49. Процесс проверки проекта.

Процедура процесса проверки зависит прежде всего от размера организации, размера проекта и других факторов. Необходимо сделать так, чтобы проверка была обычным процессом, а не неожиданностью. В небольших организациях и проектах, где на всех уровнях преобладают личные контакты, проверка может быть неформальной и представлять собой собрание персонала. Но даже в этих условиях содержание формальной проверки проекта должно соблюдаться и включать замечания по полученным урокам. В организациях среднего размера, при выполнении сразу нескольких проектов, процедура может проводиться формальной группой ревизии проекта, командой по приоритетам проекта или произвольно. Основная цель проверки проекта заключается в том, чтобы получить независимый, внешний взгляд на проект. Сохранять независимость и объективность очень трудно, учитывая негативное отношение к проверкам со стороны заинтересованных лиц. Можно испортить карьеру и репутацию даже в тех организациях, где допускается совершение ошибок. В других организациях ошибки могут привести к увольнению или переводу на менее важную работу. Конечно, если результат проверки оказался благоприятным, то соответственно это положительно скажется на карьере и репутации. Учитывая то, что проверка проекта очень чувствительна к внутренней политике, некоторые организации предпочитают приглашать внешние консалтинговые фирмы для проведения аудита. Традиционная модель проверки проекта представляв i аре перспективы. Одна оценивает проект с точки зрения организации. Вторая представляет взгляд проектной команды на оценку. Организационная перспектива разрабатывается небольшой группой, состоящей из лиц, непосредственно не заинтересованных в проекте. Перспектива проектной команды разрабатывается группой, состоящей из членов команды и независимых представителей для обеспечения объективной оценки.

Каждая организация и проект уникальны. Поэтому следует учитывать многие факторы. Например, промышленность, размер проекта, новизна технологии, опыт выполнения проектов могут повлиять на характер проверки. С

50. Процесс закрытия проекта.

По определению проект имеет некую конечную точку. Однако о завершении или закрытии проекта легче говорить, чем действительно закрыть его. Менеджер проекта должен сделать то, что в прямом смысле оставит его со всей командой без работы.

Закрытие проекта - очень ответственная процедура, требующая достаточной организованности для того, чтобы завершить работу в установленные сроки, особенно если следующее назначение менеджера проекта еще не определено.

По этой и другим причинам проекты очень часто не заканчиваются в запланированное время. В проекте может оставаться всего лишь несколько человек, но и в таком случае длительный период завершения способен обусловить финансовую неудачу прибыльного до сей поры проекта. Пока хотя бы один наряд на работу будет незакрытым, соответствующие расходы не перестанут относить на счет проекта.

В некоторых компаниях считают, что для завершения проекта в запланированный срок ближе к окончанию работ необходимо заменить менеджера проекта сотрудником, имеющим опыт закрытия проектов. Во время завершения проекта, выполняемого по контракту, очень важную роль играет администратор по контрактам.

План и расписание закрытия проекта

По мере приближения фазы завершения проекта менеджер проекта создает особый план и расписание завершения работ. В этот план входят, по меньшей мере, следующие основные элементы:

• контракт - поставка продукта и/или услуги и приемка заказчиком. Выполнение всех контрактных требований;

• авторизация работ - закрытие нарядов на работу и обеспечение завершения всех субподрядов;

• финансы - получение средств от заказчика, закрытие отчетных документов проекта;

• персонал - назначение на новые должности или увольнение сотрудников офиса проекта либо членов команды проекта;

• оборудование и помещения - закрытие офиса проекта, освобождение помещений, занятых офисом и командой проекта;

• документация - передача архива проекта и другой проектной документации менеджеру, исполняющему соответствующие должностные обязанности.

Обязанности на фазе завершения

На фазе завершения основную ответственность несут менеджер проекта и администратор по контрактам. Ниже обязанности этих сотрудников приводятся повторно для акцентирования внимания. Менеджер проекта призван:

• обеспечить все необходимое для предоставления заказчику результатов проекта в должном виде, чтобы приемка и завершение работ были проведены с наибольшей эффективностью и выгодой для организации;

• обеспечить соответствие плана и графика приемки требованиям контракта с заказчиком;

• оказывать помощь юридическому, финансовому отделу, а также отделу администрирования контрактов и маркетинга в подготовке плана завершения проекта и необходимых данных по завершению проекта;

• получить планы по завершению проекта от каждого функционального подразделения, принимающего в нем участие, и утвердить их;

• отслеживать операции по завершению проекта, включая перераспределение избыточных материалов;

• уведомить финансовые и функциональные подразделения о завершении работ по проекту,

• отслеживать поступление платежей от заказчика до получения оплаты в полном объеме.

Администратор по контрактам должен:

• в тот момент, когда выполнены все контрактные обязательства (за исключением обязательств о долгосрочной гарантии или поставке запасных частей), убедиться, что заказчик своевременно в письменной форме уведомлен об этом факте;

• обеспечить подготовку всей формальной документации, необходимой для приемки продукта заказчиком, в соответствии с требованиями контракта;

• способствовать завершению всех действий компании и заказчика по закрытию контракта и получению окончательного платежа;

• выставить счет на окончательный платеж;

• всегда, когда возможно, получать от заказчика подтверждение о выполнении компанией контрактных обязательств и освобождении ее от дальнейших обязательств, кроме связанных с гарантийным обслуживанием (если таковые имеются).