Работы при определении границ проекта и плана внедрения

Основой подготовки устава проекта является стандарт ANSI PMI PMBOK® 3-rd Edition (2004) - основной стандарт, описывающий все процессы управления проектами.

Устав проекта - первый официальный документ проекта, формально удостоверяющий существование проекта. Данный документ наделяет менеджера проекта правом задействовать ресурсы организации на операциях проекта.

Устав может включать в себя:

• общее описание проекта (руководитель, начало проекта, завершение проекта, краткое описание);

• цель или обоснование проекта, задачи проекта;

• границы проекта (основные выполняемые работы);

• результаты проекта, систему мер (методы оценки результатов), состав и структуру проектных отчетов;

• организационную структуру проекта;

• описание ролевых функций участников проекта;

• описание процедур взаимодействия;

• расписание контрольных событий (основные даты);

• описание процедур управления изменениями, проблемами и рисками;

• бюджет проекта.

В процессе подготовки Устава проекта и базового плана основными задачами продуктового ИТ-консультанта является определение рамок проекта внедрения, выбор стратегии внедрения и стратегии развертки (определяющей план разворачивания системы с пилотного участка на остальные, определенные рамками проекта внедрения), планирование проектной деятельности.

Для определения рамок проекта необходимо выделить те виды деятельности и подразделения, которых коснется автоматизация.

Определение границ проекта проводится на этапе предварительного обследования организации. В ходе предварительного обследования собирается вся макро-информация об организации: сведения об организационно-функциональной структуре, направления деятельности, выполняемые работы и услуги, масштаб организации. Границы проекта - это определенный перечень работ или бизнес-процессов, которые затрагивает автоматизация. Границы проекта являются базисом для определения сроков проекта и его стоимости, планирования проектных работ.

Исходя из информации, полученной в результате предварительного обследования, продуктовый ИТ-консультант формирует отчет, регламентирующий границы проекта. Очерченные границы проекта являются исходной информацией для разработки Устава проекта.

Стратегия внедрения определяет подход к внедрению программного продукта в организации. Существуют различные стратегии внедрения, используемые ведущими разработчиками программных продуктов. Например, при внедрении ERP-систем обычно применяют стратегии "Большого взрыва", "Шаг за шагом", пилотное внедрение.

Принцип "Большого взрыва" предполагает одновременное внедрение всех функциональных модулей программного продукта и замен старых систем.

При подходе "Шаг за шагом" внедрение функциональных модулей разносится во времени, когда по окончании одного внедрения начинается другое.

При пилотном внедрении в определенном подразделении предприятия реализуется прототип будущей системы, который в случае успеха распространяется на другие подразделения с учетом накопленного опыта. При этом сам прототип может внедряться по принципу "Большого взрыва" или "Шаг за шагом". После завершения пилотного проекта прототип системы переносится на остальные участки в соответствии со стратегией развертки. Как правило, при этом проводятся минимальные изменения, обусловленные спецификой участков.

Выбор подходящих стратегий внедрения и развертки является решающим фактором успеха проекта внедрения.

На основе принятых стратегий, с учетом поставленных целей проекта, выделенных ресурсов и финансов разрабатывается базовый план проекта внедрения.

Базовый план проекта (по стоимости, срокам) - официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта, и который используется для управления и контроля за исполнением проекта. В состав такого плана входит план освоения ресурсов и бюджета, календарный график, определяющий сроки прохождения различных рубежей проекта. Такой план не является статичным, он совершенствуется по мере выполнения проекта и прохождения различных этапов. Обычно базовый план проекта включает:

• перечень этапов, подэтапов, задач и их взаимосвязь;

• сроки выполнения этапов, подэтапов, задач, включая все виды деятельности, которые включены в график реализации;

• сроки предоставления результатов;

• трудоемкость этапов;

• планируемые ресурсы по этапам.