Характеристика попереднього, поточного та завершального контролю в організації

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
ПОПЕРЕДНІЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується на основі аналізу ділових і професійних навичок претендентів на вакантні посади, кваліфікації, рис характеру, які задовольняють організацію та необхідні для виконання певних робіт. При цьому встановлюють мінімальний рівень вимог до працівників щодо професійної освіти, досвіду роботи, навичок тощо
Інформаційні	Зовнішню та внутрішню інформацію, що надходить з усіх інформаційних каналів, перевіряють на достовірність та об’єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації
Фінансові	Перевіряють усі грошові надходження і видатки підприємства, їх відповідність фінансовій документації, терміни надходження, виплати
Матеріальні	Зосереджений на перевірці якості та кількості отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів і зафіксованих у них критеріїв
ПОТОЧНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі регулярних перевірок роботи працівників, обговорення проблем, періодичної атестації працівників тощо
Інформаційні	Охоплює перевірку роботи системи оброблення, групування інформації, виділення першочергової і другорядної, термінової і нетермінової інформації, а також її розподілу в межах організації
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, відповідності фінансової документації та фінансових операцій нормам чинного законодавства тощо
Матеріальні	Виявляється у перевірці ефективності використання наявних матеріальних ресурсів у процесі виробничо-господарської діяльності
ЗАВЕРШАЛЬНИЙ КОНТРОЛЬ
Трудові	Охоплює перевірку відповідності кваліфікації працівників посаді, продуктивність їх праці, здатність до постійного удосконалення професійних навичок
Інформаційні	Зосереджений на перевірці повноти, достовірності та об’єктивності інформації, необхідної для виконання поставлених завдань
Фінансові	Передбачає перевірку фактичних результатів і порівняння їх із запланованими
Матеріальні	Зорієнтований на перевірку кількості та якості виготовленої продукції

Механізм адміністративного контролю реалізується сукупністю інструментів, що використовуються для оцінки процесів і явищ , що відбуваються в системі управління організації .

Основними інструментами адміністративного контролю є бюджетний контроль, адміністративний аудит, адміністративний облік, статистичне спостереження , особисте спостереження , доповіді та наради .

Бюджетний контроль використовується для отримання вичерпної інформації про доходи та витрати організації. Бюджет це складений у грошовому виразі основний план надходження, розподілу і використання фінансових ресурсів організації .

Адміністративний аудит - це сукупність контрольних дій, що дозволяють отримати об'єктивну та своєчасну інформацію про поточний стан та функціонуванні системи управління організації .

Основними об'єктами адміністративного аудиту є :

• місія , цілі та завдання організації ;

• закони і принципи формування, розвитку і функціонування організації;

• стратегії організації;

• функції організації ;

• структура організації;

• технології управління ;

• внутрішні і зовнішні комунікації ;

• управлінські рішення;

• інформаційні технології ;

• системи документообігу .

До основних принципів адміністративного аудиту віднесено:принцип виділення головного; принцип відповідності; принцип енциклопедичності; принцип повноти; принципу системності; принцип централізації; принцип стандартизації.

Адміністративний облік це система комплексного обліку витрат і доходів, нормування , контролю та аналізу. Предметом адміністративного обліку є сукупність всіх об'єктів, існуючих в процесі управління діяльністю організацією. Об'єкти адміністративного обліку можна умовно поділити на дві основні групи. До першої групи об'єктів адміністративного обліку належать виробничі ресурси організації . До складу другої групи входять всі господарські процеси, що протікають всередині організації.

До виробничих ресурсів організації віднесено: основні фонди (тобто засоби праці ); нематеріальні активи ; матеріальні ресурси (предмети праці).

До господарських процесів , що є об'єктами адміністративного обліку , відносяться такі види діяльності постачально - заготівельна; виробнича; фінансово -збутова ;організаційна.

Методи адміністративного обліку включають наступні основні елементи: документування; інвентаризацію; угруповання і узагальнення контрольних рахунків; планування; нормування; лімітування; контроль; аналіз .

Основним джерелом інформації для адміністративного обліку є первинний облік . Комплексний підхід до організації первинного обліку дозволяє : здійснювати оперативне планування і контроль процесу виробництва/ надання послуги ; узагальнити завдання оперативного обліку між собою із завданнями календарного планування; здійснювати контроль використання матеріальних і трудових ресурсів; підвищити ефективність складського обліку.

Статистичне спостереження може бути використано для того, щоб визначити кількість, якість і час виконання конкретної роботи. Як правило , статистична інформація складаються для того , щоб визначити, кількість роботи що було виконано, за який період часу та яка кількість помилок при цьому було допущено.

У системі адміністративного менеджменту зачасту застосовуються формалізовані системи контролю – доповіді та наради. Коли чітко розроблена методика складання доповіді та порядок передачі його вищестоящому керівництву. Будь-яка доповідь повинна містити наступну інформацію: про ідентифікацію, час виникнення і ступеня виявленого відхилення від норми; про можливі причини виникнення відхилення; про аналіз наслідків відхилення; про рекомендації щодо усунення відхилення.

Наради дозволяють уникнути зайвих витрат робочого часу на складання письмових звітів надають можливість керівнику отримати достовірну оперативну інформацію. Наради можуть бути корисні для оцінки психологічної атмосфера в колективі або стан іміджу організації .

До всіх вище наведених систем контролю незалежно від їх виду пред'являються певні вимоги, дотримання яких є невід'ємною умовою ефективності їх проведення . До таких вимог належать:

1 ) система контролю повинна відповідати цілям , завданням і планам організації;

2 ) система контролю повинна бути зрозуміла і прийнята керівникам всіх рівнів управління організації;

3 ) система контролю повинна бути економічна, тобто забезпечувати максимальну ефективність контрольних дій при мінімальних витратах;

4 ) система контролю повинна забезпечувати своєчасність його здійснення;

5 ) система контролю повинна бути гнучкою, тобто мати здатність швидко пристосовуватися до змін у зовнішньому і внутрішньому середовищі організації.

Виявлені в процесі контролю проблеми і порушення процесу виробничо-господарської діяльності, а також негативні його результати вимагають здійснення регулювання.

Регулювання – вид управлінської діяльності, спрямований на усунення відхилень, збоїв, недоліків у керованій системі шляхом розроблення і впровадження керуючою системою відповідних заходів.

Регулювальні заходи можуть застосовуватися на всіх попередніх етапах технології менеджменту (планування, організаційного управління, мотивування, контролювання). Для цього вдаються до коригування дій, що базуються на виборі таких рішень: усунення відхилень, перегляд стандартів і критеріїв, усунення відхилень з переглядом стандартів і критеріїв.

На рис. 7.4 зображено графічну модель процесу регулювання під впливом різних факторів, які потребують змін у плануванні, організуванні, мотивуванні.

Рис. 7.4. Процес регулювання діяльності організації

Невід'ємним елементом функції регулювання є працівники. Регулювання - це вид діяльності, що представляє собою вплив керівника на підлеглих таким чином, щоб вони виконували роботу для досягнення цілей організації. Тому регулювання виступає як комунікаційний процес між керівником і підлеглим. Так як, керівники здійснюють функцію регулювання, то вони повинні вміти об’єктивно оцінювати ситуацію, щоб виробляти вірні підходи до поведінки працівників, на яку спрямовані його впливи.

У процесі регулювання здійснюється не лише вплив на працівника, а прямий чи опосередкований (через документ, норматив тощо) вплив, що спонукає його до дії.

Регулювання повинно бути орієнтоване на поведінку працівника, а вона залежить від таких характеристик, як сприйняття регулюючого впливу і очікування наслідків виконання цього впливу. Тому змістовна частина регулюючих впливів повинна мати мотивуючі елементи.

У практиці адміністративного менеджменту виокремлюють наступні види регулювання діяльності організації.

1.Стабілізуюче регулювання. Основними засобами здійснення стабілізуючого регулювання є реалізація визначених правил, процедур і стилів поведінки. Стабілізуючий вплив на поведінку в процесі виробництва і управління здійснюється шляхом дотримання регламентуючих документів. Їх зміст залежить від об’єкта управління, діяльність якого регулюється, та видів діяльності суб’єкта управління. Наприклад, статут підприємства регламентує: вид підприємства, мету, завдання, повноваження керівників тощо. Посадова інструкція - визначає повноваження конкретної посадової особи.

Стабілізуюче регулювання спрямоване на регламентацію загально-організаційних визначених соціальних правил, точних розпоряджень до дії, певних видів діяльності й поведінки людей на підприємстві. Стабілізуюче регулювання можна поділити на: безпосереднє регулювання; регулювання на основі норм і регулювання за допомогою інструктування.

Безпосереднє регулювання спрямоване на діяльність підприємства в цілому, організаційну структуру управління та структуру апарату управління. До регламентуючих документів відносяться статут, положення про лінійні та функціональні підрозділи, посадові інструкції.

Регулювання на основі норм встановлює певні норми поведінки працівників, що зайняті у виробництві та управлінні. Регулювання проявляється як у розробці та проектуванні процесів (дотримання норм і нормативів), так і в управлінні ними.

Регулювання за допомогою інструктування ґрунтується на методичній допомозі й інформаційному забезпеченні виконання майбутньої роботи. Інструктування - це наставляння, докладне пояснення, попередження, вказівка з дотримання, виконання чого-небудь тощо.

2. Розпорядницьке регулювання - це процес безпосереднього впливу з боку керівника по відношенню до виконавця. Його використання обумовлене наступними причинами: а) необхідністю усунення відхилень від установлених стандартів виявлених при контролюванні; б) необхідністю спонукання до дії для виконання прийнятого управлінського рішення.

За своїм змістом розпорядницькі впливи мають різну форму. Активний розпорядчий вплив проявляється у наказах, вказівках, постановах, розпорядженнях, резолюціях, рішеннях. Пасивний розпорядчий вплив - це інформування, рекомендації, пропозиції, побажання.

3.Дисциплінарне регулювання торкається поведінкових аспектів функції регулювання. Дисциплінарне регулювання це спосіб, за допомогою якого забезпечується дотримання відповідальності як основи управління.

За своїм змістом дисциплінарне регулювання може мати:

а) розпорядницький вплив (наказ про заохочення чи покарання);

б) регламентуючий вплив (посадова інструкція, внутрішній розпорядок тощо);

в) нормуючий вплив (норми часу, норми виробітку та ін.).

Процес здійснення регулюючих впливів складається з цілого ряду логічно взаємозалежних етапів і процедур. У процедурі регулювання виділяють три етапи: добір стандартів, що стабілізують діяльність працівників; вироблення адекватних регулюючих впливів на виконавців; усунення відхилень чи проблем, що виникли.