- •Организация документооборота
- •Документооборот
- •Этапы входящих документов
- •1 Первичная обработка
- •2 Предварительное рассмотрение
- •1 Регистрируемую и не регистрируемую;
- •2 Направляемую руководителю организации или структурным подразделениям (отделам).
- •3 Регистрация
- •Журнал регистрации входящих документов
- •Журнал регистрации исходящих документов
- •Журнал регистрации внутренних документов
- •Форма регистрационно-контрольной карточки
- •Контрольные отметки (о ходе контроля)
- •95 (Девяносто пять) листов».
- •Обложка журнальной регистрационной формы
- •Журнал регистрации внутренних документов
- •4 Рассмотрение руководством
- •5 Контроль исполнения
- •3 Проверка хода исполнения документов осуществляется в следующем порядке:
- •Форма справки о результатах исполнения документов в структурном подразделении
- •6 Исполнение документа
- •7 Отправка второго экземпляра исполненного документа
- •Этапы исходящих документов
- •Этапы внутренних документов
- •Информационно-справочная работа по документам
- •01 Секретариат
- •Графы номенклатуры дел
- •6 Заголовок дела состоит из следующих элементов:
- •Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных на ооо «Факел» в 2002 г.
- •Формирование и текущее хранение дел
- •238 Листов
- •Справка-заменитель
- •Карта-заменитель
- •1 Экспертиза ценности
- •6 Физическое состояние.
- •2 Оформление и описание дел
- •3 Составление описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения
- •4 Передача дел в архив и обеспечение их сохранности
Форма справки о результатах исполнения документов в структурном подразделении
Подраз-деление/ Исполни-тель
|
Всего Док-ов
|
Выполнено
|
Не выполнено
|
||||||
в срок
|
С нарушением срока
|
С пере- носом срока
|
Все-го
|
С пере-носом Срока
|
|||||
<5 дней |
>5 дней |
>10 дней |
>15 дней |
||||||
Всего по Отделу |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Смирнова |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Фролов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Кузнецов |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания того, что каждое задание должно быть
выполнено в срок и служит эффективным методом повышения производительности труда в сфере управления.
6 Исполнение документа
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, зафиксированных в резолюции руководителя, а также сообщения письменных результатов заинтересованным лицам. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело пишется на самом документе от руки и должна содержать слова:
Вопрос решен по телефону с зам.директора ООО «Надежда» Сидоровым С.С. 15.02.2003 года.
В дело №___
И.О.Фамилия
16.02.2003
После того, как документ исполнен и имеет отметку «В дело №», такую же отметку проставляют на регистрационно-контрольной карточке или в журнале регистрации. РКК из контрольной картотеки перемещается в картотеку исполненных документов.
7 Отправка второго экземпляра исполненного документа
Корреспонденция отправляется в течение дня, после ее подписания. Документы, подлежащие отправке, оформляют, сортируют, упаковывают. Перед упаковкой проверяется правильность оформления:
- правильность адресования;
- наличие подписи;
- наличие даты, номера документа;
- наличие всех листов и приложений в документе.
Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Документы, отправляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается секретарем и датируется.
Если документ должен быть возвращен, то на верхнем поле первого листа документа делают пометку: «подлежит возврату» и такую же отметку делают в журнале регистрации.