2 Оформление и описание дел

По действующим правилам все дела ежегодно должны сдаваться в архив организации. Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце года после завершения их делопроизводством. Например, дела за 2000 г. готовятся к сдаче в конце 2001 г.

Дела сдают в архив после соответствующего оформления и описания.

Полное оформление проходят дела постоянных и длительных (свыше 10 лет) сроков хранения. Полное оформление предусматривает:

1 пересистематизацию документов (обратный хронологический порядок);

2 нумерацию листов в деле черным графическим карандашом в верхнем правом углу, при этом листы внутренней описи нумеруют отдельно;

3 составление внутренней описи документов дела (список документов);

4 составление листа-заверителя дела (считает листы и описывает их);

5 подшивку или переплет дела на четыре прокола в твердую обложку из картона;

6 внесение изменений в реквизиты обложки дела.

Частичное оформление проходят дела кратковременных (до 10 лет) сроков хранения. Частичное оформление предусматривает:

1 пересистематизация не проводится, возможна прямая и обратная хронологическая последовательность;

2 листы не нумеруются;

3 внутренняя опись составляется для ускорения поиска документов внутри дела;

4 лист-заверитель не составляется;

5 хранение в скоросшивателях без прошивки.

Внутренняя опись документов – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №___________

№ п/п	Индекс дела	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов документа дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого___________________________________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_______________________________

(цифрами и прописью)

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

Итоги нумерации фиксируют в заверительной подписи (лист-заверитель), которая проставляется на отдельном чистом листе бумаги и подшивается в конце дела. В ней указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно число листов внутренней описи. В заверительной подписи отражаются изменения в составе и состояние документов (повреждения, замена подлинных документов копиями и т.д,), а также особенности нумерации листов: наличие литерных номеров, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и число вложенных в них листов.

Затем количество листов переносится на обложку дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_______

В дело подшито (вложено) и пронумеровано__________________________

__________________________________________________________________

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы_______________________________________

пропущенные номера____________ и листов внутренней описи__________

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

Оформление обложки дела производится в соответствии с требованиями гос.стандарта: ГОСТ 17914-72.

Ряд сведений уже был внесен на обложку при формировании дела: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела по НД, заголовок дела, срок хранения, крайние даты подшивки документов.

При подготовке дела к передаче в архив названные сведения уточняются и к ним добавляются новые: номер тома (части), если дело имеет несколько томов; количество листов в деле; номера фонда, описи и дела по описи (это проставляется уже в архиве).