Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Российский государственный аграрный заочный университет

(ФГБОУ ВО РГАЗУ)

Экономический факультет

Кафедра «Менеджмента и организации производства»

Задания для практических занятий по дисциплине

Делопроизводство

для студентов 2 курсов очного отделения

по направлению подготовки бакалавров 080100 «Менеджмент»

Москва 2014

Тема 1: Документооборот в организации.

Задание 1

Выполните тестовые задания

01. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело 1) делопроизводство 2) документооборот 3) работа с документами	09. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается 1) руководителем 2) секретарем 3) службой ДОУ
02. Документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе 1) внутренние 2) исходящие 3) входящие	10. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться 1) в день регистрации. 2) специально назначенный день 3) раз в месяц
03. Документы, поступающие из других организаций 1) внутренние 2) исходящие 3) входящие	11. Учету подлежат 1)оригиналы документов 2)размноженные экземпляры 3)оригиналы документов и все их копии
04. Документы, отправляемые в другие организации 1) внутренние 2) исходящие 3) входящие	12. Фиксация факта создания или поступления документа путем проставления в нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах это 1) учет документов 2) запись в журнале поступлений 3) регистрация документа
05. Конверты в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки с пометкой 1) "секретарю" 2) "руководителю" 3) "лично"	13. Служба ДОУ не регистрирует документы организации 1) документы специальных систем документации 2) бухгалтерские документы 3) написанные не по форме
06. Все подлежащие исполнению документы 1) регистрируются 2) передаются в структурные подразделения 3) вскрываются на месте	14. Поступающие документы регистрируются 1) в день поступления 2) в день рассмотрения 3) в день ответа
07. Ход движения документации контролируется 1) руководителем 2) секретарем 3) службой ДОУ	15. Систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке 1) картотека 2) перечень дел 3) номенклатура дел
08. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с 1) копиями ответов 2) ответами 3) другими исполненными документами

Задание 2. Регистрация документов.

Задания для практической работы

• Изучить требования нормативно-методических документов к регистра­ции и построению информационно-справочного аппарата. Изучить раздел Основных положений ГСДОУ, Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, обратив внимание на состав документов, подлежащих регистрации, последовательность расположения составных частей индекса документа, правила формирования информационно-справочных картотек.

• Зарегистрировать в журнале и на карточках (в ручном и автоматизированном режимах) несколько документов. Заполнить регистрационные формы.

• Ознакомившись с описанием технологии регистрации документов в уч­реждении (описанием организации и технологии документационного обеспечения управления), разработать и обосновать предложения по организации регистрации документов и информационно-справочной работы. Проанализировать описание организации и технологии документацион­ного обеспечения управления, отметить особенности организации и тех­нологии регистрации документов в условной организации и определить их недостатки.

• На основе проведенного анализа и требований норматив­но-методических документов разработать предложения по организации регистрации документов и построению информационно-справочного аппарата в условной организации.

Вопросы:

• Что такое регистрация документов? Какие задачи решает эта операция?

• Какие документы подлежат регистрации?

• Каков обязательный состав реквизитов при регистрации?

• Каковы основные правила индексации документов?

• Обоснуйте предложения по организации регистрации в конкретном учреждении.

• В чем основной принцип регистрации?

• Какое преимущество имеет специалист при регистрации документа в автоматизированных системах по сравнению с традиционными мето­дами?