Создание запросов и отчетов

Запросы – важнейший инструмент любой системы управления базами данных. Запросы служат для выбора записей, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы применяют для выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих данному условию. Кроме того, запросы позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в разных таблицах, обеспечивая связанным элементам данных таблиц унифицированный вид. В Access возможно создание запросов четырех типов позволяющих решать разные задачи: запрос на выборку, перекрестный запрос, запрос с вычисляемыми полями и запрос на обновление или удаление записей .

Для отбора данных при построении разрабатываемой базы данных «Ремонт компьютеров» созданы следующие запросы: запрос на выборку Компьютеры на гарантии, перекрестный запрос Стоимость ремонта и запрос с вычисляемыми полями Прибыль мастеров.

В запросе Компьютеры на гарантии в качестве условия отбора задается Гарантия. В результате отображается информация о компьютерах, которые были сданы в ремонт и находятся на гарантии.

Запрос Стоимость ремонта строится на основе запроса Ремонтные работы. В запросе Ремонтные работы содержится информация о причине поломки и стоимость ремонта для компьютеров, ремонт которых уже закончен. Поскольку один компьютер может иметь несколько поломок, то в запросе Стоимость ремонта содержится информацию об общей стоимости ремонта для каждого компьютера.

В запросе Прибыль мастеров вычисления проводятся в поле Сумма. В итоге представляются данные о прибыли каждого из мастеров.

Создание и применение форм

Работа с данными непосредственно в режиме таблицы не всегда удобна. Для того чтобы сделать более удобным выполнение часто повторяющихся задач принято использовать графический интерфейс доступа – диалоговые окна с различными дополнительными элементами, такими как вкладки, списки и флажки. Такие окна называются формами. Используя формы, можно осуществить первоначальный ввод данных в таблицы, просмотр и редактирование записей в привычном для пользователя виде, напоминающем обычный документ, при этом выполнение многих операций упрощается, а присутствие на экране только нужной информации помогает не отвлекаться от сути операций .

В СУБД формы используют как для ввода данных, так и для большей наглядности при их выводе. Форму можно спроектировать на основе уже существующих в базе данных таблиц или запросов. В общем случае для ввода данных чаще используют формы, связанные с таблицами, а для просмотра выбранных данных – формы, связанные с запросами.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления. Для ввода и редактирования данных применяются поля. В окне формы размещаются элементы управления двух типов: для отображения данных таблиц и для отображения статистических данных – подписей и логотипов.

Форму или таблицу данных, помещенную в другую форму, т.н. главную, называют подчиненной формой. Она позволяет отображать нижние уровни в подчиненных формах табличного вида.

Для ввода и редактирования данных в базе данных «Учёт ремонта компьютеров» разработаны следующие формы:

• Форма Мастера, содержащая записи таблицы Мастера: Код мастера, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;

• Форма Предлагаемые услуги, содержащая записи таблицы Диагностика неисправностей: Код поломки, Причины поломки, и включающая подчиненную форму Устранение поломки, в которой представлена информация о предлагаемых сервисным центром услугах по ремонту компьютеров и цена на эти услуги.

Частным случаем форм являются так называемые кнопочные формы, которые содержат только кнопки (элементы управления). С их помощью открываются другие формы или отчеты базы данных или выполняются другие действия .

Главная кнопочная форма Ремонт компьютеров – это главное окно разрабатываемого приложения, состоящее из кнопок:

• Кнопка Форма ввода данных открывает формы Мастера и Предлагаемые услуги;

• Кнопка Запросы открывает запросы Компьютеры на гарантии, Прибыль мастеров и Стоимость ремонта;

• Кнопка Отчеты открывает Общий отчет и отчет Компьютеры, находящиеся в ремонте;

• Кнопка Выход из БД закрывает данную базу данных.