6 Физическое состояние.

Неоценимую помощь в проведении ЭЦ документов оказывают перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Экспертиза ценности документов должна проводиться ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии.

Для проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия предприятия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК контролирует сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения ЭК должны с ними согласовывать.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее включают наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность данной организации, делопроизводство и состав документации. Обязательно в состав комиссии входит лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации. Также в состав ЭК могут входить: юрист, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, секретарь, экономист. В своей работе ЭК руководствуется следующими документами:

1 Положением об Архивном фонде РФ;

2 Основными правилами работы ведомственных архивов;

3 Примерным положением о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.);

3 Положением об экспертной комиссии (разрабатывается на каждом предприятии на основе Примерного положения об экспертной комиссии (1995 г.);

5 Инструкцией по делопроизводству (разрабатывается на каждом предприятии на основе Типовой инструкции по делопроизводству);

6 Типовым перечнем с указанием сроков хранения;

7 Номенклатурой дел предприятия.

Не реже двух раз в год ЭК проводит заседания, на которых решения принимаются коллегиально большинством голосов. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь, утверждает руководитель организации.

Главными задачами ЭК являются:

1 согласование проекта номенклатуры дел предприятия и его структурных подразделений;

2 организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

3 рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руководителем актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

4 рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу.

5 подготовка предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

6 составление инструкции по делопроизводству для предприятия.

В результате работы ЭК документы подразделяются на четыре группы:

- документы, подлежащие постоянному хранению в гос.архиве;

- документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения;

- документы, подлежащие временному хранению в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

- документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет).

В архив организации по описям передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения обычно в архив не сдаются. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения. Акт об уничтожении документов составляется только по истечении сроков хранения дела после первого января следующего календарного года. Заголовки в акт вносятся в любой последовательности.

Акт составляется в трех экземплярах:

1 экземпляр – в дело №____

2 экземпляр – приложение к протоколу заседания ЭК

3 экземпляр – сдается в организацию, которая занимается уничтожением документов вместе с этими документами.

ООО «ВЕРА» УТВЕРЖДАЮ

АКТ Директор ООО «Вера»

00.00.0000 №_______ И.О.Фамилия

00.00.0000

г.Ульяновск

О выделении к уничтожению

документов, срок хранения

которых истек

На основании____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков хранения)

отобраны для уничтожения как не имеющие научно-практической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №__________

(название фонда)

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номен-клатур) за____г	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Число дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого________________________________ дел за_________________годы

(цифрами и прописью)

Списки дел постоянного хранения за____________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК______________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от_________________№____________)

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от______ №______

Документы в количестве_______________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ____________кг сданы в ____________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от_______ №_________

Секретарь И.О.Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Архивариус И.О.Фамилия

00.00.0000