1. Cykl życia projektu

Projekt jest procesem trwającym od momentu powstania pomysłu do czasu jego ostatecznego zrealizowania. Tworzenie projektu i jego realizacja są ze sobą ściśle powiązane. Co więcej, projekt rzadko jest realizowany w sposób liniowy. Jego różne składniki techniczne są wykonywane zgodnie z chronologią i logiką całości. W trakcie realizacji projektu, ze względów technicznych, czasowych, kosztowych, mogą pojawić się problemy i zmiany.¹⁹

Badania prowadzone nad prawidłowością przebiegu projektów doprowadziły do opracowania cyklu życia projektu, podzielonego na fazy, aby łatwiej móc nadzorować jego przebieg. Cykl życia projektu nie tylko umożliwia określenie początku i końca projektu w rozumieniu zadaniowym, ale również wyznacza przedział czasu na jego realizację oraz kolejność i stopień angażowania niezbędnego potencjału, co w praktyce oznacza, iż uzyskuje się rozkład nakładów na jego realizację w czasie. Pomaga to w określeniu zakresu i rodzaju działań, jakie powinny być wykonywane na danym etapie, oraz wskazaniu wykonawców, osób odpowiedzialnych oraz źródeł finansowania projektu. Fazy można wydzielić na podstawie ich rezultatów. Fazy pomagają w kontroli projektu, w tym celu wykonuje się diagnostykę końcową po każdej fazie. Przegląd wiąże się z zatwierdzeniem efektów poprzedniej fazy i decyzją o przejściu do kolejnej (lub przerwaniu projektu).

1. Koncepcje faz cyklu życia projektu

W literaturze przedmiotu znajdujemy obszerny przegląd koncepcji strukturalnych cyklu życia projektu. Odmienność poglądów i różnorodność podziału faz cyklu życia projektu wynika zarówno z zróżnicowania obiektów, jak i z przyjętych podejść metodologicznych w zarządzaniu projektami, w poniższej tabeli zostały zaprezentowane przykładowe koncepcje.

Tabela 1. Koncepcje faz cyklu życia projektu według autorów

	Projekt Management Institute	J.P. Lewis	R. Keeling	W. Krüger	R. Haberfellner	J.R. Meredith, S.J. Mantel	M. Trocki, B. Grucza, K. Ogonek	R. K. Wysocki, R. Mcgary
FAZA I	Wstępna	Koncepcja	Konceptualizacja	Impuls	Impuls	Koncepcja	Definiowanie	Definiowanie
FAZA II	Pośrednia (jedna lub więcej)	Definicja	Planowanie	Planowanie	Studia wstępne	Selekcja	Planowanie i organizowanie	Planowanie
FAZA III	Końcowa	Projektowanie	Wdrożenie	Realizacja	Studia główne	Planowanie, sterowanie, monitorowanie, kontrola	Wykonawstwo	Wykonanie planu
FAZA IV		Rozwój	Zakończenie	Włączenie	Studia szczegółowe	Ocena i zakończenie	Zakończenie	Kontrola
FAZA V		Zastosowanie			Budowa systemu			Zamykanie projektu
FAZA VI		Zakończenie			Wdrażanie systemu
FAZA VII					Wyłączenie z użytkowania

Źródło: opracowanie własne na podstawie Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003). Zarządzanie projektami. Warszawa, PWE

3.2. Zasady zarządzania projektem – ujęcie procesowe

Projekt, podobnie jak procesy, często mają charakter przekrojowy, ponieważ idą w poprzek wielu funkcji i służb specjalistycznych organizacji oraz przynoszą efekty, na użytek klientów wewnętrznych i zewnętrznych.

Przystępując do prac nad projektem, trzeba dobrze zdefiniować, przedefiniować, czy też przypomnieć, co warunkuje powodzenie projektu.²⁰ Należy pamiętać, iż tempo osiągnięcia celu projektu, czas trwania procesu i poszczególnych etapów, skuteczność i efektywność projektu zależy z jednej strony od warunków zewnętrznych, w jakich realizowany jest projekt, z drugiej strony zaś od warunków wewnątrz organizacji (zasobów).²¹ Jednakże jednym z najważniejszych elementów powodzenia realizacji projektu jest sposób zarządzania projektem. Nadanie mu priorytetu oraz odpowiedni podział zasobów między cały portfel projektu, pilnowanie kosztów, terminów, rentowności i zbywalności efektów.²²

Logiczna sekwencja działań podzielona na fazy i etapy projektu powinna ułatwić realizację zamierzonego efektu.

Dlatego też.......W powyższej tabeli nr, został przedstawiony podział na fazy i etapy projektu. Jako pierwszą fazę wyodrębniono zdefiniowanie projektu, w tej fazie niezbędne jest wnikliwe zbadanie, czy cele są dobrze rozumiane przez osoby bezpośrednio zaangażowane w jego realizację. Czy istnieje dostateczna zgodność między celami a osobistymi wartościami realizatorów projektu? Czy wdrażanie projektu nie napotka na silne bariery w postaci braku akceptacji członków organizacji?²³

Faza ta składa się z 8 etapów:

Zdefiniowanie klienta

Ustalenie priorytetów

Analiza zakresu projektu

Sformułowanie inicjatyw projektu

Zdefiniowanie celów realizacji projektu (cel główny projektu, cele szczegółowe i wynikające z nich zadania

Analiza potrzeb

Ocena nakładów i korzyści

Sprecyzowanie projektu

Druga faza procesu zarządzania projektem koncentruje się na planowaniu przebiegu prac projektowych. Plan projektu powinien określać co najmniej następujące elementy:

Planowanie przebiegu projektu

(określenie czasu realizacji czynności projektu, planowanie terminów realizacji czynności projektu,, obliczenie rezerw czasu, określenie krytycznych elementów projektu, weryfikacja przebiegu projektu, zatwierdzenie harmonogramu prac)

Planowanie zapotrzebowania na zasoby materialnych projektu

Planowanie zasobów ludzkich (rozdział zadań na wykonawców),

Budżetowanie projektu

Zasady kontroli

Nie ma uniwersalnego rozwiązania lub modelu planowania odpowiedniego dla wszelkich projektów, niezależnie od ich typu, rozmiaru i kategorii. Co więcej, relatywne znaczenie poszczególnych składników planu, sposób ich agregacji, etapowanie działań itp., są w każdym projekcie inne. Planuje się zatem według bardzo różnych podejść, wykorzystuje liczne metody i techniki, w zależności od rodzaju projektu, stopnia jego złożoności, skali przewidywanych trudności i ryzyka, wysokości nakładów itd.²⁴

Podstawową zaletą zarządzania projektami jest jej elastyczność przy jednoczesnym zachowaniu dyscypliny czasowej i budżetowej. Oznacza to potrzebę zorganizowania kompetentnego zespołu projektowego, ustalenia struktury organizacyjnej, która pozwoli wykorzystać silne motywacje, talent do współpracy, dlatego trzecią fazą projektu jest organizowanie działalności projektowej, która składa się z następujących etapów:

organizowanie zespołu projektowego (

określenie strukturu projektu

opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa prac

opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu

Kolejną fazą procesu zarządzania projektem jest wdrożenie projektu i monitoring wykonania projektu. Podstawą do działań jest plan przebiegu projektu. Przez zespołem staje zadanie rozwiązania zaplanowanych działań, przez kierownikiem projektu dodatkowo czynności koordynacyjne, bieżąca kontrola postępu prac i wykorzystania zasobów, motywowanie, eliminowanie skutków zakłóceń wywołujących odchylenia pomiędzy zaplanowanym a rzeczywistym przebiegiem projektu oraz przygotowanie raportów i sprawozdań itp. Zasadnicze znaczenie dla efektywnego przebiegu realizacji projektu ma więc wdrożenie przez kierownika projektu właściwej organizacji prac.²⁵

zatwierdzenie projektu

racjonalne wykorzystywanie zasobów przypisanych do projektów

kontraktowanie dostaw i usług

wprowadzenie schematów organizacyjnych prac (podział pracy na etapy)

komunikacja

system kontroli postępu projektu koordynacja terminów,zużycia zasobów, kosztów, dostaw, podwykonawców

koordynacja pracy zespołu

projektowego

narzędzia i procesy kontroli zmian

systemy motywacyjne na poziomie zespołu

Prace nad projektem zwieńcza jego zamknięcie. Etapy wykonywane w ramach tej fazy to:

przygotowanie raportu końcowego zestawiającego wyniki projektu,

zebranie recenzji i opinii na temat przebiegu projektu,

przekazanie wyników projektu zleceniodawcom,

uporządkowanie dokumentacji przebiegu projektu, a następnie zarchiwizowanie jej,

rozwiązanie zespołu projektowego i złożenie podziękowań za wspólną i owocna pracę²⁶.

Reasumując powyższą wytyczne dotyczącej kolejności faz zarządzania projektami w poniższej tabeli zostanie przedstawiony cykl życia projektu, który w niniejszym opracowaniu zostanie szczegółowo omówiony.

Tabela Cykl życia projektu

	NAZWA	ETAPY	DZIAŁANIA
FAZA I	Zdefiniowanie projektu	Analiza zakresu projektu Opis zakresu projektu Formułowanie inicjatyw projektu Wyznaczenie celów realizacji projektu Analiza potrzeb Ocena nakładów i korzyści Sprecyzowanie projektu	Warunki realizacji Terminy realizacji Warunki kosztowe Warunki techniczne
FAZA II	Planowanie działań w ramach projektu	Planowanie przebiegu projektu Planowanie zapotrzebowania na zasoby materialnych projektu Planowanie zasobów ludzkich Budżetowanie projektu Zasady kontroli	określenie czasu realizacji czynności projektu, planowanie terminów realizacji czynności projektu,, obliczenie rezerw czasu, określenie krytycznych elementów projektu, weryfikacja przebiegu projektu, zatwierdzenie harmonogramu prac (rozdział zadań na wykonawców)
FAZA III	Organizowanie działalności projektowej	Organizowanie zespołu projektowego Określenie struktur projektu Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa prac Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu
FAZA IV	Wdrażanie projektu i monitoring wykonania projektu	Zatwierdzenie projektu Racjonalne wykorzystywanie zasobów przypisanych do projektów Kontraktowanie dostaw i usług Wprowadzenie schematów organizacyjnych prac (podział pracy na etapy) Komunikacja System kontroli postępu projektu Koordynacja pracy zespołu projektowego Narzędzia i procesy kontroli zmian Systemy motywacyjne na poziomie zespołu	koordynacja terminów, zużycia zasobów, kosztów, dostaw, podwykonawców
FAZA V	Zamknięcie projektu	Przygotowanie raportu końcowego zestawiającego wyniki projektu, Zebranie recenzji i opinii na temat przebiegu projektu, Przekazanie wyników projektu zleceniodawcom, Uporządkowanie dokumentacji przebiegu projektu

Opracowanie własne