Журнал регистрации внутренних документов

01-25

Начат:

Окончен:

Срок хранения: 10 лет

Ст.264

4 Рассмотрение руководством

Поступившие в организацию документы должны быть переданы руководству в день поступления. Руководитель накладывает свою резолюцию. В резолюцию входит:

- определение исполнителя;

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- личная подпись;

- дата.

Если документ в соответствии с резолюцией исполняется несколькими лицами, то ответственным исполнителем является тот, чья фамилия названа первой. Затем документ возвращается секретарю для фиксации резолюции в журнале регистрации. Ответственный исполнитель имеет право:

- созывать соисполнителей на рабочие совещания;

- требовать от них все необходимые материалы;

- устанавливать очередность работы между соисполнителями.

5 Контроль исполнения

Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль документов осуществляет руководитель, секретарь и ответственный исполнитель (тот, чья фамилия указана первой). Контроль можно разделить на два вида:

- контроль по существу решения вопроса – осуществляет руководитель (учреждения или отдела) и ответственный исполнитель;

- контроль за сроками исполнения документов – секретарь контролирует ОРД, остальные системы документации (экономические, бухгалтерские и т.д.) контролируются в соответствующих отделах.

Контроль исполнения включает в себя:

1. постановку документа на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. предварительную проверку и контроль хода исполнения;

4. внесение в регистрационную форму данных об исполнении документа (снятии документа с контроля);

5. учет и обобщение результатов контроля документов.

1 Контроль за исполнением документов ведется с помощью контрольных карточек, заполняемых при регистрации. При постановке документа на контроль на этой карточке, а также на самом документе проставляется штамп «контроль» на левом поле листа на уровне заголовка к тексту. Контрольные карточки можно группировать по срокам исполнения, по исполнителям, по группам документов.

2 Проверка своевременного доведения документа до исполнителя осуществляется секретарем организации с помощью курьерской службы (существует на крупных предприятиях) или самим секретарем в небольших организациях.

3 Проверка хода исполнения документов осуществляется в следующем порядке:

- задания последних лет не реже одного раза в год;

- задания нескольких месяцев текущего года не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца каждые десять дней.

За пять дней до истечения срока осуществляется итоговый контроль.

Срок исполнения начинается со дня направления документа на исполнение в соответствии с резолюцией руководителя.

Сроки подразделяются на:

- типовые

- индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются актами в высших органах государственной власти для наиболее массовых категорий документов. Изменить данные сроки руководитель организации не имеет права.

1 Законы РФ, указы президента, постановления правительства исполняются в месячный срок;

2 По парламентским запросам – не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

3 по запросам членов Совета федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) – не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

4 По письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;

5 По поручениям Правительства РФ, данным федеральным органам исполнительной власти по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Правительства РФ – до 10 дней;

6 Предложения, жалобы, заявления граждан рассматриваются в срок до одного месяца; если не требуется дополнительного изучения и проверки – не более 15 дней.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или в резолюции руководителя. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Руководитель может изменить срок исполнения с уведомлением об этом лица, осуществляющего контроль. Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения в резолюции – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в трехдневный срок, имеющие пометку «оперативно» - десятидневный срок, остальные – в срок не более месяца.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4 Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке или в журнале регистрации, а также на самом документе. Например: «направлена телефонограмма

№ _____ от__________», «командирован сотрудник И.О.Фамилия», «дан исходящий № _____ от___________», «составлен договор № ______

от ___________» и т.п.

5 Лицо, ответственное за контроль, обязано один раз в месяц по распоряжению руководителя составлять справку о результатах исполнения документов.

Форма справки о результатах исполнения документа конкретным исполнителем

ООО «ВЕРА» Директору ООО «Вега»

СПРАВКА

2003. №____

г.Ульяновск

О работе с документами

по состоянию на ______2003 года

Передано всего докумен-тов	Всего постав-лено на Конт-роль	Из них		Находит-ся на исполне-нии	Из них		Всего отправлено доку-ментов
		Испол-нено с начала срока	В т.ч. с нарушением срока		С нару-шением сроков	На допол-нитель-ном контроле

Секретарь И.О.Фамилия