5. Сохранение документа

После набора нового текста, как правило, его нужно сохранить в файле под каким либо именем. Возникает необходимость сохранения изменений в существующем документе и после его редактирования. Эту операцию можно выполнить с использованием меню редактора.

В пункте меню Файл имеются два пункта — Сохранить и Сохранить как... . При первом сохранении вновь созданного файла оба эти пункта действуют одинаково — на экран выводится диалоговое окно «Сохранение документа». В поле Папка: указана текущая папка (каталог), куда будет помещён документ в результате выполнения операции сохранения. Если текущая папка не устраивает, нужно найти требуемую папку.

В строке Имя файла: по умолчанию редактор предлагает какое-то имя. Как правило, в качестве такового предлагается либо заголовок документа, если он есть, либо часть первой строки документа (при отсутствии заголовка). При желании, предложенное имя файла можно заменить другим. Имя может содержать до 255 символов (на практике рекомендуется придерживаться правил присвоения имени, присущих ОС MS-DOS — использовать буквы латинского алфавита, имя должно содержать 1 — 8 символов).

Ниже в строке Тип файла: по умолчанию указан тип Документ Word. При необходимости тип файла можно изменить.

Кнопка Параметры ... открывает диалоговое окно, в котором можно установить некоторые параметры сохранения документа. В частности, можно защитить документ от несанкционированного доступа к нему или от изменений.

Завершается процедура сохранения документа щелчком мыши на кнопке Сохранить диалогового окна «Сохранение документа» или нажатием клавиши <Enter>. Редактор автоматически присваивает файлу расширение имени .DOC.

При сохранении изменений, внесённых в документ при редактировании, при помощи пункта Сохранить файл переписывается заново под тем же самым именем. Если же нужно сохранить и предыдущий вариант документа, то следует воспользоваться пунктом меню Сохранить как... В этом случае порядок выполнения этой процедуры аналогичен первому сохранению документа.

Кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная выполняет операцию сохранения документа аналогично пункту меню Сохранить.

Замечание: Рекомендуется сохранять документ в процессе работы над ним как можно чаще. Это позволяет защитить документ от различного рода непредсказуемых сбоев (внезапное отключение электропитания, зависание машины).

Редактор позволяет автоматизировать процесс сохранения документа во время работы с документом с помощью функции Автосохранение.

Функция Автосохранение включена в редакторе по умолчанию. Редактор автоматически сохраняет текст через определённый промежуток времени. Отключить или включить данный режим, а также изменить периодичность сохранения документа можно следующим образом:

1. Выбрать последовательно пункты меню Сервис, Параметры...

2. Выбрать вкладку Сохранение.

3. Щелчком мыши отметить (если нужно включить режим автосохранения документа) или же снять отметку (если нужно отключить этот режим) в списке параметров сохранения в пункте Автосохранение каждые.

4. Если устанавливается режим автосохранения, в поле минут ввести число минут между автоматическими сохранениями и щелкнуть на кнопке ОК.

Освоить процедуру сохранения документа.

Рекомендуется заполнить специальную анкету, в которую вносится полезная информация о документе, которая может в дальнейшем облегчить работу с ним, например, при поиске документа. Выполнить это можно следующим образом:

1. Выбрать последовательно пункты меню Файл, Свойства — открывается диалоговое окно «Свойства». Правее в заголовке имеется имя файла документа.

2. Выбрать вкладку Документ.

3. По возможности полнее заполнить имеющиеся там графы и щелкнуть на кнопке ОК.

Заполнить анкету для созданного документа.