1 Запуск Microsoft Access:

При запуске Access на экране появляется окно (рисунок 1.1), в котором можно:

— либо создать новую базу данных, т. е. файл с расширением .MDB;

— либо открыть существующую БД, т. е. файл с расширением .MDB.

С оздание БД. После выбора команды [Файл-Создать...], на экране появляется стандартный файлер (рисунок 1.2), в котором надо указать имя и адрес создаваемого файла базы данных. Например, для информационной системы с именем Телефонный справочник.MDB.

Создав файл, Access раскрывает пустое окно базы данных, и в этом окне проводятся все операции — создание и манипулирование объектами БД. В этом окне находится 7 объектов (Таблицы, Запросы, Формы, Отчёт, Страницы, Макросы, Модули) и группы.

Открытие БД. После выбора команды [Файл-Открыть...], на экране появляется стандартный файлер, в котором необходимо указать имя и адрес существующего файла базы данных. Затем в окне приложения раскрывается окно БД, обеспечивающее доступ к уже созданным объектам базы данных и возможность создавать новые объекты.

M S Access — многооконное приложение, однако в любой момент может быть открыта только одна база данных. Именно ее окно является главным окном документа в приложении Access (рисунок 1.3), и его закрытие означает закрытие соответствующего файла .MDB. Однако это окно порождает множество дочерних окон (таблицы, запроса, формы и т. д.). Сохранить объект (например, макет таблицы), окно которого находится на экране, и присвоить ему имя можно точно так же, как это делается с файлами: командой [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как...].

2 Работа с таблицами

Итак, в окне базы данных находится перечень существующих объектов БД — таблиц, запросов и т. д. С окном любого объекта (дочерним окном) можно работать либо в оперативном режиме (например, вводить или просматривать данные в таблице), либо в режиме конструктора (например, изменять макет таблицы).

Прежде чем пользоваться каким-либо объектом (например, заполнять данными таблицу), надо создать этот объект (например, создать макет таблицы).

Если выбрана вкладка Таблица, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку «Открыть».

На рисунке 1.3 показано окно приложения MS Access вместе с окном базы данных «Межгород». Пока в этом файле нет ни одного объекта.

Для включения в БД новой таблицы, надо нажать кнопку «Создать».

Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя в списке и нажать кнопку «Конструктор».

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Любой объект (таблицу, запрос, форму, отчет) можно создать либо вручную (режим конструктора), либо с помощью Мастера.

Конструктор (Builder) - это инструмент Access, который облегчает выполнение конкретного задания. Крайне полезным является Конструктор выражений - он позволяет быстро сформировать сложное выражение. С помощью Конструктора запросов легко формируются запросы, которые используются для получения выборок данных для формы или отчета.

При вызове Мастера открывается соответствующая последовательность диалоговых окон. Получив ответы на заданные вопросы, Мастер выполняет все необходимые действия. Например, при формировании отчета Мастер отчетов спросит, как должен выглядеть отчет и какие данные он должен содержать. После получения ответов отчет будет полностью готов. С помощью других Мастеров можно формировать таблицы баз данных, запросы и формы.

Для начинающих пользователей MS Access рекомендуется следующая схема:

— таблицы и запросы создавать вручную (в режиме конструктора);

— формы и отчеты создавать с помощью Мастера.

Рассмотрим последовательность шагов при включении в базу данных новой таблицы. Сначала нужно определить предметную область, для которой будет создаваться база данных. В качестве предметной области определим междугородние телефонные разговоры, расчет суммы оплаты за междугородние телефонные разговоры для отдельных абонентов. В первую очередь определяются поля, которые будет содержать таблица «Абоненты» базы данных «Межгород». Необходимые поля показаны в таблице 3, причем поле «Номер абонента» будет выбран в качестве ключевого. Ключ представляет собой поле в соответствующей таблице. Он однозначно характеризует каждую запись, содержащуюся внутри таблицы.

Таблица 3 – Поля таблицы «Абонент»

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Номер Абонента	Счетчик	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	20
Адрес	Текстовый	20
Номер телефона	Текстовый	15
Дата разговора	Дата/время	Краткий формат даты
Количество минут	Числовой	Целое
Тариф	Денежный	Денежный
Оплата	Логический	Да/Нет

Идеальным первичным ключом является такая информация как номер клиента, номер счета и т. д. При помощи такого ключа легко определить соответствующую запись. Для первичного ключа не годятся поля, содержащие имя клиента. Всегда возможна ситуация, когда несколько человек имеют одно и то же имя.

После определения необходимых полей, можно приступить к созданию собственно таблицы в MS Access.

Для этого нужно открыть окно конструктора таблиц (рис. 2.1), выбрав вкладку Таблица и строку «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать».

В верхней части открывшегося окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой просто список полей с указанием имени поля, типа данных и описания. Каждое поле таблицы - это одна строка верхней части этого окна (рисунок 2.1).

К аждому полю таблицы следует присвоить уникальное имя, определить тип данных, которые будут в него вводиться, и описать содержимое поля, т.е. ввести текстовые комментарии, в которых указано назначение данного поля. Имя поле может иметь до 64 символов. Описание — необязательный параметр и используется для дополнительного пояснения используемого поля.

В столбце Имя поля (рисунок 2.2) набирается произвольное имя. В следующем столбце надо указать тип данных для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка, который появляется в этом столбце (типы данных описаны в таблице 3). Кроме того, как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств (характеристик) данного поля.

Б ланк свойств (нижняя часть окна) представляет собой перечень свойств (слева название свойства, справа — значение этого свойства) с окном подсказки по каждому свойству.

Перечень свойств меняется, в зависимости от типа данных, который в текущий момент отображается в столбце Тип данных. Щелкнув мышью на поле значения в бланке свойств, можно изменить это значение (в рамках допустимого для этого типа данных). Свойства полей перечислены в таблице 4.

Таблица 4 – Свойства полей, отображаемые в бланке свойств конструктора таблиц

Свойство	Назначение
Размер поля	Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Новые значения	Определяет способ изменения значений счетчика при добавлении новых записей
Формат поля	Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков	Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Маска ввода	Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Подпись	Определяет текст, который выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию	Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение	Определяет требования к данных, вводимым в поле
Сообщение об ошибке	Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве
Обязательное поле	Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения
Пустые строки	Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк
Индексированное поле	Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Сжатие Юникод	Устанавливает сжатие полей, для хранения данных в которых используется кодировка Юникод (поля MEMO, гиперссылки и текстовые поля)

Большинство значений принимается системой по умолчанию, некоторые значения можно выбрать из раскрывающегося списка.

Для текстового и числового поля надо указать размер поля, причем для текста — это допустимая длина значения (например, 20 или 40 символов), а для числа — формат представления в машине (байт, целое – два байта, длинное целое и т. д.). Максимальная длина текстового поля 255 символов. Если необходимо ввести текст, длина которого превышает это значение, можно воспользоваться типом данных Memо.

Для поля «Дата/время» обязательно надо указать формат, чтобы система знала, как обрабатывать вводимые данные. Например, если выбрать «Краткий формат даты», система будет ожидать от вас ввода именно даты (в русской версии — ДД.ММ.ГГГГ), а если выбрать «Краткий формат времени», в этом поле придется набирать ЧЧ:ММ (часы и минуты).

В строке свойств маска ввода существует возможность создать маску, в соответствии с которой будут вводиться данные. Например, для поля номер телефон можно задать маску 00-00-00, в соответствии с которой и будут вводиться номера телефонов.

В качестве значения свойства «Условие на значение» можно указать правило верификации, т. е. логическое выражение, которое должно принимать значение TRUE («Истина») при вводе данных в это поле. Например, если для поля дата разговора записать:

<Date()

система признает ошибочным ввод в это поле любого значения равного или большего текущей даты.

В следующем свойстве можно записать произвольное сообщение об ошибке, которое будет выдано системой, например: «Это значение даты недопустимо» или «дата неверна». В дальнейшем при неправильном вводе даты на экран поступит это сообщение.

В свойстве «Обязательное поле» можно указать «Да» (пустые значения не допускаются) или «Нет» (пустые значения допускаются).

Для первичного ключа таблицы (поле «Номер Абонента») в свойстве «Индексированное поле» нужно выбрать: «Да, совпадения не допускаются», а затем щелкнуть в панели инструментов на кнопке «Определить ключ» (с изображением ключа). Тем самым определяется ключевое поле, или простой индекс.

Индексы, содержащие несколько полей, следует определять в окне индексов.

Завершив создание макета таблицы необходимо сохранить созданную таблицу и выйти из окна конструктора таблиц. Если закрыть окно конструктора, не сохранив макет, система напомнит, что либо надо дать таблице имя, либо аннулировать свою работу. Присвоим созданной таблице имя «Абонент».

Если необходимо изменить (модифицировать) макет существующего объекта, нужно выделить этот объект в списке соответствующей вкладки окна базы данных и нажать кнопку Конструктор. На экране появится окно с макетом объекта (такое же, как и при создании). Можно исправить макет и сохранить его под тем же или под другим именем.

П осле создания макета в таблицу заносятся данные. Щелкнув дважды на названии таблицы, она откроется в режиме таблицы и можно приступать к вводу данных (Рисунок 2.3). Если в таблице первое поле – ключевое, имеющее тип Счетчик, то содержимое данного столбца автоматически увеличивается на 1 при переходе на ввод новой строки. Этим обеспечивается уникальность значений столбца.