II. Этапы обработки внутренних документов:

Э тапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Типичным примером внутреннего документа является приказ по основной деятельности. Рассмотрим этапы его обработки:

1.Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем

2. Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.

3. Согласованные приказы подписываются руководителем

4. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.

III. Этапы обработки исходящих документов:

1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.

2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.

3. После подписания руководителем документ регистрируется секретарем или в канцелярии.

4. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.

5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

1.7. Организация конфиденциального документооборота

Коммерческая тайна (КТ) – это научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом другими лицами, которые могли бы получить экономическую выгоду от ее разглашения или использования.

К коммерческой тайне относят, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139 части I Гражданского кодекса РФ.

В частности, к ним относятся:

• действительная или потенциальная коммерческая ценность информации силу неизвестности ее третьим лицам;

• отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

• принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия

требует соблюдения следующих условий:

• определение сведений, составляющих КТ предприятия;

• обеспечение порядка их защиты;

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для

привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведение КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока:

• Научно-техническая (технологическая) информация

• Деловая информация

Научно –техническая информация включает:

• сведения о конструкциях машин и оборудования; чертежи; схемы;

• используемые материалы;

• рецептуры;

• методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);

• программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды, процедуры доступа к информации;

• организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает:

• сведения о финансовой стороне деятельности предприятия;

• сведения о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций;

• планы развития предприятия;

• планы и объемы реализации продукции;

• анализ конкурентоспособности производимой продукции;

• планы рекламной деятельности;

• списки торговых и других клиентов, представителей, посредников и т.д.

• кадровый состав и его формирование;

• сведения из деловой переписки.

Сведения, которые не могут являться коммерческой тайной:

• информация, содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью;

• информация, содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности;

• информация, связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет;

• информация по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам;

• информация о наличии свободных рабочих мест;

• информация, связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства;

• информация по обеспечению безопасных условий труда.

Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем.

Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов –аналитиков.

Основная цель защиты конфиденциальной информации – состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ее конкурентами, своевременное выявление и представление руководству отчета о реальных и потенциальных угрозах «утечки» информации.

Обеспечение защиты конфиденциальной

информации включает в себя:

• разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, имеющих доступ к КТ;

• организация доступа к носителям информации, содержащих КТ;

• ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

• использование организационных, технических и иных средств защиты КТ и т.д.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель

имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны.

Все сотрудники предприятия должны при поступлении на работу подписать

обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.

( Приложение 1)

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций:

• Приказом руководителя предприятия назначается должностные лица (лицо), ответственные за учет, хранение, использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утрату документов или «утечку» информации.

• В се документы, содержащие конфиденциальные сведения подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Примечание: Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.д.

В случае отсутствия грифа «КТ» и указаний на конфиденциальность в тексте документа предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия «свободной» работы с документом.

На документе с грифом «Указывается количество экземпляров документов и местонахождение каждого из них».

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело.

• Н а обороте листа документа, имеющего гриф «конфиденциально», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этими документами.

• Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

• Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа «Черновик уничтожен. Дата. Подпись».

• Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальных документов в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». При значительных объемах документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внтренних документов предприятия, содержащих гриф КТ».

Все листы таких журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в

заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью)

• Все поступающие/входящие документы с грифом КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем- референтом, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество экземпляров основного документа и приложений к нему. Примечание: В случае отсутствия или недостачи в конвертах/пакетах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

• Документы, имеющие гриф «КТ» формируются в отдельное дело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф КТ, на внутренней стороне обложки пишется список сотркдников, имеющих право пользования этим делом.

Примечание: Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

• Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат обязательному возврату в тот же день.С разрешения руоводства предприятия отдельные документы с грифом КТ могут находится у исполнителя в течении срока необходимого для работы, но при условии полного обеспечения сохранности документа.

Примечание: При возврате документа с грифом «КТ» секретарь-референт сверяет № документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

• Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства; выносить такого рода документы из офиса. Исключения могут быть, но при соблюдении всех мер предосторожности.

• Копирование документов с грифом «КТ» следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документы. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

• В се дела с грифом «КТ», журналы учета документов в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия.

• В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставится в известность руководство предприятия, служба безопасности и принимаются все меры по розыску документа.

Для расследования факта утраты документа руководителем назначается комиссия. На утерянные документы составляется акт, в «Журнал регистрации документов с грифом КТ» вносят соответствующую запись об утрате.

• При увольнении сотрудников, ответственных за документы с грифом «КТ» производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к КТ, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течении срока, установленного трудовым договором.

• Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещении, исключающем несанкционированный доступ.

• На документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.