2 Предварительное рассмотрение

На этапе предварительного рассмотрения секретарь распределяет корреспонденцию на

1 Регистрируемую и не регистрируемую;

2 Направляемую руководителю организации или структурным подразделениям (отделам).

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов внутри организации. Секретарь, распределяющий входящие документы между руководством, основывает свои действия на приказе о распределении обязанностей, который закрепляет направление деятельности за каждым должностным лицом. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа документа секретарем проставляется шифр этого подразделения по штатному расписанию либо инициалы непосредственного исполнителя. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в отдел по рассмотрению писем граждан. В экстренных случаях документ может быть передан непосредственно исполнителю, если руководитель отсутствует, а документ требует немедленного исполнения, но обязательно с последующим сообщением об этом руководителю. Передача входящих, исходящих и внутренних документов может осуществляться: курьерской связью, секретарем, с помощью технических средств (телефаксом).

Распределяя корреспонденцию на регистрируемую и нерегистрируемую, секретарь должен знать, что регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба ДОУ должна разработать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем и обновляется по мере необходимости.

Перечень нерегистрируемых документов (может быть в любой организации):

1 письма, присланные для сведения (факсы);

2 сообщения о заседаниях, совещаниях, конференциях с программой и повесткой дня (приглашения);

3 учебные планы, программы (для сведения и ознакомления);

4 рекламные извещения, плакаты, прайс-листы;

5 нормы и нормативы расходов материала (могут изменяться);

6 поздравительные письма, пригласительные билеты;

7 графики, наряды, разнарядки;

8 бухгалтерские планово-финансовые документы (регистрируются в бухгалтерии);

9 формы статистической отчетности (присылаются в качестве образца);

10печатные издания (книги, журналы, газеты);

11 корреспонденция с пометкой «лично»;

12 технические условия;

13 прейскуранты;

14 объяснительные записки.

На документах, не требующих регистрации, ставится только дата поступления в правом нижнем углу первого листа документа.

Обработка и передача документов на рассмотрение соответствующим должностным лицам или руководителю осуществляется в день их поступления. Если документ исполняется несколькими лицами, его размножают в необходимом количестве экземпляров. Если к поступившим документам надо подобрать дополнительный материал (контракты, договора, предыдущие письма, нормативные документы), то их передают руководителю вместе с поступившей корреспонденцией.