Системы документационного обеспечения управления

В современных условиях информационные технологии предоставляют руководителям организаций широкие возможности в области автоматизации документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления понимается документирование информации (создание, оформление, изготовление документов) и организация работы с документами в процессе осуществления управления.

Понятие документированной информации определено в Федеральном законе РФ N 149 "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 года: "Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель". Организация работы с документами (управление документацией) представляет собой создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ее потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Она включает организацию рационального документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль исполнения документов, подготовку документов к передаче в ведомственный архив.

Системы документационного обеспечения управления предназначены для их использования сотрудниками, осуществляющими работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренними документами, а также осуществляющими контроль исполнения документов. Программные продукты этого класса позволяют управлять полным жизненным циклом документов от момента их коллективной разработки до архивирования. К общим возможностям таких программных продуктов относятся: создание документов, управление доступом и распространением документов в вычислительных сетях предприятия, контроль над потоками документов, обеспечение безопасности данных, а их главными компонентами являются механизмы индексирования, регистрации документов, управления версиями, аннотирования, организации маршрутных бизнес-процессов и управления жизненным циклом.

Основными функциями систем документационного обеспечения являются:

• Классификация документов.

• Регистрация документов путем формирования регистрационной карточки, содержащей реквизиты документа в зависимости от его класса.

• Операции с документами: создание, поиск, ввод и корректировка данных.

• Постановка документов на контроль.

• Создание поручений, подпоручений соисполнителям, рассылка уведомлений и напоминаний.

• Проектирования типовых маршрутов движения документов.

• Управление движением документов.

• Управление версиями документов, изменениями документов, ведение истории работы с документами.

• Поиск по атрибутам документа и по содержанию.

• Управление связями документов и пунктов документов (для структурированных документов).

• Управление копиями.

• Контроль исполнения документов и заданий.

• Разграничение доступа к документам, обеспечение управления группами пользователей, ролями.

• Протоколирование действий пользователей.

• Поддержка работы со сканированным изображением документов

• Защита информации, в т. ч. криптографическое шифрование и применение электронной цифровой подписи (ЭЦП).

• Автоматизации процессов хранения и списания документов в архив.

• Формирование и печать журналов и отчетов.

Системы документационного обеспечения управления используются крупными государственными учреждениями, промышленными предприятиями, финансовыми компаниями и другими организациями, деятельность которых сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Следует отметить, что в настоящее время всё большее распространение получает концепция управления корпоративным содержимым (Enterprise Content Management, ECM).

Исследовательская компания Forrester Research определяет концепцию управления корпоративным содержимым как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым. Идея концепции заключается в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе, а должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Эта концепция реализуется как инфраструктура, в которой интегрируется различные специализированные репозитарии данных. Основными компонентами программных продуктов класса ECM являются:

• средства управления документами (Document Management),

• средства управления Web-контентом (Web Content Management),

• средства управления записями (Records Management),

• средства обработки изображений документов (Document Imaging),

• средства централизации сотрудничества в процессе совместной работы над документами (Document-Centric Collaboration - for document sharing and supporting project teams),

• средства управления потоками работ (организации маршрутных бизнес-процессов и коллективной обработке документов в ходе различных бизнес-процессов, Workflow).

Лидерами в области систем управления корпоративным содержанием являются корпорация EMC, компании Open Text, IBM (бренды DB2, WebSphere, Workplace), Stellent. Компания Gartner позиционирует эти компании в квадранте "Лидеры" в аналитическом отчете "Magic Quadrant for Enterprise Content Management, 2006" в соответствии с критериями: полнота видения перспектив развития и способность к реализации. В числе лучших "нишевых игроков" названы компании Oracle, SAP, SunGard Data Systems, Tower Software, Xythos. К "провидцам" отнесены Microsoft, Vignette, Xerox, Interwoven . Включение компании Microsoft в данную группу связано с MS SharePoint Server 2007, в котором существенно усилены средства управления контентом и потоками работ.

Среди российских ИТ-компаний, прочно занимающих свое место в секторе систем документационного обеспечения управления, можно отметить такие компании, как АйТи (Аплана софтвер), Directum, Cognitive Technologies, Интертраст, Ланит, Оптима, Электронные офисные системы.