2. Использование шаблонов для создания документов
Каждый документ в редакторе Word создаётся на основе какого-то шаблона. Шаблон можно представить как модель, или базовую структуру, которая определяет вид документа и частично определяет его содержание. По умолчанию при создании нового документа редактор предлагает шаблон Обычный. Этот шаблон содержит определённые стили символов и абзацев. В процессе создания документа пользователь, используя данный шаблон, может изменять стили отдельных фрагментов своего документа.
Пользователь может использовать и другие шаблоны, которые имеются в составе редактора. Более того, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.
Шаблон может содержать следующие компоненты:
Информация о разметке. Она включает форматирование символов, абзацев, разделов и страниц. Информация о разметке также включает стили. Когда документ базируется на каком-то шаблоне, всё, что вводится с клавиатуры, форматируется в соответствии с данной информацией о разметке. Пользователь, при необходимости, может изменить формат отдельных фрагментов документа.
Стереотипный текст в шаблоне появляется в каждом документе, основанном на данном шаблоне. Например, шаблон, используемый для составления писем.
Коды полей представляют определённые виды данных. Например, код поля может представлять текущую дату. При создании документа, базирующегося на шаблоне с таким кодом поля, вместо кода поля будет подставляться дата создания документа.
Элементы автотекста содержат часто встречающиеся в документах данного типа выражения. Пользователь может не вводить такие фрагменты с клавиатуры, а воспользоваться уже готовыми.
Макрос — это совокупность команд, которую выполняет редактор для решения той или иной конкретной задачи.
Файлы шаблонов имеют расширение имени .dot. Если пользователь создаёт свой шаблон, он должен присвоить ему это расширение имени. По умолчанию, все шаблоны хранятся в папке Program Files\Microsoft Offise\Шаблоны или в папках, вложенных в данную папку. Если пользователь создаёт свои шаблоны, по умолчанию они помещаются в указанную папку. Пользователь может созданный шаблон поместить и в другую папку.
Предварительный просмотр стилей в шаблоне
Перед тем, как создавать документ на основе какого-то шаблона или применить его к уже созданному документу, можно предварительно посмотреть, как повлияет на документ этот шаблон. Для этого следует выбрать пункты меню Формат, Библиотека стилей — открывается диалоговое окно «Библиотека стилей» (рис. 8.4). В этом окне в области Шаблон представлен список доступных шаблонов и имя выбранного шаблона. Под списком в области Просмотреть имеются три переключателя: документ — используется текущий документ; пример — приводится пример документа, созданного на основе выбранного шаблона; образцы стилей — приводятся образцы стилей для разных фрагментов документа.
Рис. 8.4. Диалоговое окно Библиотека стилей с образцом документа и шаблоном Текущий
В области Описание выводится имя выбранного шаблона и представлен образец документа, созданного на его основе.
На примере набранного текста опробовать предварительный просмотр стилей документа для различных шаблонов.
Создание нового документа на основе шаблона
При создании нового документа на основе какого-то шаблона редактор копирует весь стереотипный текст из выбранного шаблона в документ. В документ копируются все стили шаблона, а сам шаблон присоединяется к создаваемому документу. В результате пользователь получает доступ ко всем элементам автотекста и макросам, имеющимся в шаблоне.
Чтобы создать новый документ на основе шаблона, отличного от шаблона Обычный, нужно:
Открыть диалоговое окно «Создание документа» (рис. 8.1).
Выбрать нужную вкладку (например, Письма и факсы).
Выбрать нужный шаблон (например, Современное письмо) и запустить его двойным щелчком мыши или щелчком на кнопке ОК — на экране появляется шаблон со стереотипным текстом и рекомендациями по созданию данного документа (рис. 8.5).
Рис. 8.5. Шаблон Современное письмо
Большая часть поля экрана заполнена стереотипным текстом и рекомендациями по созданию документа по данному шаблону. Элементы текста в квадратных скобках — это маркеры, которые показывают, куда следует поместить определённый фрагмент текста создаваемого документа (например, письма).
Создать письмо на основе шаблона Совремённое письмо.
Создание данного письма можно выполнить в такой последовательности:
В поле обратного адреса (текст, заключённый в квадратные скобки [введите обратный адрес]) ввести свой обратный адрес.
Выделить строку Название предприятия и заменить её названием своего предприятия.
Сохранить дату создания документа (автоматически выводится текущая дата).
Ввести адрес получателя вместо [введите адрес получателя].
После слова Уважаемый: ввести фамилию, имя и отчество или же просто имя и отчество лица, которому непосредственно адресуется письмо.
Вместо текста шаблона, поясняющего методику создания письма, ввести текст письма. Удалить ненужные фрагменты.
Ввести имя и должность отправителя.
Сохранить созданное письмо.
Создать 1 — 2 документа, используя другие шаблоны.
Если в дальнейшем будут создаваться подобные письма, можно сохранить созданное письмо как шаблон, удалив из него неповторяющиеся фрагменты и оставив то, что будет постоянно повторяться во всех письмах (например, обратный адрес, название предприятия, имя и должность отправителя). Для этого следует:
Выбрать пункты меню Файл, Сохранить как… — открывается диалоговое окно «Сохранение документа».
В раскрывающемся списке Тип файлов выбрать значение Шаблоны документа.
Выбрать папку, в которой будет сохранён данный шаблон, и задать имя файлу шаблона.
Щелчком на кнопке Сохранить закрыть диалоговое окно «Сохранение документа» — откорректированный шаблон будет сохранён под указанным именем в выбранной папке.
Создание шаблона
Шаблоны, входящие в состав Word, — хорошая основа для типичных документов, создаваемых в различных учреждениях. Но не во всех случаях они будут полностью удовлетворять требованиям к создаваемым документам. Возможно, что нужные шаблоны должны будут немного отличаться от имеющихся, а возможно, — отличия будут существенными. Поэтому довольно часто возникает необходимость создания своих собственных шаблонов.
Создать новый шаблон можно методом модернизации существующего шаблона или на основе документа.
В первом случае следует открыть наиболее подходящий шаблон, обычными методами редактирования откорректировать стереотипный текст и сохранить шаблон под новым именем, как описывалось выше.
Во втором случае следует:
Открыть уже созданный документ с нужным стилем.
Удалить весь текст, за исключением того, который будет использоваться в качестве стереотипного.
Сохранить документ как шаблон указанным выше способом.
Выбрать один из имеющихся в Word шаблонов и создать на его основе новый. На основе одного из текстовых документов, созданных на занятии, создать новый шаблон.