7. Методи виправлення помилок у грошових виправдних документах та порядок вилучення документів із справ фінансово-економічної служби.

Методи виправлення помилок:

1. коректурний;

2. “сторно”.

1) Для виправлення помилок у записах облікових регістрів і звітів коректурним методом неправильний запис закреслюється однією тонкою лінією (щоб закреслене можна було прочитати), а над ним надписуються правильна сума і текст. На вільному місці цієї ж сторінки книги поруч з виправленням робиться запис: “Виправленому (зазначається сума) вірити” і завіряється підписом відповідної особи. У випадках, коли тільки закреслюється помилковий запис без виправлення його, робиться застереження: “Закреслене (зазначається сума чи текст) не рахувати (чи не читати)” і також засвідчується підписом відповідальної за цю ділянку роботи особи.

Наприклад, якщо раніше написану цифру “20” потрібно виправити на “15”, тоді “20” закреслюється і поруч пишеться “15” і робиться запис такого змісту:

“Виправленому на "15" в графі 6 вірити.

Начальник ФЕС військової частини А-0000

капітан І.Борисенко

"___" ________ 20__ р.”

Якщо потрібно тільки закреслити цифру “20”, тоді ця цифра закреслюється і робиться запис :

“Закреслене в графі 6 не читати.

Начальник ФЕС військової частини А-0000

капітан І.Борисенко

"___" ________ 20__ р.”

2) Якщо помилки по обліку виявлені не зразу після здійснення запису, а через деякий час, коли в книгах і картках обліку виведені підсумки, виправлення помилок здійснюється методом “сторно”, тобто неправильно записана сума в тих самих графах, де була проставлена, повторюється червоним чорнилом, після чого чорним чорнилом записується правильний зміст і сума операції. На кожне таке виправлення начальником фінансового органу військової частини складається бухгалтерська довідка, в якій повинні бути пояснені причини виправлення. Ця довідка проводиться за обліком і підшивається у справу з грошовими виправдними документами.

При виведенні підсумків, сума записана червоним кольором віднімається, а записане чорним кольором - додається.

8. Отримання, облік, оформлення, зберігання та знищення бланків суворого обліку по фінансово-економічній службі військової частини.

До бланків суворого обліку військової частини належать:

- документи, що засвідчують особу, освіту, трудовий стаж (трудова книжка і вкладиш до неї; посвідчення офіцера, військовий квиток; дипломи, грошові атестати);

- проїзні документи (документи на перевезення вантажів; військові проїзні документи);

- документи, що обслуговують грошовий обіг (книжки чекові, бланки довіреностей).

Облік бланків суворого обліку у військовій частині ведеться фінансово-економічною службою в книзі обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46), але є виключення: бланки грошових атестатів генералів, офіцерів, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців за контрактом (форма №2) обліковуються в Книзі обліку військовослужбовців, що знаходяться на грошовому забезпеченні, та бланків грошових атестатів (форма №18), а бланки трудових книжок та вкладиші до них - в Книзі обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них (форма П-9).

Книга обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46), якщо в році заведення буде використана не повністю, переходить на наступний рік до повного її використання.

У книзі обліку бланків суворого обліку та керівних документів фінансово-економічної служби (форма №46) відводяться окремі розділи для обліку кожного виду бланків суворого обліку, а також для обліку керівних документів (законів України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів і вказівок Міністерства фінансів України і органів Державного казначейства України, інших міністерств і відомств, наказів Міністра оборони України, вказівок Департаменту фінансів МО України тощо). До книги (форми №46) вносяться всі операції, пов’язані з отриманням і витрачанням бланків із зазначенням серії й номера кожного бланка (книжки). Книга (форми №46) повинна бути пронумерована і скріплена підписом командира і начальника фінансового органу військової частини.

Рух бланків суворого обліку ведеться на позабалансовому рахунку 08 “Бланки суворого обліку”. На цьому рахунку обліковуються бланки суворого обліку, що перебувають на зберіганні і видаються під звіт (трудові книжки, атестати, бланки посвідчень). Також на цьому рахунку обліковуються путівки, отримані безоплатно від громадських, профспілкових та інших організацій. Путівки повинні зберігатися в касі нарівні з грошовими документами.

Рух бланків суворого обліку ведеться в кількісному та вартісному показниках відповідно до первинних документів (накладна, акт).

Списання використаних бланків суворого обліку проводиться не рідше одного разу на півріччя на основі акту внутрішньої перевірочної комісії, а у військових частинах, де внутрішні перевірочні комісії не створюються, - на основі акту комісії, що створюється наказом командира частини для перевірки правильності витрат цих бланків.

Внутрішня (або спеціально призначена) перевірочна комісія, перевіряє правильність використання бланків суворого обліку і складає акт, в якому вказується: які бланки суворого обліку використані, номера і кількість книжок. Акт підписується головою і членами внутрішньої перевірочної комісії, начальником фінансового органу і затверджується командиром частини, після чого бланки списуються з Книги обліку бланків суворого обліку і керівних документів по фінансово-економічній службі (форма №46) та знищуються.

Бланки суворого обліку повинні зберігатися в надійній шафі, що закривається на замок, яка в неробочий час повинна опечатуватись.

Відповідальність за збереження бланків суворого обліку несе особисто начальник фінансово-економічної служби військової частини.

9. Обов’язки та права командира військової частини, начальника штабу, заступників (помічників) командира військової частини, начальників служб та командирів підрозділів з фінансово-економічних питань.

Командир військової частини зобов’язаний:

організувати фінансове господарство згідно з вимогами чинного законодавства України та цього Положення, забезпечити своєчасне витребування і одержання від забезпечувального фінансового органу належних військовій частині коштів, їх облік і подання фінансової звітності;

суворо дотримуватись фінансової дисципліни, законно та ефективно використовувати кошти і забезпечувати виконання цих вимог всіма посадовими особами військової частини;

організовувати здійснення заходів щодо виявлення та використання внутрішньогосподарських резервів, запобігання збиткам;

вживати заходи щодо виконання працівниками існуючих норм праці та обсягів робіт, а також встановлених правил внутрішнього трудового розпорядку;

забезпечувати виплату особовому складу у зазначені строки належного грошового забезпечення і заробітної плати, не допускати заборгованості за цими виплатами, своєчасно розглядати скарги і заяви з цих питань та вживати заходи щодо їх вирішення;

розмістити фінансовий орган в окремому, спеціально обладнаному приміщенні, організувати охорону каси згідно зі Статутом гарнізонної та вартової служб Збройних Сил України;

здійснювати заходи щодо збереження готівки у військовій частині під час доставки із установи банку та в інших випадках;

для доставки готівки надавати транспорт і озброєну охорону;

особисто, не пізніше наступного дня, перевіряти оприбуткування одержаної готівки, про що робити помітку в касовій книзі;

не рідше одного разу на місяць проводити позапланову перевірку наявності готівки і цінностей в касі, про результати перевірки робити запис в касовій книзі;

забезпечувати перевірку фінансового господарства частини внутрішньою перевіряльною комісією, особисто розглядати акти перевірки і приймати за ними рішення;

вживати заходи до усунення виявлених недоліків, запобігання та припинення порушень і зловживань, притягнення винних осіб до відповідальності і відшкодування заподіяної ними державі матеріальної шкоди;

про виявлені порушення і вжиті заходи доповідати безпосередньому начальнику та повідомляти начальнику забезпечувального фінансового органу;

контролювати повну та своєчасну сплату обов’язкових зборів, платежів та податків;

дозволяти видачу грошей під звіт, затверджувати авансові звіти та інші видаткові документи;

особисто підписувати першим підписом фінансові документи, заявки на кошти, платіжні доручення, грошові атестати військовослужбовців, роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення військовослужбовцям, заробітної плати працівникам та інші виплати, договори і трудові угоди, фінансову звітність та службове листування з фінансових питань;

організовувати та забезпечувати проведення інвентаризації матеріальних цінностей військової частини згідно з чинним законодавством;

оголошувати наказом список посадових осіб, які є постійними авансоутримувачами;

організовувати ознайомлення особового складу частини з наказами і вказівками з фінансових питань;

періодично, але не менше одного разу на місяць, заслуховувати доповідь начальника фінансового органу про стан фінансового господарства;

під час проведення контрольних заходів контрольно-ревізійними органами забезпечувати належні умови для роботи їх працівників, забезпечувати надання необхідних документів та письмових пояснень з питань, що перевіряються;

розглядати і підписувати акти ревізій фінансово-господарської діяльності військової частини та своєчасно подавати донесення про виконання винесених пропозицій.

Начальник штабу, заступники (помічники) командира військової частини і начальники служб відповідають за своєчасне та правильне визначення потреб у коштах підпорядкованих служб, а також за законне та ефективне використання коштів, що знаходяться у їх розпорядженні.

Вони зобов’язані:

у встановлені командиром військової частини строки складати обґрунтовані розрахунки до кошторисів на потрібні кошти;

забезпечити складання виробничих планів і кошторисів за підпорядковані їм служби військової частини.

Начальник штабу військової частини чи інша посадова особа, яка очолює підрозділ з обліку особового складу, забезпечує передачу начальнику фінансового органу необхідних для розрахунків грошового забезпечення і заробітної плати даних про чисельність особового складу і проходження ним служби, наказів про прибуття і вибуття, переміщення, прийом та звільнення, а також організовує перевірку відповідності роздавальних відомостей на видачу грошового забезпечення і заробітної плати обліковому складу та штату (штатному розпису) військової частини.

За правильність і своєчасну передачу штабом військової частини фінансовому органу довідок та інших документів, за перевірку відповідності видаткових відомостей обліковому складу і штату (штатному розпису) військової частини начальник штабу чи інша посадова особа, яка очолює облік особового складу, несе відповідальність у встановленому порядку.

Командири підрозділів військової частини зобов’язані в установлені терміни одержувати у фінансовому органі готівку і своєчасно виплачувати грошове забезпечення військовослужбовцям строкової служби своїх підрозділів. Вони підписують роздавальні відомості на виплату грошового забезпечення і відповідають за правильне складання роздавальних відомостей, оформлення їх особистим підписом одержувачів, а також за збереження готівки і повернення у фінансовий орган невиданих сум у триденний строк з дня одержання готівки для видачі.