Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных на ооо «Факел» в 2002 г.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переход	С отметкой ЭПК
1 Постоянного 2 Временного (свыше 10 лет) 3 Временного (до 10 лет включительно)	1 240 6	1 200	210
Итого:	247	201	210

Секретарь И.О.Фамилия

00.00.0000

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив предприятия.

Зав.архивом И.О.Фамилия

00.00.0000

Формирование и текущее хранение дел

После того как работа с документами закончена, они помещаются в папки (скоросшиватели) и раскладываются в них в определенном порядке. Этот процесс называется формированием дел.

В небольших организациях дела формируются и хранятся в одном месте, например у секретаря руководителя. Если организация крупная, дела формируются в структурных подразделениях, в которых документы создавались или с ними работали. Самые важные внутренние документы (уставы, положения, приказы, распоряжения, переписка руководителей), всегда формируются и хранятся в секретариате руководства или в канцелярии.

Дело – это совокупность документов или один документ, заключенный в твердую оболочку.

В начале календарного года на каждое дело, перечисленное в НД, заводится отдельная папка, и обложка каждой папки оформляется соответствующим образом. Это начало формирования дел. Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

Дела оформляются в соответствии с существующими правилами.

На обложке помещается название организации полное и (или) сокращенное, если оно официально признано. Например, ВНИИДАД. Под ним пишется название структурного подразделения, затем указывается индекс дела по НД, например: ДЕЛО № 03-07, где 03 – это индекс структурного подразделения, 07 – порядковый номер дела в НД. Заголовок дела переносится на обложку из НД без изменений. Заголовок – это краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело. Срок хранения дела указывается внизу обложки и берется также из НД предприятия.

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

ДСП

ООО «ФАКЕЛ»

г.Ульяновск

Секретариат

ДЕЛО № 01-07, ч.2

Переписка с партнерами г.Уфы

о поставках продукции за 2002 год

Срок хранения: 5 лет

Начато: 12.09.2002

Окончено: 31.12.2002

238 Листов

Дела формируются в соответствии с НД предприятия. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

При формировании документов используются следующие признаки заведения дел:

1 номинальный - по видам документов (приказы, протоколы, переписка, акты);

2 предметно-вопросный – по содержанию документов (документы о списании имущества и материалов: акты, описи, ведомости);

3 корреспондентский – документы, относящиеся к переписке;

4 географический – ссылка на города, регионы, страны;

5 хронологический – документы за определенный период;

6 принцип ограниченного доступа к документации – несекретные и секретные.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела, т.е. их систематизация. От этого зависит быстрота поиска нужных документов в деле.

Различные группы документов систематизируются по-своему:

1 распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам документов в хронологическом порядке (сначала более ранний документ, затем – более поздний) вместе с приложениями;

2 документы, относящиеся к одному вопросу, располагаются также в определенном порядке: сначала основной документ с приложениями, затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса;

3 протоколы подшиваются в дела в хронологическом порядке и по номерам;

4 переписка подшивается в хронологическом порядке следующим образом: документ-ответ помещают за документом-запросом, т.е. хронология соблюдается по инициативным письмам;

5 подшитые в дела конверты нумеруются, сначала идет конверт, а затем все вложения в него;

6 приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу, так как имеют разные сроки хранения и различное содержание. По той же причине коммерческие договоры формируются отдельно от трудовых договоров;

7 плановые отчетные документы хранятся в делах того года, к которым они относятся по содержанию. При этом дата их составления или получения не имеет значения. Документы в отчетах должны располагаться следующим образом: вначале подшивается пояснительная записка, затем сам отчет и после них приложения. Бизнес-планы подшиваются в дела того года, с которого они действуют.

8 приложения к документам, не зависимо от даты утверждения и получения, присоединяются к документам, к которым относятся. Отдельно могут группироваться приложения и дополнительные материалы, имеющие большой объем;

9 документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать дела отдельно; подлинники нужно отличать от копий (разные сроки хранения); годовые планы и отчеты (10 лет) отделяются от месячных и квартальных (3 года) по той же причине;

9 лицевые счета сотрудников по зарплате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилии;

10 устав и другие учредительные документы объединяют в одно дело;

11 документы ограниченного доступа формируются отдельно от общих документов;

12 в отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке;

Кроме требований к порядку систематизации документов, при формировании дела обязательно нужно учитывать следующие правила:

1 каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями ГОСТов и других нормативных актов. Документ, помещенный в дело, должен иметь:

• дату

• индекс

• подписи

• отметку «В дело № __»;

2 в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела). Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. Если листов в деле больше, его разделяют на тома (части), имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в НД в конце года и на обложке самого дела;

3 подшивается в дело один экземпляр документа без черновиков и копий;

4 в дела подшиваются только те документы, работа с которыми закончена. Запрещается подшивать неисполненные документы, разрозненные экземпляры документа, а также документы, подлежащие возврату.

Сформированные и законченные дела хранятся в структурных подразделениях до передачи их в архив организации. Если в отделе нет работника, ответственного за делопроизводство (секретаря отдела), формирование и хранение дел возлагается на одного из сотрудников отдела. В небольшой фирме все дела хранятся в приемной у секретаря.

Дела располагаются на полках вертикально. На корешках каждого дела указывается его индекс по НД, например, 01-01, 01-02 и т.д. Последовательность расположения дел соответствует последовательности их расположения в НД предприятия. Сама НД должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

Когда дело сформировано и поставлено на хранение, документы из него могут потребоваться для работы. В этом случае документы могут быть извлечены из дела только тем работником, который отвечает за формирование и хранение дел, с разрешения руководителя. На их место закладывается лист-заменитель (или справка-заменитель).