36

ТЕМА № ____

Организация документооборота

Тема 1 ЭТАПЫ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Тема 2 ЭТАПЫ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Тема 3 ЭТАПЫ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Тема 4 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ

Тема 5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ФОРМИРОВАНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Тема 6 ФОРМИРОВАНИЕ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДЕЛ

Тема 7 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Документооборот

Документооборот – это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь каждого документа был наиболее коротким, маршрут – прямым, время прохождения – минимальным.

Выполнение этих условий требует:

1 Сократить инстанции прохождения документа, заранее продумав и определив путь документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение.

2 Установить максимальное единообразие в последовательности прохождение и обработки конкретных видов документов с помощью типовых схем прохождения этих документов.

3 Исключить по возможности возвратное движение документов, что зависит от количества инстанций согласования, регистрации и отправки документа.

4 Активно применять средства оргтехники и новейшие информационные технологии при передаче документов.

Каждый из документопотоков (входящие, исходящие и внутренние) проходит свой путь в организации, свои определенные этапы обработки.

Этапы входящих документов

Основная цель обработки входящих документов заключается в следующем:

- проверка правильности доставки корреспонденции;

- проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

- фиксация факта получения документа;

- подготовка полученных документов к исполнению;

- передача их на исполнение;

- подшивка документов в дело для дальнейшего использования в справочных целях.

Обработка входящих документов включает в себя следующие этапы:

1 первичная обработка;

2 предварительное рассмотрение;

3 регистрация;

4 рассмотрение руководством;

5 контроль за исполнением;

6 исполнение документа;

7 отправка в дело (подшивка).

1 Первичная обработка

По способам доставки документы могут быть:

- получены по почте;

- переданы по телеграфу;

- доставлены курьером;

- доставлены посетителем;

- переданы по электронной почте;

- переданы по факсу.

Заказная корреспонденция принимается под расписку. При приеме проверяется правильность доставки корреспонденции адресату. Поступившая не по адресу корреспонденция пересылается отправителю с соответствующим сопроводительным письмом, где указывается причина возврата. Вся корреспонденция, поступившая в учреждение, вскрывается секретарем.

Исключением является корреспонденция, поступившая в адрес общественных организаций (профсоюз, женсовет) и с надписью «лично».

После вскрытия конверта оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие всех страниц в документе и указанных в нем приложений. При отсутствии или недостаче приложения на документе в верхнем правом углу первого листа ставится отметка:

«приложение № … не получено», а затем делается запрос о досылке данного приложения.

Конверты от поступивших документов сохраняются и прилагаются в случаях:

1 когда по штемпелю на конверте определяется дата отправки или получения документа, адрес отправителя;

2 когда есть несоответствие между записью на конверте и его содержимым (вложена корреспонденция для другой организации);

3 когда на конверте имеются служебные отметки – срочное, заказное, ценное, с уведомлением;

4 когда документами на вложение является жалобы, заявления граждан, судебные дела;

5 если документы имеют личный характер, а на конверте не было пометки «лично».