1. Planowanie przebiegu projektu

Przystępując do planowania projektu należy zwrócić uwagę na następujące elementy:

• na realizację projektu składa się wykonanie wielu zadań cząstkowych, które każde z nich oznacza określone działanie myślowe (mentalne), często również fizyczne,

• każde zadanie odnosi się do określonego przedmiotu działania materialnego lub ludzkiego,

• każde zadanie wymaga zastosowania środków pomocniczych służących realizacji działania,

• każde zadanie jest realizowane w określonym czasie i w określonej przestrzeni.⁴⁷

Planowanie przebiegu projektu obejmuje następujące czynności:

• określenie czasu realizacji projektu,

• planowanie terminów realizacji czynności projektu,

• obliczenie rezerw czasu,

• określenie krytycznych elementów projektu.

• zatwierdzenie harmonogramu prac

1. Określenie czasu realizacji projektu

Czas realizacji projektu to czas podany w dniach roboczych, bez weekendów, urlopów i innych wolnych dni od pracy. Chodzi o to, żeby czas trwania był zbliżony do czasy pracy, potrzebnego na ukończenie działań w projekcie. Praca może być ciągła lub przerywana. Prognozując czas trwania działania, mamy do wyboru:

• prognozować liczbę godzin odpłatnej pracy, potrzebnej do ukończenia działania,

lub

• czas zegarowy, potrzebny do zrealizowania działania.

Zazwyczaj obydwie wielkości są interesujące. Liczba roboczogodzin jest potrzebna do oszacowania kosztów, a czas zegarowy jest potrzebny do oszacowania daty ukończenia projektu.⁴⁸

2. Planowanie terminów realizacji czynności projektu.

3. Obliczenie rezerw czasu

4. Określenie krytycznych elementów projektu

5. Zatwierdzenie harmonogramu prac

2. Planowanie zasobów ludzkich,

3. Planowanie zapotrzebowania na zasoby materialnych projektu

2. Budżetowanie projektu

Zarządzanie przedsiębiorstwem jest działalnością polegającą na ustalaniu celów i dążeniu do ich osiągnięcia w jednostkach podległych zarządzającemu na podstawie określonych zasobów środków. Zarządzanie powinno doprowadzać do takiego funkcjonowania jednostek podległych zarządzającemu, aby został osiągnięty jego cel. Miarą sprawności zarządzania jest najbardziej efektywne osiągnięcie założonego celu.

Osiągnięcie zamierzonego celu wymaga wykonania określonych zadań oraz zastosowania określonych sposobów działań, które są nazywane funkcjami zarządzania.⁴⁹

Budżet jest ścisłym wyrażeniem planu działania, mającym na celu zastosowanie i koordynację planu. Budżety są sporządzane przez zarządzających dla całej jednostki gospodarczej oraz jej podmiotów wewnętrznych. Stosowanie budżetów pociąga za sobą następujący cykl postępowania:

• sformułowanie planu,

• kontrolowanie zgodności rzeczywistego przebiegu z planem,

• ocena przyczyn odchyleń od planu,

• podjecie działań korekcyjnych,

• ponowne przedstawienie lub zmiana planu⁵⁰.

Budżetowanie zmusza zarządzających do skonkretyzowania i sprecyzowania podstawowych celów i przedsięwzięć na tyle, by można było przedstawić je w wielkościach liczbowych (koszty, przychody, zyski). Budżety dają w ten sposób istotny impuls do przekształcenia planów w przedsięwzięcia. Budżetowanie obejmuje wszystkie zadania dotyczące sporządzania, zatwierdzania i kontroli budżetów. Wynikiem budżetowania jest wartościowe zestawienie planowego rozwoju przedsiębiorstwa w przyszłym okresie.

Budżetom przypisuje się zwykle następujące funkcje:

• Funkcja ukierunkowująca. Podstawowym zadaniem budżetów jest ukierunkowanie decydentów na ustalone cele i zobowiązanie ich do odpowiedzialności za wynik. W tym znaczeniu informacje budżetów stanowią istotne narzędzie pobudzania zorientowanego na określone cele, działania i operatywne decyzje.

• Funkcja koordynująca i integrująca. Budżetowanie tak jak planowanie ma w założeniu przyczynić się do koordynacji i integracji wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Opiera się to na założeniu, że budżetowanie pobudza i zmusza do uzgodnień wszystkich cząstkowych planów. Poprzez budżet poszczególne dziedziny działalności przedsiębiorstwa znajdują konieczne wzajemne powiązania. Odbywa się to w miarę rozdzielania środków na realizację poszczególnych celów.

• Funkcja kontrolna. Kolejna funkcja budżetu polega na tym, że zadaje on dokładnie określone wielkości które należy osiągnąć lub utrzymać w ściśle wyznaczonym okresie planistycznym. W tym znaczeniu budżet stanowi także skalę porównawcza dla wielkości faktycznych i spełnia w ten sposób funkcję nadzorującą i kontrolną.

• Funkcja motywacyjna . Budżety określają pola działania i zobowiązują do określonych przedsięwzięć. Opracowanie budżetów może jednak w określonych warunkach oddziaływać także pozytywnie na motywacje pracowników, mianowicie wtedy gdy uda się doprowadzić do tego, że kadry kierownicze identyfikują się z zadanymi celami. Taka identyfikacja jest możliwa wtedy, gdy kierownicy współuczestniczą w formułowaniu celów, a budżet nie jest zbyt restrykcyjny i dopuszcza swobodę podejmowania własnych odpowiedzialnych decyzji.

Przedstawione funkcje ukazują znaczenie budżetów dla kierowania przedsiębiorstwem. Warto podkreślić, że i w tym zakresie pojawiają się różne problemy i zagrożenia.

Pierwszą funkcja zarządzania przedsiębiorstwem jest planowanie. Jednostka, która nie planuje, nie zarządza. Planowanie jest podstawą wszystkich pozostałych funkcji zarządzania. Bez planowania nie ma prawidłowego organizowania, skutecznego motywowania i dokładnego kontrolowania. Planowanie jest szczególnie istotne dla właściwego kontrolowania.

Czynności planistyczne mają sens tylko wtedy, gdy uda się przekształcić zamierzenia w działanie. Głównym narzędziem planowania w przedsiębiorstwie jest budżetowanie. W trakcie opracowywania budżetów następuje przełożenie uprzednio wyznaczonych celów oraz służących ich realizacji planów działań na postać standardów wartościowych, przypisanych określonym jednostkom wewnętrznym dla ściśle ustalonego okresu.

Budżet można określić jako wyrażony w jednostkach ilościowych i wartościowych plan przydzielony określonej jednostce decyzyjnej w danym okresie obrachunkowym z odpowiednim zakresem obowiazywalności. Z kolei proces przygotowania i opracowania serii spójnych budżetów i połączenia ich w jeden spójny budżet przedsiębiorstwa nazywamy budżetowaniem. Budżetowanie jest metodą bieżącego zarządzania przedsiębiorstwem, określającą zasady planowania i wykorzystania środków finansowych w celu efektywnego wykonania zadań produkcyjnych. Stanowi ono pewien zestaw metod i narzędzi zarządzania o charakterze sformalizowanej procedury obowiązującej w danym przedsiębiorstwie, która określa zasady tworzenia i wykonania budżetu.⁵¹

Sporządzenie budżetu jest rezultatem całego szeregu czynności, które składają się na proces budżetowania. Proces budżetowania jest postępowaniem wieloetapowym. Budżetowanie jest procesem, który obejmuje trzy podstawowe fazy:

• Tworzenie budżetu jako sformalizowanego opisu zadania,

• Realizowanie budżetu jako wykonania zadań na podstawie planu budżetowego i przyjętej procedury,

• Kontrolę budżetową jako formę oceny bieżących wyników w stosunku do przyjętych zadań.

Procedura budżetowania stanowi ogniwo szerszego systemu planowania w przedsiębiorstwie. Budżetowanie stanowi swoistego rodzaju translacje zadań wynikających z planów wyższego rzędu w plan podzielony na krótsze, zazwyczaj miesięczne odcinki czasowe.

Wśród wielu procesów gospodarczych, będących przedmiotem budżetowania w przedsiębiorstwie, jednym z najważniejszych jest niewątpliwie proces ponoszenia kosztów.

Szczególne zainteresowanie ponoszonymi kosztami wynika z faktu, że w ich poziomie znajduje odzwierciedlenie jakość pracy na rożnych odcinkach działalności przedsiębiorstwa, dlatego koszty są zazwyczaj przedmiotem systematycznych pomiarów i analiz prowadzonych w celu ich racjonalizacji.

Pomiarem kosztów ponoszonych w przedsiębiorstwie zajmuje się rachunek kosztów stanowiący względnie wyodrębniony podsystem systemu informacyjnego rachunkowości przedsiębiorstwa. Jedna z odmian rachunku kosztów jest rachunek kosztów planowanych, którego podstawowym celem jest jego włączenie w system planowania w przedsiębiorstwie. Koszty planowe są określane w procesie planowania. Oznaczają koszty, jakie będą ponoszone w przyszłości w warunkach ekonomicznego wykorzystania czynników produkcji przy zdolnościach produkcyjnych odpowiadających planowanemu poziomowi produkcji.

Charakter kosztów planowych maja także koszty ustalone w procesie budżetowania. Budżetowanie kosztów jest bowiem formą operatywnego ich planowania. W procesie budżetowania kosztów następuje szczegółowe zestawienie przewidywanych poziomów kosztów na dany okres budżetowy dla określonego ośrodka odpowiedzialności za koszty. Budżet kosztów jest elementem składowym budżetu przedsiębiorstwa obejmującego poszczególne budżety cząstkowe.

Budżetowanie rozumiane jako krótkookresowe planowanie jest narzędziem służącym organizacji do osiągnięcia jej celów. Ma ono zastosowanie zarówno w przedsiębiorstwach nastawionych na generowanie zysków, jak również w organizacjach typu non-profit. W ostatnich latach wzrasta rola budżetowania we wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwach co w istotny sposób wpływa na sposób zarządzania nimi. W literaturze wymienia się cały zestaw korzyści, które wypływają z budżetowania. Najważniejsze z nich to : uczynienie planowania jednym z podstawowych obowiązków kierowniczych i możliwość wykorzystania go do komunikowania ich w dół organizacji, tak aby każdy wiedział, co i w jaki sposób chcą osiągnąć menedżerowie. Ponadto budżetowanie pozwala sformalizować plany działania, dostarcza punkty odniesienia do monitorowania aktualnych osiągnięć i umożliwia dostrzeżenie wąskich gardeł, zanim one wystąpią. Nie bez znaczenia jest tez motywacyjna funkcja budżetowania połączona z ocena pracy kierowników, stanowiąc podstawę rachunku odpowiedzialności.

Niezależnie od częstotliwości sporządzania budżetu wymuszają one na kierownikach wszystkich szczebli zaangażowanie w procedurę budżetowania zaplanowanie działalności podległych im jednostek organizacyjnych. Jest to realizowane w powiązaniu ze strategicznymi celami przedsiębiorstwa. Ma to istotne znaczenie dla identyfikowania się kierowników wszystkich szczebli z misja i dążeniami przedsiębiorstwa.

Bardzo ważna w procesie konstrukcji budżetu jest komunikacja, która ma fundamentalne znaczenie dla identyfikacji misji i wynikających z niej celów w przedsiębiorstwie⁵².

Kontrola wykonania budżetu i wyciągniecie na jej podstawie wniosków jest zwieńczeniem procesu budżetowania. Powinna wiec być okazja nie tylko do rozliczenia osób odpowiedzialnych z powstałych odchyleń, ale również służyć motywowaniu do dalszych wysiłków. Może być sposobnością do zebrania uwag i konkretnych pomysłów dotyczących zmian. Proces ciągłych usprawnień może stać się ważnym czynnikiem decydującym o rozwoju danego przedsiębiorstwa i przyczynić się do wzrostu jego konkurencyjności.

Budżetowanie jest za to ważnym narzędziem realizacji celów przedsiębiorstwa, szczególnie docenianym w konkurencyjnym i zmiennym otoczeniu.

2. Zasady kontroli

1.1.