Этапы исходящих документов

Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы, письма, телеграммы, телефонограммы. В вышестоящие организации направляются докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы.

Основными задачами при обработке исходящих документов являются:

- проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с требованиями ГОСТ;

- получение подписи руководителя;

- регистрация исходящего документа и заверение печатью;

- отправка документа в соответствии с существующими правилами.

Обработка исходящих документов включает в себя следующие этапы:

1Составление проекта документа;

2 Согласование проекта документа (его визирование);

3 Проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

4 Подписание (или утверждение) документа руководителем;

5 Регистрация подписанного документа;

6 Отправка документа адресату;

7Подшивка второго экземпляра (отпуска) в дело.

1 Составление проекта документа.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на ответственного исполнителя. При этом исполнение документа предполагает сбор и обработку необходимой информации, предварительное оформление проекта документа в соответствии с требованиями ГОСТ. Исходящие документы оформляются минимум в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм.

2 Согласование проекта документа.

Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами организации, заинтересованными в содержании данного документа, но не принимавшими участие в его разработке. При этом оформляется виза внутреннего согласования на первом экземпляре документа:

Юрист

П.П.Петров

00.0.2003

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования, которое оформляется грифом согласования.

3 Проверка правильности оформления проекта документа секретарем.

Перед подписанием (или утверждением) проекта документа руководителем правильность его оформления в соответствии с нормативными документами по делопроизводству проверяется секретарем.

4 Подписание (или утверждение) проекта документа руководителем.

Подготовленный проект представляется на подпись руководителю вместе с другими документами, на основании которых он был составлен.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу его подписать, а может внести изменения, замечания в документ или вернуть его на доработку исполнителю, который должен будет проводить всю процедуру подготовки документа с начала.

5 Регистрация подписанного документа.

После подписания все экземпляры исходящего документа передаются секретарю для регистрации (см. этап Регистрация выше).

6 Отправка документа адресату.

После регистрации исходящих документов, они конвертируются и отправляются (см. этап Отправка выше).

7 Подшивка второго экземпляра (отпуска) в дело.

Второй экземпляр (отпуск) отправленного письма и единственный экземпляр телефакса или телефонограммы подшивается в дело вместе с входящим документом, который снимается с контроля.

После исполнения заданий и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, отметка об исполнении документа и направление его в дело, содержит слова:

Отправлен Исх. № … от 25.10.2002

В дело № 01-03

И.О.Фамилия

00.00.2003