Тема 7. «Контролювання та регулювання в адміністративному менеджменті»

1. Поняття контролю та його місце в системі адміністративного управління. Принципи адміністративного контролю.

2. Види адміністративного контролю.

3. Зміст адміністративного контролю. Адміністративні стандарти.

4. Процес та етапи контролю в адміністративній діяльності

5. Попередній, поточний та завершальний контроль діяльності апарату управління.

6. Інструменти адміністративного контролю. Бюджетний контроль, адміністративний аудит, статистичне спостереження, доповідь, нарада, звіт.

7. Особливості регулювання адміністративної діяльності в організації. Етапи процесу регулювання.

Рекомендована література для самостійного вивчення теми: (2 ,6,7,8,9)

Управлінський контроль є однією із основних функцій в адміністративному менеджменті, метою якого є кількісна і якісна оцінка праці та облік результатів роботи організації, щоб фактичні результати відповідали очікуваним (планам, нормам, стандартам).

Об'єктами контролю в організації є проміжні й кінцеві результати виконання планових завдань; показники витрат ресурсів; економічної ефективності.

Суб’єктом контролю може бути група працівників або функціональний підрозділ, наділений відповідними повноваженнями.

Контроль - це процес забезпечення організацією своїх цілей. Цілі контролю будуть досягнуті тільки у тому випадку, якщо вони здійснюватимуться у відповідності з визначеними принципами контролю.

Принципи контролю - це основні елементи науково - обґрунтованої системи контролю. Контроль повинен відповідати таким вимогам, а саме бути: всеохоплюючим, постійним і оперативним, об'єктивним і безперервним, масовим і гласним, дієвим і плановим, мати кінцеві результати, гнучким, орієнтованим на людину, економічним.

Головна мета контролю - не виправлення помилок, а їх запобігання. Основними завданнями контролю є наступні:

1. визначити у зовнішньому і внутрішньому середовищах організації фактори, які можуть здійснювати істотний вплив на її функціонування і розвиток, своєчасно на них відреагувати;

2. розкрити неминучі в діяльності організації порушення та помилки і оперативно прийняти заходи по їх усуненню;

3. оцінка роботи організації та її персоналу за визначений період, ефективності і надійності системи управління нею.

У підсумку, контроль дозволяє запобігти негативних результатів діяльності та створювати необхідні передумови для стимулювання персоналу.

На практиці використовується декілька видів контролю, які за кваліфікаційними ознаками поділяються:

• за направленнями впливу (зовнішній і внутрішній);

• за аспектами впливу (управлінський, фінансовий, господарський, технологічний);

• по виконанню завдань (стратегічний, поточний, оперативний);

• за суб'єктами контролю (ринку капіталів, колективних і колегіальних органів управління, державний і відомчий);

• по вирішенню завдань (лінійний, функціональний, операційний);

• за методами контролю (попередній, поточний, заключний);

• за механізмами регулювання і саморегулювання (контроль і самоконтроль).

В залежності від суб'єктів господарювання, напрямів їх діяльності і особливостей формування виділяють державний, внутрішній і громадський контроль та аудит.

Державний контроль здійснюється спеціальними органами державного апарату, діяльність яких поширюється на усі галузі національної економіки незалежно від їх відомчої підпорядкованості.

Внутрішній контроль виступає складовою частиною системи управління і здійснюється як безпосередньо керівництвом та й іншими посадовими особами господарюючого суб'єкта, так і його спеціальними контрольними службами. В свою чергу, внутрішній контроль може здійснюватися власником (через створення ревізійних комісій або на договірній основі), виконавчим органом шляхом створення спеціальної служби внутрішнього контролю (аудиту), або безпосередньо управлінським апаратом.

Аудит незалежний фінансовий контроль, який здійснюється на договірній основі спеціальними аудиторськими фірмами з метою встановлення відповідності фінансово-господарських операцій, обліку і звітності чинному законодавству, яке регулює економіко-правові відносини і діяльність господарських суб'єктів.

Громадський контроль здійснюється контрольними органами громадськості та є самим масовим видом контролю. Громадський контроль, як і державний, з переходом до ринкової економіки набув суттєвої модернізації.

За сферою застосування розрізняють фінансовий і адміністративний контроль.

Фінансовий контроль охоплює всі сфери діяльності організації і здійснюється на основі вартісних показників, які дозволяють порівнювати планові витрати з фактичними. Фінансовий контроль здійснюють спеціальні підрозділи: планово-фінансовий відділ, бухгалтерія, ревізійні комісії, спостережні ради, а також економісти і бухгалтери виробничих підрозділів. Функція фінансового контролю значно удосконалилась за рахунок використання комп'ютерної техніки, яка дозволяє прискорити процес збору інформації.

Адміністративний контроль ведуть на всіх рівнях управління, який покликаний оцінювати діяльність співробітників. Він здійснюється постійно як спеціальними підрозділами, так і керівниками.

За джерелами контрольних даних виділяють документальний і фактичний контроль.

Документальний контроль здійснюється за документальною інформацією. В якості інформаційних джерел виступають бізнес-плани, кошторис, бюджетні завдання структурним підрозділам господарських суб'єктів, річна і проміжна бухгалтерська звітність, форми статистичної і податкової звітності, а також первинна документація. Специфіка джерел документального контролю складається в тому, що вони можуть бути як достовірними, так і недостовірними , повними і неповними. Це в значній мірі обмежує можливості документального контролю в повному і об'єктивному відображенні господарських процесів.

Фактичний контроль здійснюється за даними огляду безпосередньо контролюючого об'єкту. Перевага фактичного контролю полягає у тому, що він забезпечує безумовну достовірність даних. Але за відсутності необхідної інформації у всій повноті цей контроль не в змозі розкрити весь господарський процес, тому його необхідно проводити з документальним контролем.

За охопленням контролюючих об'єктів виділяють суцільний і вибірковий контроль.

Суцільний контроль означає перевірку об'єктів (господарських операцій) в суцільному порядку і відзначається високою трудомісткістю, у зв'язку з чим використовується в окремих ланках фінансово-господарської діяльності.

Вибірковий контроль обмежується перевіркою окремого кола контролюючих об'єктів (господарських операцій) по існуючим методам їх вибору, на підставі яких формуються висновки.

За періодичністю проведення виділяють систематичний (регулярний) і разовий (епізодичний) контроль.

Систематичний (регулярний) контроль проводиться, як правило, з визначеною періодичністю і характерний для державного, внутрішнього і аудиторського контролю.

Разовим (епізодичним) в основному є громадський контроль, який обумовлюється тими чи іншими ініціативами.

За часом здійснення розрізняють попередній, поточний і підсумковий контроль.

Попередній контроль здійснюється до завершення фінансово-господарських операцій (на стадії виконання затвердженого кошторису і проведення певних робіт) для попередження економічно-недоцільного використання коштів, а також інших дій.

Поточний контроль проводиться у процесі здійснення фінансових і виконання господарських операцій, а його результати використовуються для оперативного регулювання виробництва і координації діяльності структурних підрозділів.

Підсумковий (заключний) контроль пов'язаний з оцінкою виконання організацією планів і складання нових. Передбачає повний аналіз не тільки конкретних результатів діяльності за поточний період, але й сильних і слабких її сторін.

Контроль і перевірка виконання стратегічних планів і програм потребують налагоджування взаємозв'язаних систем контролю в організаціях, які охоплюють підсистеми контролю за: технологічними процесами; якістю продукції та праці; додержанням чинного законодавства, що регулює діяльність підприємства; виконанням окремих завдань, напрямів та стратегічних програм і планів; виконання рішень, вказівок, наказів, розпоряджень керівництва організації або підприємства; додержання затверджених фінансово-економічних параметрів функціонування підприємства.

За рівнем централізації контролю: централізований та децентралізований.

Централізований контроль постає як цілеспрямована діяльність спеціалізованих контрольних служб, заснована на використанні суворих правил, інструкцій, нормативів. Його особливістю є послідовний, спрямований на суб’єкт вплив „зверху до низу”; здебільшого йому властива закритість інформації.

Децентралізований контроль ґрунтується на соціальних нормах, цінностях, традиціях, корпоративній культурі. Значною мірою він зорієнтований на самоконтроль та внутрігруповий контроль, що здійснюється на засадах соціальної взаємодії. Йому властива прозорість інформації про цілі, засоби, терміни проведення контролю. Не менш важливою його особливістю є і забезпечення двостороннього впливу.

Під адміністративним контролем в найбільш загальному вигляді слід розуміти управлінську діяльність , направлену на визначення поточного стану керуючої підсистеми управління організацією, з метою виявлення можливих відхилень від заданого режиму функціонування .

Основна мета адміністративного контролю полягає у своєчасному отримані інформації про те , чи були досягнуті поставлені цілі і виконані завдання. При цьому важливо , щоб всі системи контролю оперативно фіксували будь-які відхилення фактичних показників від планових . Це дозволить вчасно вносити відповідні корективи у процес функціонування організації. Також, це дозволяє керівництву організації досягти відразу дві важливі цілі. По-перше , підвищити якість і ефективність діяльності організації. По-друге , задовольнити потребу співробітників у повазі і самовираженні .

В системі адміністративного контролю організації можна виділити три основні взаємопов'язані елементи , а саме:

• встановлення стандартів стану і функціонування керованої системи;

• оцінка поточного стану керуючої системи, вихідних в ній процесів на предмет виявлення можливих відхилень;

• усунення виявлених відхилень , тобто приведення керуючої системи в стан, що відповідає встановленим стандартам.

Стандарт – це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства (організації, установи), що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції/послуги.

Стандарти стану і функціонування системи управління розробляються в процесі організаційного регламентування і слугують основним критерієм адміністративного контролю .

Розробка адміністративних стандартів включає передбачає два етапи:

1 ) визначення способів оцінки встановлених критеріїв і розробка оціночних шкал ;

2 ) розрахунок трудомісткості адміністративного контролю, тобто визначення обсягу роботи, яка повинна бути виконана для здійснення контрольних замірів.

Об'єктами стандартизації в організації є: виконання робіт для забезпечення якості продукції; забезпечення діяльності підприємства; продукція; процеси; оснащення та інструменти; послуги;

Процес контролю - це діяльність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення поставлених цілей шляхом організації певних завдань і застосування відповідних принципів, методів, технічних засобів і технології контролю [15, с.397-405].

Процес контролю - це, з одного боку, процес встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і їх відхилення від цих стандартів; з іншої - процес спостереження ходу виконання ухвалених управлінських рішень і оцінки результатів в ході їх виконання (рис.7.1.)

Рис.7.1. Структура процесу контролю

Основна причина необхідності контролю — це невизначеність, що є невід'ємним елементом майбутнього і властива будь-якому управлінському рішенню, виконання якого передбачається в майбутньому.

Зміст процесу адміністративного контролю визначають наступні його характеристики:

• організаційна, яка включає вибір об'єкта контролю, організаційну і методичну підготовку, порядок його здійснення;

• змістово-технологічна, яка містить розробку плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкту, а також як здійснюється сам процес контролю;

• узагальнюючо-корегуюча, яка включає узагальнення, обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання.

В залежності від строків проведення виокремлюють такі форми контролю: попередній, поточний, наступний та заключний (рис.7.2).

Рис.7.2. Види контролю в організації

З

Попередній контроль

а етапами виробничо-господарської діяльності виокремлюють: попередній, поточний та завершальний (рис. 7.3).

Попередній контроль здійснюється на вході в систему організації на основі встановлених правил, процедур, норм поведінки тощо. Цей вид контролю використовують щодо людських (трудових), матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних та інших ресурсів.

Поточний контроль реалізується в процесі виробничо-господарської діяльності. Його характеризують такі особливості:

• управлінська необхідність;

• наявність мети, спрямованість на конкретні робочі місця;

• використання зовнішніх ресурсів для внутрішнього споживання організації;

• націленість на всі види діяльності організації.

Завершальний контроль здійснюють на виході із системи організації. Він необхідний для виявлення рівня досягнутих результатів в організації, забезпечення мотивації (наприклад, при оплаті праці, преміюванні тощо).

Для підвищення ефективності кожного із видів контролю доцільно їх реалізовувати стосовно конкретних видів ресурсів (табл. 7.1).

Таблиця 7.1.