2. Планування робочого часу керівників та спеціалістів

Планування часу, як і планування взагалі, є першим обов'язком всякого керівника, але, на жаль, як показують дослідження, вітчизняні менеджери приділяють цьому небагато часу — в 3,5 раза менше, ніж їхні американські колеги. Проте на оперативну роботу, за всіма мірками менш важливу, витрачають третину часу.

Один із великих західних спеціалістів у галузі менеджменту Пітер Друкер вважає, що менеджер повинен планувати свій час великими блоками, тому що, коли мова йде про роботу з людьми, а також про виконання чисто інтелектуальних функцій, дробіння не приводить до позитивних результатів. Тим більше, що чим більша організація, тим менше часу у керівника залишається для незначних справ. В той же час в малих організаціях, або на нижчих рівнях управління, великі завдання доцільно розбивати на менш значні й складні, з більш точним визначенням строків виконання. Але й тут керівник повинен витрачати на виконання своїх прямих обов'язків не більше 25% ліміту часу.

Процес планування часу починається з постановки завдань, для чого складається перелік справ і можливих перешкод, на подолання яких піде певний час. Потім цей перелік регулярно доповнюється, поновлюється, коригується шляхом виключення із нього того, що здається несуттєвим.

Планування часу дозволяє керівникам і спеціалістам насамперед критично обдумати власні цілі і знайти більш ефективні способи їх реалізації, що дозволяють не тільки своєчасно з ними справитися, а й створити необхідні резерви для вирішення непередбачених проблем.

Далі, планування дає можливість керівнику сконцентруватися на найважливіших питаннях з урахуванням строків і часу їх вирішення, а решту розподілити серед підлеглих. В основі цього лежить оцінка кожної роботи з точки зору її необхідності, наслідків у випадку відмови від виконання, виправданості зусиль, які необхідні для її виконання, можливості їх зниження, ре&чьної віддачі.

Нарешті, планування часу дає можливість керівнику сформувати оптимальну структуру робочого дня і скласти його розпорядок.

Планування часу, який відводиться для вирішення тих чи інших проблем, здійснюється з урахуванням їх раціональної черговості.

Тобто спочатку плануються справи з фіксованим строком виконання; далі йде рутинна робота і виконання повсякденних обов'язків; третє місце відводиться другорядним і епізодичним справам, які не займають багато часу. Але в будь-якому випадку при плануванні встановлюється строк завершення роботи.

Планом повинно бути охоплено не більше 60 % робочого часу, а останній складають резерви на вирішення непередбачених проблем, творчу дяльність, підвищення кваліфікації. Непередбачені проблеми виникають в зв'язку з непередбаченими відвідувачами, телефонними дзвінками, необхідністю поправити раніше допущені помилки.

Створення резерву часу значно підвищує гнучкість планів і полегшує користування.

3. Методи планування робочого часу

Існує декілька типів планів використання часу. Насамперед — це довгострокові, за допомогою яких розподіляється час на реалізацію великих життєвих цілей, які вимагають багато років, а інколи і десятиліть: одержання освіти, просування до певної посади по службі тощо.

До короткострокових планів можна віднести річні, які фіксують розподіл часу для вирішення великих, але більш конкретних завдань, насамперед виробничого характеру.

Для короткострокових планів використання робочого часу, які конкретизують середньострокові, відносяться квартальні, місячні, декадні (тижневі), щоденні, кожен з яких деталізує попередній. Для їх складання необхідно визначити центральне, найбільш трудомістке завдання періоду, яке повинно бути вирішене в його рамках.

Найважливіший план - щоденний. Він вміщує не більше десятка проблем, в т. ч. не більше трьох першочергових, робота над якими здійснюється в першу чергу.

Однорідні завдання групуються в щоденному плані роботи блоками, що дозволяє не "перескакувати" з однієї проблеми на іншу і економити таким чином час.

Одночасно в щоденному плані передбачаються обов'язкові перерви, які враховують як загальну працездатність людини, так і час з початку робочого дня. Чим більше часу пройшло, тим скоріше наростає втомленість, а це впливає на ефективність роботи менеджера і спеціаліста. Дослідження показали, що за перші вісім годин робочого дня керівник в середньому приймає 9,3 рішення за годину; протягом 9-ї години - 2,5 рішення і протягом 10-ї- 0,9 рішення.

Як і всякий інший денний план використання часу повинен бути гнучким. Жорстко регламентуються тільки питання, що пов'язані із запрошенням людей, наприклад, наради, прийоми відвідувачів та ін.

Всі плани витрачання часу регулярно контролюються щодо передбачення в них дійсно важливих та необхідних завдань; чи відповідає фактично затрачений час тому, що було заплановано; чи раціональні навантаження на виконавців; через що був втрачений час; чи можна було зробити більше.

Зробити правильний вибір у використанні часу набагато важливіше, ніж організовувати раціональне виконання завдання, яке є. Ефективне використання часу це також мистецтво, як уміння водити машину.

В кінцевому підсумку у людини нема нічого важливішого, ніж її життя та її час. Ніхто не може дати більше часу, ніж його нам відпущено. Кожна людина повинна вкладатися в скромний бюджет, який обмежений 168-ма годинами на тиждень.

Якщо люди говорять, що вони перевантажені, то є правило 80/20. Правило 80/20 говорить: "Якщо всі предмети розмістити в порядку їх важливості, то 80% важливості припадає на предмети, які складають 20% від їх загального числа, в той час як 20% важливості припадає на предмети, які складають 80% від їх загального числа". Виходячи з цього ланують послідовність виконання робіт за ступенем їхньої важливості.