Справка-заменитель

Документ № _____ от 00.00.0000 на ______ листах, поступивший из (направленный в)__________________________________________________

наименование корреспондента

По вопросу_______________________________________________________

из дела изъят и ниже указывается причина изъятия и новое местонахождение документа:

1 при подшивки в другое дело – указывается № дела, № тома;

2 при отправлении - куда отправлен, постоянно или временно, номер и дата сопроводительного документа;

3 при уничтожении - номер и дата акта об уничтожении

Основание: указывается причина изъятия (приказ директора, письмо организации, истекший срок хранения)

Должность лица, проводившего изъятие И.О.Фамилия

20.11.2005

В соответствии с требованиями ЕГСДОУ на дело, выданное целиком, заполняется карта-заменитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возращения документов. Карта-заменитель помещается на месте выданного дела.

Карта-заменитель

Дело №________ 2002 года

Бухгалтерия

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме

Должность лица, проводившего изъятие И.О.Фамилия

20.11.2005

Некоторые компетентные органы (например, милиция или прокуратура) могут потребовать выдать им документы из дел. В этом случае предъявляется письменный запрос этих органов и дается разрешение руководства организации на изъятие документов в виде резолюции на этом запросе. При этом обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

ПОДГОТОВКА К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Завершающим этапом работы с документами в делопроизводстве является их подготовка к дальнейшему хранению и использованию.

Документы, образующиеся в деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архивное хранение, либо хранятся установленные сроки и затем передаются на длительное хранение в соответствующие государственные организации, либо подлежат уничтожению.

Подготовка документов к архивному хранению включает в себя:

1 экспертизу научной и практической ценности документов;

2 оформление и описание дел;

3 составление описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;

4 передачу дел в архив и обеспечение их сохранности.

1 Экспертиза ценности

Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляется после полистного рассмотрения всех дел за истекший период, определение ценности документов на основании решения экспертной комиссии (ЭК).

Документы, созданные в процессе деятельности предприятий и организаций, имеют разное значение. Часть из них содержит информацию, необходимую только для решения конкретной задачи, и после ее выполнения такие документы уже не нужны и могут быть уничтожены. Другие документы содержат сведения, которые могут понадобиться в течение ряда лет. Их хранят определенное время. Но есть документы, которые имеют большое значение и для науки, и для практической деятельности. Такие документы передаются организациям на постоянное государственное хранение. Отбор документов для постоянного, временного хранения или для их уничтожения является главной задачей экспертизы ценности документов (ЭЦ). Определение сроков хранения – это еще одна важная задача ЭЦ документов. По срокам хранения документы делятся на три группы:

- документы с постоянным сроком хранения;

- документы со сроком хранения свыше 10 лет;

- документы со сроком хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности (ЭЦ) – это определение народохозяйственного, социально-культурного и исторического значения документов.

ЭЦ проводят в три этапа:

1 на стадии текущей работы с документами (при составлении НД, регистрации документов);

2 при подготовке и передаче дел в ведомственный архив (полное и частичное оформление дел);

3 при подготовке и передаче дел из архива учреждения в государственный архив.

Основой для проведения ЭЦ документов являются признаки (критерии) документов, позволяющие судить об их важности.

Критерии, используемые при проведении экспертизы ценности:

1 Значимость учреждения или лица в деятельности, которых создаются документы. На основе этого критерия составляются списки организаций – источников комплектования гос.архива.

2 Значимость содержания документа. Это основной критерий. В соответствии с ним на хранение отбирают документы, отражающие основную деятельность организации.

3 Юридическая сила документа. На хранение в первую очередь остаются подлинные документы, копии могут быть оставлены на хранение при условии утраты подлинника или при наличии на копии резолюций руководителя.

4 Время и место события. Документы, созданные до 1940 г., при уничтожении подлежат согласованию с центральной экспертно протокольной комиссией при государственном архиве. Документы 1941-1945 гг. вообще не подлежат уничтожению.

5 Поглощенность содержания. Наиболее характерен для плановой и отчетной документации (например, годовой бухгалтерский отчет поглощает квартальные и месячные отчеты).