Тема 1 Понятие о документе, документоведении, документационном обеспечении управления

Учебные вопросы:

1. Понятие о документе

1. Понятие о документе

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей».

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке».

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Документы могут выполнять следующие функции:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

По назначению документов различают:

1. подлинник – это первый или единственный экземпляр официального документа;

2. дубликат документа – это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

3. копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки, не имеющий юридической силы.

С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:

1. документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления;

2. коммуникации, или технологии документационного обеспечения;

3. организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.

Тема 2. Унификация и стандартизация управленческих документов

Учебные вопросы:

1. Унификация документов

2. Стандартизация документов

1. Унификация документов

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Унификация документов предполагает:

1. установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

2. разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

3. разработку структур документов;

4. создание общих синтаксических правил построения документов.