Funkcje struktur organizacyjnych

Do najważniejszych funkcji struktur organizacyjnych należą:

• Zapewnienie organizacji skuteczności i ekonomiczności działania,

• Stabilizowanie realizacji różnorodnych funkcji organizacji,

• Redukowanie niepewności i kontrola ryzyka wynikającego ze zmian otoczenia i samej organizacji,

• Stwarzanie warunków dla rozwoju organizacji,

• Godzenie interesów, celów i zachowań pracowników, kadry kierowniczej, udziałowców, akcjonariuszy, państwa, dostawców, klientów itp.

Projektowanie struktury organizacyjnej

Strukturę organizacyjną tworzymy poprzez łączenie stanowisk wyposażonych w odpowiednie zasoby materialne i niematerialne w komórki organizacyjne o różnym stopniu złożoności.

Poszczególne stanowiska lub komórki mogą wypełniać w organizacji funkcje podstawowe (wykonawcze, operacyjne), polegające na bezpośrednim wytwarzaniu dóbr lub świadczeniu usług klientom firmy, funkcje kierownicze (szczebla strategicznego lub pośrednich szczebli) oraz funkcje pomocnicze i sztabowe wspierające realizację działań wykonawczych i kierowniczych.

Pomiędzy stanowiskami i komórkami organizacyjnymi kształtują się więzi organizacyjne, będące wynikiem trzech procesów podziału:

• Pracy (zadań i zasobów (specjalizacja)) – więzi poziome

• Władzy (hierarchia) – więzi pionowe

• Informacji (kto?, z kim?, w jakiej sprawie?)

W każdej strukturze można wyróżnić trzy poziomy regulacji działań organizacyjnych:

1. Strukturę bazową – odzwierciedla w sposób statyczny formalny podział ludzi i zasobów materialnych do realizacji cząstkowych zadań oraz podstawowe mechanizmy koordynacji działania. Elementy struktury bazowej to: opis stanowisk pracy, schemat organizacyjny, zasady podziału pracy kierowniczej.

2. Mechanizmy operacyjne – określające wzorce zachowań na każdym stanowisku pracy, sposoby realizacji praw i obowiązków, system kar i nagród, sposób egzekwowania odpowiedzialności itp., są one formułowane w postaci przepisów organizacyjnych, instrukcji, regulaminów itp. Mechanizmy operacyjne pokazują organizację w działaniu w sytuacjach typowych.

3. Mechanizmy informacyjno-decyzyjne – określające wzorce zachowań organizacji w sytuacjach nietypowych wymagających interwencji kierowników różnych szczebli organizacji. Mech. info-decy. spełniają rolę czynników regulujących w sytuacjach „zakłóceń”, mają umożliwiać sprawowanie kontroli.

Projektowanie organizacji wymaga od menedżera spojrzenia na zewnątrz i do wewnątrz organizacji.

3. Określenie struktur projektu

4. Opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa prac

5. Opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu

V faza IV projektu – wdrożenie projektu I monitoring wykonania zadań

1. Zatwierdzenie projektu

2. Racjonalne wykorzystywanie zasobów przypisanych do projektów

3. Kontraktowanie dostaw i usług

4. Wprowadzenie schematów organizacyjnych prac (podział pracy na etapy)

5. Komunikacja

6. System kontroli postępu projektu koordynacja terminów,zużycia zasobów, kosztów, dostaw, podwykonawców

7. Koordynacja pracy zespołu projektowego

8. Narzędzia i procesy kontroli zmian

9. Systemy motywacyjne na poziomie zespołu

VI FAZA V PROJEKTU – ZAMKNIĘCIE PROJEKTU