3. Жұмыс құжаттарының толтырылуы

Аудит аяқталғаннан кейін аудит жөніндегі директор немесе топтың жетекшісі барлық жұмыс құжаттарын жинақтауға және оларды арнайы бөлімдердің номенклатурасын пайдалана отырьш, картотекаларда топтауға тиісті. Ыңғайлы болу үшін кейінгі (келесі) жұмыста жұмыс құжаттары әдетте екі типке бөлінеді:

• тұрақты құжаттардың картотекалары;

• Қысқа мерзімді қүжаттардың картотекалары.

Тұрақты құжаттардың картотекасында келесі аудитті өткізу процессінде пайдаланылатын ақпараттар сақталады. Әрбір аудит өткізу жағдайында бұл папканың мәліметтері қайта қаралуға және жаңартылуға тиісті. Тұрақты құжаттардьщ папкалары төмендегі қажеттіліктер үшін жасалынады;

• клиенттің қаржы-шаруашылық қызметімен танысу үшін жаңа жұмыскерлерді дайын ақпараттармен қамтамасыз етуге;

• есеп саясаты және есеп процедуралары туралы ақпараттарды сақтауға;

• ішкі бақылау жүйесінің жұмысына қатысты ақпараттарды қамтамасыз етуге;

• келешекте өзгермейтін жұмыс құжаттарын жыл сайын жаңадан дайындау қажеттілігін болдырмауға;

• қайталанатын жағдайларға дайын сілтемелер алуға;

• клиент бизнесіне қатысы бар ақпараттарды құжаттауға.

Тұрақты аудиторлық папкада: Жарғының және құрылтай келісім-шарттарының, статистикалық карталардың, тиісті қызмет түрлеріне алынған лицензиялар. партнерлармен жасалынған келісім-шарттар, бизнес-жоспарлар, есеп саясаты жөніндегі бұйрықтар, жұмысшы шоттар жоспары, ұсыныс хаттары.

Қысқа мерзімді құжаттардың картотекасы:

• жоспарланған жұмыстар туралы жазу үшін жүргізіледі;

• жүзеге асырылған процедуралармен, жүргізілген тестілермен, жасалынған қорытынды пікірлермен бірге, орындалған жұмыстар жөнінде егжей-тегжейлі ақпараттар алу үшін жүргізіледі.

Қысқа мерзімді құжаттардың картотекасында аудитордың жұмыс құжаттарының көбірек бөлігі сақталады, сондықтан оларды төмендегі бөлімдерге топтастырылған тиісті номенклатура бойынша болу дұрыс:

• қаржылық қорытынды есепке шолу жасау құжаттары;

• аудиторлық тексерудің жоспары мен бағдарламалары;

• нақты тексеру жүргізу нәтижесі бойынша құжаттар;

• арнайы мақсаттағы құжаттар.

Бөлімдердің ішінде құжаттарды тиісті бөлімшелерге бөлуге болады. Бөлімдер мен бөлімшелерді цифрлармен де әріптермен де көрсетуге болады. Мысалы, "қаржылық қорытынды есепке шолу жасау бойынша құжаттар" бөлімін 1-цифрымен, ал бөлімшені де сондай цифрмен, бірақ болу арқылы, яғни қаржылық қорытынды есептердің көшірмелері-1/1; клиенттің қаржылық корытынды есебіне шолу жасау-1/2; тексеруші (сынама) баланс пен қаржылық қорытынды есептің байланысын растаушы жұмыс құжаттары-1/3; клиенттерге жіберілетін хаттардың көшірмелері-1/4 және т.б.

Аудиторлық тексерудің жоспары мен бағдарламасын-2 деп көрсету керек, онда аудиттің жалпы жоспары-2/1; аудит бағдарламасы-2/2 және тағы басқалар.

Нақты тексеру жүргізу нәтижедері бойынша күжаттар-3, онда ішкі бақылау жүйесін бағалау бойынша құжаттар-3/2; дәлелдеулер, аудиторлық бағдарламалар (бақылау тестілері және объектіге қатысты тексеру жүргізу процедуралары)-3/3 және т.б.

Арнайы мақсатта пайдаланылатын құжаттардың аудиторлық тексеру жүргізуге тікелей қатысы жоқ, тек оны жанама түрде тиісті ақпараттармен толықтырады, яғни директорлар кеңесі мәжілісінің материалдары-4/1; акционерлер жиналысының материалдары-4/2 және т.б.

Жұмыс құжаттарын пайдалану.

Меншік құқығы, 230 "Құжаттау" деп аталатын халықаралық аудит стандартында жұмыс құжаттарының аудитордың жеке меншігі болып табылатындығы қарастырылған. Жұмыс құжаттарының жекелеген бөліктері субъектіге аудитордың өз білгені бойынша тапсырылуы мүмкін, бірақ олар субъектінің есеп жазуларын алмастыра алмайды.

Құпиялықты сақтау. Өзінің практикалық қызметінде аудитор клиенттің құпиялығы бар құжаттарын оның арнайы рұқсатынсыз ашпайды. Біздің шындық өмірімізде, егер ақпарат тек аудиторға қарсы шағымдану болған кезде оның өзін-өзі қорғау мақсатында жария етілген болса, онда аудитордың клиентен рұқсат алуға міндетті еместігі өте қисынды.

Жұмыс құжаттарын сақтау. Аудитордың жұмыс құжаттарын қанша уақыт сақтауға болатындығы жөніндегі сұраққа ресми жауап нормативтік-құқықтық актілерде немесе қандай да бір ресми құжаттарда жоқ. Көптеген аудиторлар, егер олар сот процессіне шақырылған жағдайда, өздерінің жұмыс құжаттарының болғанын дұрыс көреді. Жұмыс құжаттары "ескерту" қызметін атқарады. Сонымен бірге жұмыс құжаттарын шексіз уақыт сақтау жалпы алғанда қымбат, әрі оның керегі де жоқ. Жұмыс құжаттарының екі жағының да жүзі бар қылыш болуы мүмкін екендігін ескеру керек. Бір жағынан құжаттар, аудитордың кәсіби стандарттарға сәйкес әрекет жасағандығын растайтын дәлелдеулер береді. Басқа жағынан қарағанда кінәліні қорғаушы жақ аудитордың жұмысына сенімсіздік тудыруға әрдайым әрекет жасайды, яғни жұмыс құжаттарын пайдаланады және аудиторға қарсы пайдаланылуы мүмкін сәйкессіздіктерді немесе дұрыс емес жәйттерді табуы мүмкін.

Егер жұмыс құжаттары жойылатын болса, онда ол аудиторлық фирманың және аудитордың практикалық қызметінің құжаттарын архивтеудің белгіленген жүйесіне сәйкес жүзеге асырылуға тиісті. Өзінің архивтеу жүйесін жасау кезінде аудиторлық фирма заңгерлерінен және сақтандыру компанияларынан ақыл-кеңес алуға тиісті.

АУДИТОРЛЫҚ ФИРМАНЫҢ ҚҰЖАТТАРЫН АРХИВТЕУ ЖҮЙЕСІНЕ МЫСАЛ

ҚҰЖАТТАРДЫҢ ҚҰРАМЫ САҚТАУ МЕРЗІМІ

Клиенттің қаржылық қорытынды есебі 10 жыл

Тұрақты құжаттардың папкалары 10 жыл

Қысқа мерзімді құжаттардың папкалары 5 жыл

Корреспонденция 3 жыл

Басқа да материалдар 1 жыл