнопку Add. Ви також можете додавати таблиці перетягуючи їх за допомогою миші з вікна бази даних у вікно відносин. • Тепер з допомогою миші перетягніть поля первинного ключа первинної таблиці у відповідне положення в зв'язаної таблиці. Microsoft Access видасть діалогове вікно Relationships. • Перевірте імена полів підлягають скріпленню, відредагуйте при необхідності. Встановіть відповідні опції, наприклад, тип відносини: One(один до одного) або Many (один до багатьох). • Натисніть кнопку Create. Зв'язані таблиці, наприклад, можуть виглядати так: Таблиці, що знаходяться в базі даних, створеній іншої води, можна імпортувати в Access також можна експортувати Access таблиці, зберігаючи їх у форматах, зрозумілих другим прикладних програм керування базами даних. Але перш ніж безпосередньо приступити до імпорту або експорту, необхідно здійснити відповідні установки чином або експорту. Установка опцій чином/експорту. • У меню File виберіть директиву Import Export Setup • Найпростіше вибрати вже існуючу специфікацію зі списку Specification Name, і відредагувати її при необхідності. • Якщо Ви будете використовувати свою власну специфікацію неодноразово, натисніть кнопку Save as і введіть ім'я, натисніть OK. • Натисніть OK. 5. Імпорт таблиць. • У меню File виберіть директиву Import або натисніть кнопку Import в рядку піктограм. • У діалоговому вікні чином зі списку Data Source виберіть потрібний формат файлу бази даних. Він може бути типу: - Власний формат - Текст з символом - роздільником між полями - Текст фіксованим форматом полів - Таблиці Microsoft Excel - Таблиці Lotus 1-2-3 або 1-2-3/W - Бази даних Paradox - Файли dBase iii або iv - Btrieve (з файлом словника Xtrieve) - Microsoft SQL-сервер • Натисніть кнопку ОК. З'явиться діалогове вікно для вибору імпортованого файлу. • Виберіть потрібний файл , натисніть кнопку Import. • Microsoft Access видасть повідомлення про результат імпортування. Експорт таблиць. • У меню File виберіть директиву Export або натисніть кнопку Export у рядку піктограм. (Спочатку потрібно активізувати Базу даних, з якої Ви хочете експортувати таблицю). • У діалоговому вікні експорту зі списку Data Source виберіть потрібний формат файлу бази даних, куди Ви хочете експортувати таблицю. Він може бути типу: - таблиці Microsoft Access - бази даних Paradox - файли dBase iii або iv - Btrieve (з файлом словника Xtrieve) - Microsoft SQL-сервер • Натисніть кнопку ОК. В залежності від обраного формату з'явиться відповідне діалогове вікно для вибору таблиць з бази-джерела, а потім діалогове вікно для вибору файлу призначення. • Виберіть відповідні специфікації та виконайте експортування. • Microsoft Access видасть повідомлення про результаті експортування. 1.Основні відомості. Додаток Microsoft Access 97/2000 (далі Access) є потужною і високопродуктивної 32-розрядної системою управління реляційної базою даних (далі СУБД). База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних. Реляційна база даних. Практично всі СУБД дозволяють додавати нові дані до таблиці. З цієї точки зору СУБД не від програм електронних таблиць (Excel), які можуть емулювати деякі функції баз даних. Існує три принципові відмінності між СУБД та програмами електронних таблиць: • СУБД розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих обсягів інформації, набагато більших, ніж, з якими справляються електронні таблиці. • СУБД може легко зв'язувати дві таблиці так що у користувача вони представлятися однією таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо. • СУБД мінімізують загальний обсяг бази даних. І тому таблиці, що містять повторювані дані, розбиваються сталася на кілька пов'язаних таблиць. Access - потужний додаток Windows. В цьому продуктивність СУБД органічно поєднуються з усіма зручностями та перевагами Windows. Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє одночасно використовувати кілька таблиць бази даних. Можна також використовувати таблиці, створені серед Paradox або dBase. Працюючи серед Microsoft Office , користувач одержує у своє розпорядження повністю сумісні з Access текстові документи(Word) , електронні таблиці(Excel) , презентації(PowerPoint).За допомогою нових розширень для Internet можна прямо взаємодіяти з даними з Word Wide Web і транслювати подання даних на мові HTML, забезпечуючи роботи з такими програмами як Internet Explorer і Netscape Navigator. Access спеціально спроектований до створення багатокористувацьких додатків , де файли бази даних є поділюваними ресурсами в мережі. В Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступу до файлів. База даних зберігатися щодо одного файлі, але професійні користувачі воліють розділяти базу даних на два файли: в одному зберігаються об'єкти даних (таблиці, запити), та інші об'єкти додатка (форми, звіти, макроси, модулі). У світлі останніх версіях Access представлений новий формат файлу (MDE) -бібліотеки, з допомогою якого створювати програми, не включаючи VBA-код. Незважаючи на те, що Access є потужною і складною системою, його використання нескладно для професійних користувачів.