3 Составление описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две большие группы:

- дела по основной (производственной) деятельности;

- дела по личному составу предприятия.

По результатам экспертизы ценности документов на каждую группу документов составляются отдельные описи дел постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Опись является одновременно учетным документом и справочником по содержанию дел. Составляется в трех экземплярах:

1 экз. – в ведомственный архив – контрольный экз.;

2 экз. – в качестве приложения к протоколу заседания экспертной комиссии;

3 экз. – представляет собой системный перечень наименования дел и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

Опись должна иметь титульный лист, оглавление, предисловие, указатели, список сокращенных слов и содержание самой описи.

Титульный лист должен содержать: название гос.архива, в котором хранятся документы данной организации, полное название фонда (организации), сокращенное наименование (если есть) в круглых скобках, номер фонда, номер описи, наименование структурного подразделения, крайние даты дел, содержащихся в описи.

Если опись составляется впервые, то дополнительно составляется историческая справка. Предисловия к описи состоит их двух частей. В первой части описывается история самого учреждения:

- дата создания (образования);

- все изменения в наименовании;

- изменения в подчиненности учреждения;

- изменения в структурных подразделениях;

- документы, на основании которых написана историческая справка;

Вторая часть предисловия раскрывает историю и характеристику самого фонда:

- сдавались ли документы на гос.хранение;

- когда проводится обработка документов;

- какие составлены описи;

- основные группы документов, включенных в описи;

- все особенности обработки;

- утрата документов (если была).

Кроме того, в предисловии раскрывается состав справочного аппарата, его особенности и указания на то, как им пользоваться.

Если в описи встречаются сокращенные слова, из них составляется список сокращений, расположенный в алфавитном порядке.

Указатели – это перечень определенных понятий, которые встречаются в тексте описи, с указанием номеров листов, на которые они встречаются.

Описи дел имеют единую валовую нумерацию, пока она не дойдет до четырехзначного числа. После этого опись считается законченной и ей присваивается определенный номер. Опись дел подшивается как документы длительных сроков хранения.

Содержание описи состоит из годовых разделов, которые составляются по установленной форме:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Вега»

И.О.Фамилия

00.00.0000

Фонд №______

ОПИСЬ №__________

дел постоянного хранения

за _______________ год

Наименование структурного подразделения
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примеча-ние
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено__________ дел с №_______ по №______, в том числе:Литерные номера__________, пропущенные номера_________

Секретарь И.О.Фамилия

Заведующий ведомственным архивом И.О.Фамилия

00.00.0000

СОГЛАСОВАН ОДОБРЕНО

Протокол ЭПК архивного Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения ООО «Вера»

от____________ №_____ от____________ №______

В отличие от акта об уничтожении документов в описи принят поединичный способ описания дел, как у номенклатуры дел.