3 Организация приема и обработки корпоративной корреспонции

Корпоративные клиенты – это юридические лица или индивидуальные предприниматели, которым в объектах ПС РУП «Белпочта» оказываются услуги ПС и непрофильные услуги.

Крупные корпоративные клиенты – это юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, объемы оказания которым услуг ПС и непрофильных услуг за безналичный расчет в объектах ПС РУП «Белпочта» позволяют применить действующее «Положение о скидках, предоставляемых РУП «Белпочта» при оказании отдельных видов услуг.

Рабочее место по обслуживанию корпоративных клиентов – это оборудованное рабочее место, на котором осуществляется оказание услуг ПС и непрофильных услуг корпоративным клиентам наряду с оказанием услуг другим пользователям на основе принципа равенства прав на получение услуг на данном рабочем месте.

Выделенное рабочее место по обслуживанию корпоративных клиентов – это оборудованное рабочее место, отвечающее по своим характеристикам, требованиям к ПКОК, на котором осуществляется оказание услуг ПС и непрофильных услуг корпоративным клиентам.

Требования к организации рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов:

1 к внешнему оформлению ОПС открытого типа, в операционных окнах которых организованы рабочие места по обслуживанию корпоративных клиентов и к размещению информации для пользователей услуг. Внутри отделений предъявляются общие требования в соответствии с фирменным стилем РУП «Белпочта» и другими руководящими документами;

2 при организации обслуживания корпоративных клиентов в клиентском зале ОПС через выделенное операционное окно равный доступ к получению услуг ПС и непрофильных услуг в этом окне имеют все пользователи, не являющиеся корпоративными клиентами; в данном операционном окне размещается информация для граждан, в том числе, о времени предоставления и перечне услуг;

3 на операционном окне размещаются сведения о том, что в нем оказываются услуги корпоративным клиентам и перечень предоставляемых услуг, а уголке потребителя в непосредственной близости от операционного окна размещается об адресах и контактных телефонах для заключения договоров на оказание услуг корпоративным клиентам, условия их оказания;

4 в зависимости от вида предоставляемых услуг на стеклах операционных окон размещаются логотипы услуг ускоренной и срочной почты;

5 рабочие места операторов связи оборудуются мебелью удобной для расстановки технических средств и должны иметь эстетических вид;

6 для удобства пользователей услуг почтовой связи в клиентском зале устанавливается стол и удобные стулья, выполненные в едином стиле;

7 рабочее место оператора связи по обслуживанию корпоративных клиентов:

7.1 оборудуется:

- специальной компьютерной системой, на которой устанавливаются программные продукты ППП «Почта»

- компьютерам, на котором установлены программные продукты по приему партионных отправлений автоматическая система слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями и другими необходимыми в работе программными продуктами;

-электронными весами с пределом взвешивания до 3-х кг. и не менее 30 кг.;

- телефонным аппаратом;

- факсимильным аппаратом;

- копировальным аппаратом;

- торговым и складским оборудованием;

- рекомендуется рабочее место обеспечить служебным сотовым телефоном.

7.2 обеспечивается:

- тарифами на услуги связи и непрофильные услуги;

- фирменной и другими видами упаковочной тары для упаковки почтовых отправлений;

- необходимой бланочной продукции;

- выпиской из расписания перевозки почты по межобластным и межрайонным маршрутам, а также внутрирайонным маршрутам своего РУПС;

- нормативными сроками доставки отправлений письменной корреспонденции и посылочной почты;

- комплектом руководящих документов по оказанию услуг почтовой связи и непрофильных услуг;

- инструкциями по охране труда для каждой категории имеющихся работников;

- списком обслуживаемых организаций с указанием номеров телефонов и контактных лиц.

К организациям выделенных рабочих мест по обслуживанию корпоративных клиентов предоставляются следующими требованиями:

1 у входа в здание или помещение, где расположено выделенное рабочее место, должны размещаться:

- вывеска «Обслуживание юридических лиц» или «Обслуживание корпоративных клиентов», выполненная фирменным стилем на одном из государственных языков;

- режим работы выделенного рабочего места;

- если на выделенном рабочем месте обслуживаются конкретные крупные корпоративные клиенты в регулярные временные интервалы, оговоренные договорами, то дополнительно должно размещаться объявление об этом;

2 выделенные рабочие места, кроме вышеперечисленного, должны иметь удобную зону ожидания клиентов, время возможного ожидания клиента должны быть минимальны; к ожидающему клиенту должен подойти работник и вежливо сообщать о необходимости подождать и о предполагаемом времени ожидании либо предложить ему альтернативный способ получения услуги без ожидания, должны быть оборудованы вешалками для верхней одежды клиентов;

3 на выделенных рабочих местах технологические операции по приему почтовых отправлений рекомендуется производить без ожидания клиентов – клиент подает почтовые отправления в окно приема и уходит. Счет фактура на оплату за оказанные услуги высылается корпоративному клиенту по факсу клиенту по факсу. Клиент оплачивает услуги и по факсу либо по телефону сообщает номер платежного поручения, а факт поступления денежных средств сверяется с бухгалтерией. Оформленные в процессе приема почтовых отправлений квитанции и списки высылаются клиенту почтой либо вручаются при следующем его помещении выделенного рабочего места.

Качественное обслуживание крупных корпоративных клиентов является приоритетным направлением деятельности РУП «Белпочта». Крупные корпоративные клиенты РУП «Белпочта» могут рассчитывать на персональное внимание и высокий уровень предоставляемых услуг. Такой подход к работе с клиентами позволяет сохранить существующих клиентов и привлекать новых. Для повышения имиджа почты и привлечения клиентов приветствуется рассылка поздравительных открыток корпоративным клиентам к праздникам.

4 ВЫБОР СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ И ПРОДВИЖЕНИЯ ПОЧТЫ В ГОРОДЕ

Обработка почты должна осуществляться с минимальным количеством этапов, рациональным использованием транспортных средств и средств механизации. В зависимости от количества городских почтовых узлов на территории города различают три системы обработки и продвижения почты:

• централизованная;

• децентрализованная;

• комбинированная.

Наиболее рациональной является такая система, при которой до минимума сокращается число этапов обработки, сроки обработки, продвижение и доставка почтовых отправлений. Одновременно должно обеспечиваться рациональное использование транспортных средств, производственных помещений и оборудования, повышение эффективности работы городской почтовой связи.

При выборе системы обработки и продвижения почты необходимо учитывать следующие основные факторы:

• административно-политическое и хозяйственное значение города;

• площадь территории города;

• размещение вокзалов, аэропортов;

• объем нагрузки;

• время поступления нагрузки и ее отправки.

При централизованной системе обработки и продвижения почтовых отправлений городской почтовый узел размещен на одном объекте. Эффективным является вариант размещения филиала РУП «Белпочта» на УОПП. В этом случае сокращается до минимума количество этапов обработки, уменьшается внутригородской транзит, количество средств транспорта, эксплуатационные расходы, контрольные сроки прохождения городских потоков почты. Принципиальная схема централизованной системы обработки и продвижения почты показана на рисунке 1.

Из этой схемы видно, что вся исходящая письменная корреспонденция, вынутая из почтовых ящиков, а также другие виды почтовых отправлений, принятые на объектах почтовой связи и поступившие из пунктов ПКОК, направляются непосредственно на УОПП. Там она полностью обрабатывается и отправляется по назначению: иногородние за пределы города, а местные – на соответствующие предприятия и пункты ПКОК.

При децентрализованной системе обработки и продвижения почтовых отправлений в городе имеется несколько объектов почтовой связи, каждый из которых обрабатывает почтовые отправления для определенной части города. Эта система применяется в крупных городах. Каждый объект организует выемку простой письменной корреспонденции из почтовых ящиков, обмен с городскими отделениями почтовой связи и пунктами ПКОК, отправляет ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские объекты своей зоны обслуживания. Для крупнейших городов такая система является наиболее эффективной, так как приводит к сокращению холостых проездов, что способствует улучшению качества и повышению рентабельности работы городской почтовой связи. Схема вышеописанной системы обработки и продвижения почты приведена на рисунке 2.

Филиалы РУП «Белпочта» организуют выемку корреспонденции из почтовых ящиков своего района обслуживания, сортируют исходящую и входящую корреспонденцию и отправляют ее соответствующими видами внешнего транспорта на городские доставочные подразделения своей зоны обслуживания. Входящая корреспонденция и посылки сортируются по объектам почтовой связи. Местная корреспонденция сортируется по ПКОК непосредственно в том узле, где она поступила из почтовых ящиков и пунктов ПКОК. После сортировки корреспонденция направляется в соответствующие объекты, где сортируется вместе с входящей корреспонденцией и направляется в доставочные отделения почтовой связи и пункты ПКОК.

При комбинированной системы городе имеются не менее двух УОПП, в каждом из которых обрабатываются определенные почтовые отправления. Например, в УОПП для письменной корреспонденции может быть подразделение, для страховой– цех обмена и перевозки почты. Возможен также вариант, когда вся исходящая почта обрабатывается на подразделении, а входящая – в цеху обмена и перевозки почты. Эта система обусловлена недостатком производственных площадей.

Каждая система имеет свои достоинства и недостатки: централизованная система позволяет сокращать количество этапов обработки почты, время прохождения почты, уменьшаются эксплуатационные расходы; комбинированная система применяется при недостаточности производственных площадей.

Так как город является крупнейшим целесообразно использовать децентрализованную систему обработки и продвижения печати, схема которой приведена в приложение В.