III faza II projektu – planowanie działań w ramach projektu Najlepszym sposobem przewidywania przyszłości jest jej tworzenie

Peter F. Drucker

Planowanie jest to swoisty rodzaj podejmowania decyzji, które określają sposób działania, wskazują środki potrzebne do wykonania zadań i celów, wytyczają harmonogramy działania w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów i ich kolejności realizacji.

Planowanie działań w ramach projektów to jedna z ważniejszych faz sprawnego zarządzania projektami, łącząca się z takimi pojęciami jak; precyzja, jasność i zrozumiałość. To znaczy, każdy dokładnie wie, co ma zrobić i kiedy ma to zrobić?

Kluczem do powodzeniem jest zdolność stworzenia planu i umiejętność jego realizacji. Dobry plan sprawia, że w zorganizowany z góry sposób przedsięwzięcie ma szanse osiągnąć wyznaczony cel.

Zasadniczą cechą pomyślnego kierowania projektem jest zdolność zbudowania szczegółowego planu pracy i sposobu jego realizacji. Jednocześnie takie pokierowanie zespołem pracowników, żeby się do niego w pełni stosowali, wtedy współdziałanie będzie skoordynowane jak w mechanizmie zegara.⁴⁶

Planowanie ma sens wówczas, gdy obejmuje się w nim odpowiednio duży kompleks silnie współzależnych zagadnień, których jednoczesne oddzielne potraktowanie jest niemożliwe.

Planowanie jest angażowaniem się w przyszłość; wymaga przewidywania, woli działania i dążenia do celów. Planując działania, trzeba z góry oceniać zbiór problemów i poczynań, które dają szanse dojścia w sposób najbardziej efektywny i pewny, do pożądanych wyników, ujętych w sekwencję kolejnych odcinków. Planowanie jest jasnym określeniem właściwego stanu przyszłości, terminu jego osiągnięcia, a zarazem ustaleniem działań niezbędnych do osiągnięcia tego stanu, który by nie nastąpił naturalną koleją rzeczy. Planowanie jest złożonym procesem na który składa się kilka elementów:

• Tworzenie stosunków sprzyjających rozwiązywaniu problemu

W tym punkcie zakłada się, że w proces wprowadzania zmian zostanie zaangażowanych maksymalnie wiele osób i faktycznie będzie to działanie zespołowe. Każdy, kogo dotyczy dany problem, będzie w stanie wnieść wkład w jego rozwiązanie. Relacje między stronami zaangażowanymi w rozwiązanie problemów będą stanowić podstawę kolejnych działań, stąd wymagania:

• wypracowania oczekiwań i wartości wspólnych dla wszystkich uczestników,

• ustalenia podstawowych zasad,

• podziału ról i odpowiedzialności,

• uczenia się pracy zespołowej.

• Określenie problemów i okazji

• określenie potencjalnych problemów i okazji,

• omówienie problemów oraz okazji i ich selekcję,

• podjęcie decyzji co do ważności (wstępna selekcja).

• Analizowanie problemu

Po zidentyfikowaniu i określeniu pola problemowego następnym krokiem, o którym dalej powiemy, jest

• zbadanie natury i zakresu problemu,

• ujęcie problemu w formie określenia celu,

• dokonanie analizy sił działających na rzecz i przeciwko osiągnięciu określonego celu.

• Planowanie kierunku działania

Na tym etapie podejmuje się decyzje o sposobie podejścia do problemu. Działania polegają na:

• rozpoznaniu pełnej gamy opcji,

• analizie poszczególnych opcji,

• wypracowaniu planu działania,

• wypracowaniu metody oceny proponowanej drogi działania.

• Pilotaż i korekta planu

Często z różnych względów etap ten jest pomijany i nie ma możliwości właściwej wstępnej oceny skuteczności i realności planowanych działań. Dzięki pilotażowi uzyskujemy:

• możliwości oceny skuteczności i realności proponowanego planu działań,

• szansę na wprowadzenie niezbędnych korekt.

• Wdrażanie wybranego planu

Jest to etap rzeczywistego wprowadzania planu w życie i kierowania zmianami.

• Ocena rezultatów

Ocena jest procesem ciągłym i jest wmontowana właściwie w każdy etap procesu planowania.

Podstawowe kryteria oceny:

• adekwatność

• skuteczność

• efektywność

• skutki uboczne

Kryteria te służą ocenie:

• środków

• działań

• strategii

• celów

Oceny wymagają również:

Mierniki

W jaki sposób zmierzymy to, co zdecydowaliśmy się osiągnąć?

(Miara to ilość czegoś, co istnieje w danym czasie)