Dorota Wójcik-Kośla

Nowoczesne podejście do zarządzania projektami

Spis treści

Wprowadzenie

I. PROJEKT I ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI – WYZWANIE CZY KOSZMAR?

1. Projekt

   1. Definicja projektu

   2. Parametru projektu

   3. Klasyfikacje projektu

2. Charakterystyka zarządzania projektami

   1. Zarządzanie projektami jako proces

3. Cykl życia projektu

4. Menedżer projektu

II. Faza I projektu – zdefiniowanie projektu

1. 1. Zdefiniowanie klienta

2. Ustalenie priorytetów

analiza zakresu projektu

sformułowanie inicjatyw projektu

wyznaczenie celów realizacji projektu (cel główny projektu, cele szczegółowe i wynikające z nich zadania

analiza potrzeb

ocena nakładów i korzyści

sprecyzowanie projektu

1.1.

III faza II projektu – planowanie działań w ramach projektu

1.planowanie przebiegu projektu

(określenie czasu realizacji czynności projektu, planowanie terminów realizacji czynności projektu,, obliczenie rezerw czasu, określenie krytycznych elementów projektu, weryfikacja przebiegu projektu, zatwierdzenie harmonogramu prac)

zapotrzebowanie na zasoby materialnych projektu

planowanie zasobów ludzkich (rozdział zadań na wykonawców),

budżetowanie projektu

zasady kontroli

1.1.

IV faza III projektu – organizowanie działalności projektowej

1. organizowanie zespołu projektowego (

określenie strukturu projektu

opracowanie systemów motywacyjnych wykonawstwa prac

opracowanie systemu zapewnienia jakości projektu

V FAZA IV PROJEKTU – WDROŻENIE PROJEKTU I MONITORING WYKONANIA ZADAŃ

zatwierdzenie projektu

racjonalne wykorzystywanie zasobów przypisanych do projektów

kontraktowanie dostaw i usług

wprowadzenie schematów organizacyjnych prac (podział pracy na etapy)

komunikacja

system kontroli postępu projektu koordynacja terminów,zużycia zasobów, kosztów, dostaw, podwykonawców

koordynacja pracy zespołu

projektowego

narzędzia i procesy kontroli zmian

systemy motywacyjne na poziomie zespołu

VI faza V projektu – zamknięcie projektu

1. przygotowanie raportu końcowego zestawiającego wyniki projektu,

zebranie recenzji i opinii na temat przebiegu projektu,

przekazanie wyników projektu zleceniodawcom,

uporządkowanie dokumentacji przebiegu projektu, a następnie zarchiwizowanie jej,

rozwiązanie zespołu projektowego

Podsumowanie wprowadzenie

I. Projekt I zarządzanie projektami –

WYZWANIE CZY KOSZMAR?

1. Projekt

1. Definicja projektu

Słowo „projekt” w języku polskim, oznacza zamierzony plan działania, postępowania lub zamysł, a także plan przedsięwzięcia. Odpowiednikiem polskiego słowa „projektowanie” jest angielskie określenie „desing”, natomiast angielskie określenie „project” o etymologii pokrewnej z polskim projektem oznacza między innymi polskie „przedsięwzięcie”, „plan” działania.¹

Jednakże powyższe określenie znaczenia słowa „projekt” jest zbyt ogólne i nie ścisłe. Obecnie słowo projekt jest zbyt często używanym pojęciem, określamy tym mianem wszelkie zadania głównie w sferze zawodowej. Projekt w nauce o zarządzaniu ma swoje cechy, parametry czyli jest ściśle zdefiniowanym pojęciem. Jeżeli więc praca czy też zadania do wykonania nie spełniają tej definicji, nie możemy mówić o projekcie. Dlatego na początku zajmiemy się zdefiniowaniem pojęcia projekt.

Projekt to sekwencja zadań mający wyraźny początek i koniec określony w czasie, pod względem dostępnych zasobów i oczekiwanych rezultatów.²

Niepowtarzalne i złożone zadania są ze sobą powiązane i mają wspólny cel, przeznaczone do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami.³

Projekt to realizowane jednorazowo, złożone przedsięwzięcie zawarte w skończonym przedziale czasu realizowane wielopodmiotowo, w sposób względnie niezależny od powtarzalnej działalności przedsiębiorstwa, za pomocą specjalnych metod i technik.⁴

Podsumowują możemy powiedzieć iż:

Projekt to sekwencja złożonych powiązanych ze sobą zadań, które są realizowane w przedsiębiorstwie jednorazowo (niepowtarzalnie) przez zespół pracowników, którzy za pomocą specjalnych metod i technik zarządzania mają do osiągnięcia pożądany i zamierzony cel o charakterze nowości i wyjątkowości, w ścisłych granicach czasu z określonym początkiem i końcem, pamiętając, iż mają do dyspozycji określony budżet a przedsięwzięcie obfituje w ryzyko i niepewność.

2. Parametry projektu

Celem realizacji projektu jest osiągnięcie poszczególnych parametrów na określonym poziomie. Parametry są wzajemnie współzależne, często zmiana jednego może pociągnąć za sobą zmianę pozostałych. Parametry tworzą system, który musi być w równowadze, by zrównoważony był cały projekt.

Możemy wyróżnić następujące parametry:

• zakres projektu (range) (scope)

• czas realizacji projektu (time),

• zasoby (resources),

• koszt realizacji projektu (cost),

• spełnienie wymagań dotyczących jakości projektu (quality).

Zakres projektu to dokument określający jego granice. Zakres projektu definiuje nie tylko to, co zostanie zrobione, ale także to, co nie zostanie wykonane. Dokument ten może mieć różne nazwy: zakres prac, dokument porozumienia, formularz projektu, specyfika funkcjonalna, dokument inicjacji projektu itp. Dokument ten jest podstawą określenia prac w projekcie. Już na początku projektu należy określić właściwy kierunek i trzymać obrany kurs, dlatego tak ważne jest właściwe określenie zakresu. Należy jednak pamiętać, iż zakres projektu może być zmieniony, np. pod wpływem wystąpienia problemów lub nowych możliwości.⁵

Czas to jedno z podstawowych pojęć naszych czasów. A zerkanie na zegarek najczęściej wykonywaną czynnością. Każdy z nas zna powiedzenie „Czas to pieniądz”, jednak każdy kto to mówi ogromnie się myli. Czas jest szczególnym zasobem, który nie daje się niczym zastąpić, nie daje się pomnożyć, nie daje się zmagazynować i odłożyć na później, nie daje się kupić i stale ucieka.

Sukces kadry menedżerskiej nie zależy tylko od wielkości ekonomiczo-materialnych, lecz przede wszystkim od efektywnego stylu pracy poprzez gospodarowanie czasem. Dobry menedżer projektu stara się jak najbardziej efektywnie i produktywnie zagospodarować czas przeznaczony na projekt.

Czas jako parametr projektu można interpretować na dwa sposoby: 1. określa on okres , w którym projekt powinien być zrealizowany i 2. określa terminy kalendarzowe realizacji projektu.⁶

Od chwili rozpoczęcia projektu celem staje się wykonanie pracy według załozonych ram czasowych ujętych w harmonogramie.

Zasoby w analizie ekonomicznej oznaczają obiekty, które realizują w przedsiębiorstwie pewne zadania.⁷

Do każdego przedsięwzięcia przedsiębiorstwo wykorzystuje pewną kombinację zasobów:

• ludzkich (pracownicy, kadra menedżerska),

• finansowych (zyski inwestycyjne akcjonariuszy, dotacje rządowe, zyski),

• rzeczowych (nieruchomości, sprzęt, wyposażenie, surowce, materiały)

• informacyjnych (prognozy, sprawozdania z badań, publikacje)⁸.

Zasoby potrzebne do wykonania projektu, są zazwyczaj w ograniczonej ilości a ich wykorzystanie należy starannie zaplanować. Gdyby jednak okazało się, iż jest ich nie wystarczająca ilość można je pozyskać z otoczenia.

Koszt realizacji projektu są funkcją zakresu (Z), wymagań (W) i czasu (C) czyli K=f (Z,W,C).⁹ Koszty są określone w formie budżetu projektu. Koszty są bardzo ważną zmienną od początku do końca cyklu realizacji projektu.¹⁰ Wykonanie projektu nie może się wiązać z przekroczeniem zatwierdzonych wydatków.¹¹

Wśród kosztów projektu możemy wyróżnić: koszty bezpośrednie, koszty pośrednie i koszty finansowania.

Koszty bezpośrednie związane są z rozpoczęciem i zakończeniem projektu w czasie, każde opóźnienie powoduje inflację kosztową, co może wpłynąć na wzrost kosztów płac, materiałów. Koszty pośrednie to koszty administracyjne, natomiast koszty finansowania to koszty związane ze źródłem finansowania. Jeżeli projekt jest finansowany z środków własnych, wówczas inwestor ponosi koszty utraconych możliwości ( środki mógł zainwestować gdzie indziej), jeżeli stosowane są obce źródła finansowania, trzeba płacić odsetki.¹²

Spełnienie wymagań dotyczących jakości projektu musi odpowiadać założonym wymogą. Ponieważ projekty dotyczą działań złożonych , wymagania w praktyce stanowią obszerne i złożone zestawy (katalogi) wymogów.¹³

W każdym projekcie możemy mówić o dwóch kategoriach jakości:

• jakość produktu czyli jakość rezultatów, dostarczonych w wyniku realizacji projektu,

• jakość procesu zarządzania projektem, co oznacza konieczność nieustannej kontroli jakości zarządzania i ciągłego usprawniania.

Zarządzanie jakością nie pozwala na kompromisy, ale jest w znacznym stopniu przyczyną sukcesu, rozumianego jako ukończenie projektu o założonych wymaganiach jakościowych.¹⁴