01 Секретариат

Индекс Дела	Заголовки дел	количество дел	Срок хранения и номер статьи по «Перечню»	Примечание
1	2	3	4	5
01-01 01-02 01-03	Распорядительные документы министерства легкой промышленности РФ за 2002/03 гг. (Приказы, решения, постановления) Приказы генерального директора ООО «Вера» по основной деятельности за 2002 год Переписка с поставщиками сырья из г.Орел за 2002 г.	2 1 1	20 лет ст.51 пост. Ст.26 5 лет ст.79	Переход.

Таким образом оформляются номенклатуры дел каждого структурного подразделения конкретной организации. Затем из этих НД составляется сводная НД организации.

После перечисления папок последнего структурного подразделения на отдельном листе в НД делается запись: При составлении данной номенклатуры дел использован Перечень типовых документов с указанием сроков хранения, М., 2000 и штатное расписание ООО «Вера».

Затем оформляются подписи и грифы согласования.

Секретарь И.О.Фамилия

Зав.архивом И.О.Фамилия

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК ЭПК администрации области

ООО «Вера» от 00.00.2001 от 00.00.2002 №_________

№______

Графы номенклатуры дел

ГРАФА 1 Каждое дело, включенное в НД, должно иметь индекс (номер). Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах этого структурного подразделения. Он указывается в первой графе НД;

ГРАФА 2 Важнейшим элементом НД является заголовок дела. Заголовок дела должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Он оформляется во второй графе НД. Расположение заголовков дел внутри структурных подразделений определяется важностью документов, входящих в дело. Сначала идет ОРД, затем плановые отчетные документы, затем остальные дела в порядке убывания сроков хранения. Распоряжения вышестоящих организаций располагают перед заголовками дел с распоряжениями руководителей организации.

Схема расположения заголовков НД по важности

________________________распорядительные документы________________

1 указы

2 постановления

2.1 вышестоящей организации

2.2 самого учреждения

2.3 подотчетных организаций

3 решения

4 приказы

5 распоряжения

6 указания

________________________организационные документы_________________

7 уставы

8 положения

9 паспорта

10 инструкции

11 права, правила

_финансово-бухгалтерские документы; планово-отчетная документация_

12 контрольные цифры

13 планы

14 сметы

15 отчеты, анализы, балансы

16 обзоры о состоянии дел

______________________документы_ по личному составу_______________

17 личные дела

18 личные карточки формы Т₂

19 коллективные договоры

20 трудовые договоры

21 трудовые книжки

22 лицевые счета сотрудников по зарплате

________________информационно-справочные документы________________

23 протоколы

24 акты

25 переписка с адресатами

26 доклады, докладные записки

27 справки

28 жалобы, предложения, заявления граждан

__________________регистрационные формы документов________________

30 журналы, книги, списки, описи

Для составления заголовка дела (папки) нужно помнить следующие правила составления заголовков дел:

1 Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле.

2 Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным. Заголовки типа: «Общая переписка», «Разные документы», «Справочный материал» не допускаются.

3 Заголовки в процессе формирования дел могут уточняться.

4 Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в НД следующего года с тем же индексом. В заголовке дела при этом указывается не дата, а период, в примечании (графа 5) делается пометка, что дело является переходящим.

Пример: Книга регистрации приказов по основной деятельности ООО «Надежда» за 2005-2007 гг.

5 В заголовках дел, содержащих разноделовые документы, используется слово: «документы», а в конце заголовка в скобках указывается какие именно.

Пример: Документы о приеме-списании имущества и материала ООО «Надежда» за 2002 год (ведомости, акты, описи)