6 Заголовок дела состоит из следующих элементов:

6.1 название вида дела (переписка, журнал, главная книга) или документа (приказ, решение, акты);

6.2 название предприятия или его структурного подразделения – автора документа. Например: Годовой бухгалтерский отчет ООО «Вера» за 2003 год;

6.3 адресат или корреспондент документа (переписка с поставщиками, переписка с вышестоящими организациями);

6.4 название территории (местности), с которой связано содержание документов дела. Например: Переписка с заказчиками г.Уфы за 2003 год;

6.5 краткое содержание документов, входящих в дело (о чем документы).

Например: Приказы директора ООО «Вера» по хозяйственной деятельности за 2003 год или Приказы директора ООО «Вера» по личному составу за 2003 год;

6.6 даты (период), к которым относятся документы дела.

Например: Переписка с заказчиками г.Уфы за 2002 г.;

6.7 указание на копийность (документы не подлинные, а копии).

Например: Приказы директора ООО «Надежда» по основной деятельности за 2002 год. Копии

6.8 все личные дела работников, хранимые в отдельном шкафу, в НД имеют обычно общий индекс. Они считаются находящимися как бы в одной папке, которая фактически является шкафом с личными делами. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел по алфавиту, и документы, относящиеся к личным делам работников, направляются в этот шкаф-дело, а в шкафу им определяется место в соответствующем личном деле.

6.9 некоторые папки (дела) могут состоять из одного документа (например, сама НД), данный документ может состоять из одного листа. При этом дело считается заведенным.

Не каждое дело в заголовке будет содержать полный набор этих элементов. Набор элементов заголовка зависит от характера документов, группируемых в данном деле.

Дата в заголовке дела не указывается:

1 в организационных документах (устав, инструкции, положения, правила, права), за исключением штатного расписания и структуры организации.

2 в нормативных документах.

3 в некоторых документах по личному составу (трудовые книжки, карточки формы Т₂, личные дела работающих сотрудников).

Такие документы считаются переходящими и переходят на следующий год с тем же содержанием, индексом дела и заголовком дела.

ГРАФА 3 В одно дело можно включать до 250 листов. В том случае, если число документов превышает установленный объем или журнал регистрации заканчивается в середине года, заводится второй том дела или журнала. Об этом делается соответствующая отметка в третьей графе НД. Количество дел заполняется по окончании календарного года по факту.

ГРАФА 4 Одним из основных документов для определения сроков хранения является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в НД организации. Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения. В том случае, если в действующих перечнях отсутствуют сроки хранения документов, имеющихся в организации, сроки хранения определяются экспертной комиссией организации (ЭК). Срок хранения и номер статьи по перечню может браться из типового перечня или из типовой (примерной) НД.

ГРАФА 5 В графе примечание проставляются отметки:

1 о месте хранения подлинников, если в заголовке дел указано, что данные документы являются копиями - «В дело №…»;

2 о переходящих делах - «переходящее»;

3 о не заведении дел – «Дело не заведено»;

4 о категории секретности – «КТ» коммерческая тайна, «ДСП» документы для служебного пользования.

В течение года документы группируются в дела в соответствии с НД организации. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «примечание», делается отметка о заведении дела. Это позволит в конце года точно знать количество фактически заведенных дел и не разыскивать в панике дела, которые и не были заведены. В процессе работы по формированию дел их заголовки могут уточняться. При появлении документов (дел), не предусмотренных НД, в нее включают новые заголовки дел в конце уже сформированного списка.

По окончании года на отдельном листе составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения. Эти сведения передаются ведомственному архиву (лицу, ответственному за архив). Об этом делается отметка в НД с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки. Итоговая запись составляется по следующей форме: