3 Регистрация

Регистрация - это фиксация факта создания (исходящий и внутренний) или поступления (входящий) документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами. Для каждого документопотока существует свой журнал регистрации.

Документы в учреждении регистрируются один раз. Однократность основной принцип регистрации.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания руководителем.

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация преследует следующие цели:

- подтвердить факт получения или отправки документа;

- вести учет документов;

- осуществить контроль за сроками исполнения документов;

- составить количественные и качественные характеристики документопотоков;

- определить организацию работы с документами на данном предприятии;

- организовать информационно-справочную работу с документами.

Сам процесс регистрации представляет собой внесение документа в регистрационную форму с присвоением ему регистрационного номера и записью в эту форму основных данных о документе.

Существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная система применяется тогда, когда учет документов выступает на первый план. В журналах обычно регистрируют наиболее ценные документы, а также данная система применяется для регистрации документов ограниченного доступа (секретные, конфиденциальные). Журнальная форма имеет свои недостатки: ее может одновременно вести только один человек, поэтому при большом количестве документов их регистрация занимает много времени; часто приводит к повторной регистрации документов в других отделах, что нарушает основной принцип регистрации; невозможность организовать контроль за исполнением документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная система позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки заполнять могут сразу несколько человек, создавая под копирку нужное количество копий, карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности.

Автоматизированная система регистрации документов на компьютере является на сегодняшний день наиболее рациональной.

Регистрация входящих документов осуществляется путем проставления в правом нижнем углу первого листа документа штампа, на котором указывается сокращенное название учреждения, индекс, дата поступления (отметка о поступлении документа).

Отметка о поступлении документа: вх. № 153/01-03

26.10.2002

Регистрационный индекс – это порядковый номер в журнале регистрации и номер дела по номенклатуре дел.

153/01-03: 153 - номер в журнале регистрации

01 – номер отдела согласно штатному расписанию

03 – номер папки в списке отдела.

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) исполнителей.

153/01-03/02: 153 – номер в журнале регистрации;

01 - номер отдела согласно штатному расписанию

03 - номер папки в списке отдела

02 - номер исполнителя

Регистрационную форму входящего документа сначала заполняют не полностью. До передачи руководителю на документе нет резолюции (срока исполнения и исполнителя). Сведения о ходе исполнения документа и номер дела, куда подшит документ, в регистрационную форму вносят уже после исполнения документа.