Контрольные вопросы
Пояснить, как можно разделить документ на разделы. Выполнить практически.
Пояснить, как можно отменить разделение документа на разделы. Выполнить практически.
Пояснить, как можно установить защиту разделов документа. Выполнить практически.
Пояснить, как создаются колонки одинаковой ширины в набранном тексте документа. Выполнить практически.
Пояснить, как создаются колонки разной ширины в набранном тексте документа. Выполнить практически.
Пояснить, как производится выравнивание текста документа по вертикали. Выполнить практически.
Пояснить, как производится вставка номеров страниц. Выполнить практически.
Пояснить, как производится задание форматов номерам страниц. Выполнить практически.
Пояснить, как создаются колонтитулы. Выполнить практически.
Пояснить, как создаются особые колонтитулы для первой, чётной и нечётной страниц. Выполнить практически.
Пояснить, как выполняется предварительный просмотр документа перед печатью. Выполнить практически.
Пояснить, как выполняется выбор принтера. Продемонстрировать.
Пояснить, как выполняется печать части документа. Выполнить практически.
Пояснить, как выполняется печать документа в файл. Выполнить практически.
Литература: [1, стр. 181 — 212].
Практическое занятие 8. (4 часа). Создание текстовых документов с помощью мастеров и шаблонов
ЦЕЛЬ: Изучить методику создания текстовых документов с помощью мастеров и шаблонов.
СОДЕРЖАНИЕ ЗАНЯТИЯ: Создание делового письма и служебной записки с помощью мастеров документов; использование стандартных шаблонов для создания текстовых документов; создание новых шаблонов.
Методические материалы и указания к занятию
Текстовый редактор Word содержит специальные средства, позволяющие экономить время при создании часто используемых в учреждении документов — мастера и шаблоны документов.
1. Создание документов с помощью мастеров
Мастера — это удобные в использовании программы, которые входят в состав редактора Word. Они позволяют создавать документы в диалоговом режиме, отвечая на вопросы, которые появляются на экране в ходе создания документа. Файлы мастеров имеют расширение имени .wiz. Мастер создаёт форматированный документ и напоминает о необходимости включения элементов, о которых пользователь может забыть в процессе создания документа.
Чтобы воспользоваться мастером для создания нового документа, следует выбрать пункты меню Файл, Создать — открывается диалоговое окно «Создание документа» (рис. 8.1). Это окно содержит несколько вкладок с мастерами и шаблонами документов разного типа. Если каких-то типов документов в данном окне нет, то можно их установить с компакт-диска, содержащего Microsoft Office или Word.
Все мастера редактора используются примерно одинаково. Освоим работу с мастерами на примере Мастера писем и Мастера записок.
Создание письма с помощью Мастера писем
Для составления письма нужно открыть мастер писем и установить ряд параметров в различных диалоговых окнах. Выполняется это в следующем порядке:
Открыть диалоговое окно «Создание документа» (рис. 8.1), выбрав пункты меню Файл, Создать.
Рис. 8.1. Диалоговое окно Создание документа
Выбрать вкладку Письма и факсы.
Если создаётся непосредственно письмо, активизировать переключатель документ в области Создать (на данном этапе использовать его).
Щёлкнуть дважды на значке Мастер писем или выделить его и щёлкнуть на кнопке ОК — на экране появляется Помощник. Если будет создаваться одно письмо, то следует выбрать переключатель Создать одно письмо (переключатель Создать письма для слияния на данном этапе освоения не рассматривается).
Щелкнуть на кнопке ОК — появляется диалоговое окно «Мастер писем — шаг 1 из 4» (рис. 8.2).
Рис. 8.2. Диалоговое окно Мастер писем — шаг 1 из 4
Данное окно имеет четыре вкладки:
Формат письма — позволяет выбрать вид страницы, стиль письма, стиль строки даты, а также оставить место для шапки, если при распечатке используется бланк с готовой шапкой;
Адресат — позволяет внести с клавиатуры имя получателя или воспользоваться для этого адресной книгой, если она установлена на компьютере. Кроме того, можно выбрать стиль приветствия;
Другое — содержит дополнительные компоненты адресации (строка ссылки, тема, пометки или внимание). Можно указать, кому следует направлять копии письма. Эти атрибуты не являются обязательными;
Отправитель — позволяет ввести имя отправителя с клавиатуры или воспользоваться для этого адресной книгой. Кроме того, можно выбрать стиль заключительного пожелания (в раскрывающемся списке прощание) получателю письма, создать ссылку на другие материалы (установив флажок число приложений) в своём документе, указать свою должность (в раскрывающемся списке должность) и название организации (в раскрывающемся списке предприятие), а также включить инициалы составителя письма (в раскрывающемся списке имя отправителя)
Переход к каждой последующей вкладке осуществляется щелчком мыши либо на соответствующем ярлычке вкладки, либо на кнопке Далее>. Щелчок на кнопке Готово завершает предварительное оформление письма — на экране появляется созданная форма письма, в которую следует впечатать его текст (на месте сообщения «Введите текст письма…»).
Используя описанную методику, создать 2 — 3 письма.
Создание записки с помощью Мастера записок
Все мастера редактора работают примерно так же, как описанный выше Мастер писем. Каждый мастер выводит на экран ряд диалоговых окон, в которых пользователь делает выбор и в некоторых случаях набирает текст. Мастер запоминает сделанный выбор значений параметров. При первом использовании мастера нужно пройти всю последовательность действий от начала до конца. При дальнейшем использовании данного мастера некоторые параметры заново можно не задавать, если они подходят для данного документа. Это существенно ускоряет процесс создания документа.
Освоим работу с Мастером записок. Запускается он, так же как и Мастер писем, только в диалоговом окне «Создание документа» следует выбрать вкладку Записки. После его запуска на экране появляется диалоговое окно «Создание служебной записки» (рис. 8.3). В этом окне имеется схема, отображающая порядок создания документа. Переход к следующему этапу создания записки выполняется щелчком мыши либо на соответствующем элементе данной схемы, либо на кнопке Далее>.
Рис. 8.3. Диалоговое окно Создание служебной записки
Этапы создания служебной записки:
Выбор стиля записки (пункт Стиль на схеме) — предлагается три вида стилей: стандартный, современный и изысканный.
Задание шапки записки (пункт Шапка на схеме) — предлагается два варианта: Да, с заданным текстом (в поле ввода следует ввести текст шапки) или Нет, используется готовый бланк (если записка печатается на готовом бланке с шапкой).
Создание полей заголовка (пункт Поля заголовка на схеме) — указывается дата создания записки (по умолчанию вводится текущая дата), от кого, тема записки, степень важности.
Указание адресата (пункт Адресат на схеме) — указывается, кому адресуется записка и кому адресуется её копия (при наличии адресной книги можно ей воспользоваться). Указывается, следует ли создавать отдельный лист с адресами рассылки документа.
На шаге Подписи можно указать: имя автора записки и машинистки, число приложений и вложения.
На шаге Колонтитулы определяется содержание верхнего и нижнего колонтитулов.
Щелчок на кнопке Готово — открывает созданную заготовку записки, в которую следует вписать собственно содержание записки.
Создать 1 — 2 служебные записки.