Журнал регистрации входящих документов

№ пп	Дата поступле- ния док-та	Наименова-ние док-та (его номер и дата)	Наименова-ние органи-зации, откуда поступил документ	Краткое содержание	Исполни-тель и срок исполнения	№ дела, куда док-т подшит
1	2	3	4	5	6	7
14 15	26.10.2002	Письмо № 34/02-06 от 17.10.2002	ООО «Вера» Москва	О дополни-тельных поставках в III кв. 2002 г.	Нач.про-извод-ства Иванов до 30.10.2002	В дело № 01-03

Отметка о поступлении данного документа (входящий номер) будет следующей: вх.№ 15/01-03

26.10.2002.

Регистрация исходящих документов осуществляется путем проставления в бланке документа даты подписания и индекса документа. На документах, отправляемых из организаций, индексы ставятся на всех экземплярах:

2002. № 154/01-03

Регистрационную форму исходящего документа заполняют полностью в день подписания его руководителем, если только это не инициативное письмо.

Журнал регистрации исходящих документов

№ пп	Дата отправ-ления док-та	Адресат (куда, кому отправлен док-т)	Краткое содержание	Испол-нитель	Ссылка на вход. док-т, если это ответ	Номер дела, куда под-шит отпуск
1	2	3	4	5	6
153 154	30.10.2002	ООО «Вера» Москва	О дополнит. поставках продукции на III кв. 2002 г.	Нач.про-извод-ства	№ 34/02-06 от 17.10.2002	В дело № 01-03

Регистрация внутренних документов чаще всего осуществляется децентрализованно по группам документов в тех отделах, в которых они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения. Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договора, докладные записки и т.п.) регистрируются и нумеруются самостоятельно. Для внутренних документов может применяться простая порядковая нумерация. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу добавляются Л/С или К – по личному составу или кадры, О – об отпуске, КМ – о командировании, П – о поощрении или взыскании; к номеру распоряжения может добавляться буква Р.

Журнал регистрации внутренних документов

Дата создания док-та	Ин-декс док-та	Подраз-деление, подгото-вившее документ	Краткое содержание	Исполни-тель и срок исполнения	Отмет-ка об испол-нении	№ дела, куда док-т подшит
1	2	3	4	5		6
26.10.2002	125	Зам.дирек-тора по общим вопросам	Собрание трудового коллектива о повышении трудовой дисциплины	Начальник ОК, начальни-ки цехов	Подго-товлен приказ № 15 от 01.11. 2002.	В дело №01-10

Регистрационный штамп в заявлениях, жалобах граждан проставляется в правом верхнем углу первого листа документов и состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера документа.

Например: 17/Д, 115/С, 1174/Ф.

На приложениях к поступившим или отправленным документам индексы не ставят, регистрируются только сами документы.

При регистрации любого документа используются следующие реквизиты:

• автор (корреспондент);

• вид документа;

• его дата, индекс;

• заголовок документа (краткое содержание);

• резолюция руководителя (определение исполнителя, срок

исполнения, содержание поручения);

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В регистрационно-контрольной карточке (РКК) эти же данные могут быть расположены в следующем порядке: