1.3. Роль информации и документооборота в системе управления

Субъекту управления для выполнения своих функций требуется определенная информация: внешняя и внутренняя. Им она определенным образов анализируется, в результате чего принимаются решения и доводятся до исполнителей.

Информация является видом причинной связи, возникающей в процессе управления, с помощью которой осуществляется воздействие субъекта управления на объект.

Одним из основных показателей эффективной работы предприятия является качество, количество и скорость обработки информации.

Документационное обеспечение управления связано в основном с формализованными процедурами обработки информации, т.е. функции учета и контроля, ориентированных на получение информации о ходе процессов.

По своему содержанию процедура документооборота – это время движения первичных документов от момента их создания до сдачи в архив.

Все документы можно подразделить на три вида:

• Входящие (поступающие) документы;

• Исходящие (отправленные) документы;

• Внутренние документы (не выходящие за пределы организации)

Принципы документооборота:

• четкая организация движения документов

• однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя

• оперативная обработка информации

• согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Порядок движения документов устанавливается специальным графиком.

Последний является одним из элементов управленческой деятельности на предприятии.

График документооборота – представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов от оперативных работников, сроков обработки и прохождения внутри аппарата и завершения всех работ за отчетный период и составления отчетности.

1.4. Классификация деловых документов

Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них:

1) По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

• по административным вопросам

• вопросам материально-технического снабжения

• планирования

• бухгалтерского учета

• подготовки кадров

• внешнеторговой деятельности

• и т.д.

2) По происхождению документы делятся на:

• служебные (официальные)

• личные

Официальные документы создаются по определенным стандартам, и исходят от имени учреждения или представляющих его должностных лиц.

Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.) .

Личные документы создаются от имени отдельных граждан (например, заявление о приеме на работу) либо вне сферы их служебной деятельности (жалоба в ЖЭК).

3) По месту составления документы делятся на:

• внешние – полученные учреждением или направленные им за его пределы;

• внутренние – составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

4) По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, отчеты, приказы, распоряжения, инструкции , протоколы и т.д.

В некоторых видах выделяют подвиды, так, например акт: акт приема – передачи, акт о недостаче и др.

5) По количеству отраженных в них вопросов документы бывают

• простые, содержащие один вопрос;

• сложные, содержащие несколько вопросов;

6) По срокам исполнения и хранения документы делятся:

• срочные;

• несрочные;

• постоянного хранения;

• временного хранения;

7) По степени подчиненности документы подразделяются:

• на черновики (предварительная редакция документа);

• на подлинники (документы в окончательной редакции, соответствующие образцу, оформленные и подписанные);

• на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех его реквизитов);

8) По технике создания документы бывают:

• рукописные;

• машинописные;

• типографские.