Тема 5. Процедура закупок и оценка их эффективности.

1вопрос. Этапы процесса закупок и переговоры о цене.

различают 3 этапа :

Этап идентификации. Получение информации о необходимости закупок, которая может быть получена в виде заявке склада или в результате контроля запасов.

Этап заказа. Требует проверки информации в заказе на полноту и точность и соответствие спецификации, а также определение категории закупки. (первичная, повторная без изменений, повторная с изменениями). Если запрашиваемый продукт относится к новой закупке, то необходимо вопервых составить запросы возможгым поставщикам; вовторых проанализировать оферты, полученные в ответ на запросы; провести дополнительные переговоры с поставщиками и оценить возможности выполнения заказа.далее отправить заказ поставщику,получить подтверждение заказа

этап после отправки заказа . Этап необходим, чтобы отслеживать прохождение заказа и гарнтировать даты поставок затем получить уведомление постввщика об отправке товара, проверить полученные товары на соответствие по количеству и спецификации, сравнение счета поставщика с заказом на покупку и актом приемки.

Основным вопросом процесса закупок является согласование цены. При этом в процессе переговоров поставщик должен учитывать :

1.свое положение на рынке,

2.характер спроса на продукт,

3цены конкурентов,

4потенциальную долгосрочную ценность закупщика для поставщика.

5Степень стандартизации товара,

6Объем заказа

7Этап жизни продукта.

Закупщик в ходе переговоров должен учитывать:

1. риск связанный с закупкой и методы ценообразования(на издержках, спросе и конкуренции)

2. Положение закупщика на рынке

3. Количество постащиков на рынке.

4. Возможность закупки альтернативного продукта.

5.Цены закупок конкурентов.

6. Период согласования цены.

7. Соотношение цены и ценности с позиции конкурентного преимущества.

8. Реальный уровень цен на основе ценового анализа.

9. Зависимость цены от объема закупок.

10. Приемлемая цена для поставщика и покупателя.

Соглашение о цене бывает двух видов:

Соглашерие с твердой ценой, при которой закупщик знает сумму, которую заплатят, а все риски берет поставщик, поэтому поставщик заинтересован в эффективном производстве для получения экономии. Недостатком данной цены является возможное ухудшение качества продукции ради экономии затрат поставщиком.

Цена по себестоимости с добавлением фиксированного процента прибыли. Все финансовые риски берет закупщик, а себестоимость трудно контролируется.

В интервале между этими вариантами возможны промежуточные способы ценообразования. Выбор способа ценообразования зависит от позиции партнеров.

2вопрос. Ценовой и функциональностоимостной анализ предложений.

Ценовой анализ-разбивка предложенной цены на элемента для определения ее обоснованности. При этом учитывают:

опыт закупщика

оценку затрат покупателя

информация о затратах поставщика

Преимущества ценового анализа:

является основой для принятия решения о закупке

выявляет ошибки поставщика

является основой для переговоров о цене

Ценовой анализ дополняют расчетом ценовых индексов. Обычно используют простой и взвешанный индексы цен. Простой ценовой индекс показывает ценовые изменения за период времени и используется обычно для сырьевых товаров.

Jp=P1/P0 * 100%

Взвешанный инднкс используется для группы товаров, ри этом учитывают, чтт некоторые цены упадут, а другие поднимутся, цены будут меняться с учетом объемов закупки. Для отдельных товаров оценивают стоимость за период эксплуатации. Чаще всего используют 2 взвешанных индекса.:

Индекс Лайспереса

_________

Индекс показывает изменение стоимости закупок объемов базисного года в ценах текущего и базисного периода.

Индекс Пааше:

_________

Учитывает изменение стоимости корзины товаров при условии, что количество закупаемых товаров оценивают по текущему периоду. Часто его называют текущим взвешанным индексом.

Если в процессе переговоров поставщик и закупщик не могут согласовать корректировку цен, то закупщик может предпринять действия:

выбор альтернативного поставщика

альтернативный продукт

функциональностоимостной анализ

ФСА(функциональностоимостной анализ)-систематизированная процедура, гарантирующая, что необходимые функции реализуются при минимальных издержках, без отрицательного влияния на качество, надежность, функционирование, доставку.

Процедура проведения ФСА:

включает ряд этапов:

Выбор проекта, т.е. Сравнение вариантов по ряду показателей : потенциел экономи; возможность замены товара; изучение рекомндаций проектировщиков, специалистов по производству и поставщиков. Объектами ФСА могут стать:показатели продукта, надежность продукта, техническое обслуживание, расширение функций, упаковка, безопасность, условия сбыта.

Информационный этап. Включает получение информации по анализируемому продукту, определение функций продукта с учетом издержек для их выполнения.

Этап аеализа. Предполагает мозговой штурм по поиску идей в направлении реализации требуемой функции, сокращения издержек, совершенствования продукта.

Выбор лучших идей и оценка их реализуемости.

Предложение руководству, отражающее характер требуемых изменений, издержки на осуществление изменений, планируемая экономия и период получения экономии.

Реализация продукта через процедуры закупок, производство и т.д.

Служба закупок при проведении функциональностоимостного анализа предоставляет информацию о материалах и компанентах, о расходах на закупку, использование стандартных деталей. Во вторых готовит предложение по возможностям экономии затрат за счет экономичного размера заказа, сокращения затрат на упаковку, транспортировку, выбор альтернативных поставщиков. В третьих совместная деятельность с поставщиками по сокращению издержек и анализа функции рассматриваемого предмета.

Вцелом, функциональностоимостной анализ используется для определения оптимальной величины добавленной стоимости продукта до начала производства и в процессе его разработки для недопущения излишних затрат

3вопрос. Методы закупок.

Методы закупок товаров зависят от типа товара, т.е массовые товары и капитальное оборудование.

МЕТОДЫ ЗАКУПОК МАССОВЫХ ТОВАРОВ:

Закупки с учетом ресурсов времени.

Это минимальные закупки в соответствие с потребностью без запасов, при этом возможность экономии или получерия прибыли не учитывается, затраты на закупку усредниются за счет колебаний цен.

Бюджетирование или усреднение затрат.

Связан с выделеникм фиксированной суммы на закупки в период времени. Количество закупаемого продукта при снижении цены растет, при ростк цен-падает.

(например.

Ежемесячное потребление в товаре Х- 100 тонн

Средняя цена 100руб

Тогда общий бюджет 100т×100р/т = 10000 р

Январь-10000тыс, цена 98руб./т》》》 1000р/98т.р= 102 т

Февраль- цена 97р/т 》》》 1000р/97т.р= 103т

Средняя цена за тонну : 20000р/205т = 97,6 руб /т

Определение объема закупок на основе прогноза цен.

Используется с учетом возможностей создания запасов, т.е если цены падают, то делают форвардную закупку, если уны растут, то минимальную закупку.

(пример:

Цена еа продукт меняется от 100 до 120 руб/т ,

Ежемесячная поребность 100 тонн

Закупщик может одновременно купить товаров на 3 месяца,

Исследования показали ожидаемый рост цен в январе до 120руб, который сохранится втечение 3 месяцев.

В начале марта ожидается рост цены до 135руб

Прогноз сохранится на 3 месяца.

В начале июля прогнозируется падение цен до 100руб.

Размещаем первый заказ в январе по 100 руб на 300тонн.

2й заказ 200тонн по 120руб и в июне размещаем следущий заказ после падения цен по 100руб)

Закупки капитального оборудования требуют учета издержек за срок службы продукта. При этом используется понятие жизненного цикла товара, где распределяются издержки связанные с преобретением, использованием, уходом, утилизацией, и т.д.

При закупках материальных активов необходимо

Учесть издержки на текущий ремонт и возможности закупки зап.частей.

поддерживать связь с поставщиками для отслеживания развития определенного направлерия.

считать первоначальные издержки частью совокупных затрат за срок службы.

Методика расчета издержек за срок службы продукта включает 4 этапа:

1. этап. Определение структуры затрат в разрезе издержек покупки и в разрезе издержек эксплуатации и ремонта

При этрм издержки покупки включают:

первоеачальные издержки

расходы на транспортировку

установку

ввод в эксплуатацию

расходы первоначальные на покупку зап.частей

издержки на обучение механиков и контролеров

Издержки эксплуатации и ремонта включают:

издержки по управлению оборудованием

зарплпата механников и расходы на подбор персонала

расходы топлива, энергии.

стоимость использованых материалов

расходы на страховку

расходы на техническое обслуживание

стоимость зап.частей и их хранение

зарплата работников по ремонту

расходы по утилизации

2этам. Расчет всех видов издержек, включая

известные издержки(оклады операторов...)

издержки прогнозируемые на основе статистических и опытных данных

издержки прогнозируемые на основе мнений экспертов.

3.этап. Дисконтирование затрат для сопоставления будущих издержек с нынешними издержками.

4.этап. Подготовка выводов на основе данных по издержкам.

Для сравнения издержек на протяжении жизненного цикла активов с разными сроками эксплуатации используют 3 метода :

Метод окупаемости затрат.

Позволяет определить период времени, необходимый для возврата денежных средств, затраченных на закупку оборудования. Чистое поступление денежных средств определяют после вычета затрат еа операционные расходы и накладные расходы без учеба амортизации

Окупаемось=стоимость покупки оборудования/чистое поступление денежнвх средств.

Задач: Предприятие преобретает 2 машины по 20 000 руб

Чистое поступление денежнвх средств по кажд машине различно:

Машина А : 5лет по 5000 руб в год

Машина В: 7лет по 4500руб в год

Определите сроки окупаемости объектов А и В:

Срок окупаемости А 20 000руб/5000руб в год=4года

Срок окупаемости В 20000руб/4500руб в год= 4,4 года

Суммарный приток денежных средств за период эксплуатации

А 25 000

В 31 500

Определение чистой годовой прибыли

Проводят по схеме :

1.определяют годовую норму амортизации при равномерном начислении износа Амортизация=(стоимость объекта -остаточная стоимость)/ ожидаемый срок эксплуатации

2. Из среднегодовой прибыли вычитают размер амортизации и получают чистую годовую рибыль

3. Определяют прибыль на инвестируемый капитал по формуле

(Годовая прибыль-амортизация)/ первоначальная стоимость

Пример:

Учитывая предыдущие данные по машинам А и В, дополнительно известно, что остаточная стримость машин равна 1000рулей.

1. А(20000-1000)/5лет= 3800руб в год

В( 20000-1000)/ 7лет= 2714руб в год

2.А 5000руб-3800руб= 1200руб

В 4500руб-2714=1786руб

3. А 1200/20000 ×100= 6% в год чистой прибыли

В 1786/20 000×100= 8% в год

Отсюда видим, что объект В является более прибыльным.

Метод чистой приведенной стоимости.

МЕТОДЫ ЗАКУПОК КАПИТАЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ