5.4. Форми розробки рішень

Форми розробки управлінських рішень залежно від умов їх розробки та реалізації:

Указ – рішення глави держави, затверджене парламентом, що має силу закону.

Вказівка – рішення, що носить методичний, технологічний характер та реалізується у формі повчання чи роз’яснення.

Закон – рішення органу вищої державної влади, що носить загальнообов’язковий і непорушний характер.

Акт – рішення широкого кола державних і суспільних організацій. Наприклад, акт про передачу будь-чого у власність. Акт може бути міжнародним.

Наказ (письмовий або усний) – це рішення керівника, який має владу в організації або крупному її підрозділі. Він обов’язковий для виконання його підлеглими і може готуватися з питань, що входять в компетенцію керівника.

Розпорядження – це рішення керівника, який не наділений адміністративними функціями. Розпорядження звичайно стосується питань технології, організації праці і техніки безпеки. Воно обов’язкове для виконання безпосередніми підлеглими керівника.

Протокол – рішення про відображення будь-яких подій, обставин, правил. Наприклад, протокол минулих зборів, дипломатичний протокол і т.п.

Інструкція – рішення, що встановлює порядок і спосіб виконання будь-яких дій.

Договір – рішення про проведення спільних робіт з вказівкою взаємних прав і зобов’язань в комерційних і некомерційних сферах діяльності.

Угода – рішення, що формує загальну позитивну інфраструктуру для будь-якої діяльності.

План – рішення, що відображає цілі і конкретні задачі діяльності, засоби, методи і час їх реалізації.

Контракт – рішення (звичайно комерційного характеру) про проведення спільних робіт з вказівкою взаємних прав і зобов’язань. Контракт є підвидом угод.

Оферта – рішення (звичайно комерційного характеру) про пропозицію конкретній особі укласти операцію на певних умовах. Оферта с однією стороною контракту. Наприклад, оферта на оптові закупівлі товарів, оферта на оптовий продаж товару і т.п.

Акцепт – рішення про прийом пропозиції про висновок операції на обумовлених в оферті умовах. Акцепт - це друга сторона контракту; оферта і акцепт складають контракт.

Положення – рішення, яке є набором законів, правил і інструкцій, що розглядають будь-яку діяльність. Наприклад, положення про головного інженера, положення про відділ стандартизації і нормалізації.

Правила – рішення, що враховують традиції організації і являють набір пропонованих для виконання встановлених норм поведінки в діяльності певних груп працівників.

Модель (будь-якого процесу або явища) – рішення, що включає набір певних елементів і зв’язків, які із заданою точністю відтворюють реакції реального процесу або явища на вхідні дії. Наприклад, модель заводу включає:

• довідкові дані (про потенційних постачальників і їх продукцію і т. п.);

• імітаційну модель організації;

• методики економічного розрахунку і прогнозування;

• набір законодавчих актів та ін.

5.5. Організація та форми виконання рішень

Організація виконання рішень – це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл. У процесі організації виконання рішення він має справу з реальною ситуацією, яка найчастіше відрізняється від ідеальної.

В роботі, пов’язаній з організацією виконання рішень, дуже важливо здійснити правильний вибір виконавців. Розподіляючи завдання серед виконавців, доцільно виходити з таких міркувань: якщо виконання доручення потребує різних знань і кваліфікації, виконавцеві в міру можливості дають таке завдання, щоб воно спонукало його до підвищення досягнутого рівня кваліфікації і розвитку здібностей; обсяг роботи повинен відповідати можливостям працівника, оскільки як надмірне, так і недостатнє навантаження негативно впливає на якість виконання; чітко визначити коло обов’язків працівника, що дасть змогу усунути можливість відмови від виконання певних обов’язків; розроблені показники і стандарти на виконання робіт повинні точно відображати ступінь досягнення поставленої цілі, а також якість здійснюваних операцій; доцільно більш широко інформувати підлеглих при видачі завдань, давати їм достатні повноваження.

У процесі організації трудових колективів на виконання поставлених завдань слід суворо дотримуватися єдності розпорядництва Кожен підлеглий повинен одержувати розпорядження тільки від одного керівника Подвійність розпорядництва часто вносить у роботу елементи дезорганізації, що знижує відповідальність за доручену справу Не можна також допускати керівництва «через голову», тобто пропускаючи певний рівень ієрархії.

Зайва централізація прийняття рішень породжує такі психологічні реакції (пасивність, втрата ініціативи, відповідальності тощо), які негативно позначаються на протіканні управлінського процесу. Якщо навіть з дрібного питання доводиться звертатися за згодою до вищого керівника, то підлеглий поступово втрачає інтерес до роботи і мінімізує свої трудові зусилля.

Тому за нинішніх умов дуже важливо децентралізувати систему управління, залучити до управлінського процесу максимальну кількість виконавців Не випадково нині у спеціалізованих виданнях багато пишуть про делегування повноважень, що означає передачу керівником частини своїх повноважень безпосереднім підлеглим Цим досягається розвантаження керівника від вирішення менш важливих задач і залучення більш широкого кола спеціалістів до активної участі в управлінському процесі При цьому перевірка проводиться з метою покращення і удосконалення діяльності підлеглих, а не для відміни їх рішень

Ефективна розпорядницька діяльність керівника досягається шляхом чіткого організаційно-правового регламентування діяльності апарату управління У той же час за добре організованого регламентування роботи усувається необхідність постійно уточнювати і регулювати взаємовідносини працівників апарату управління, оскільки кожний з них знає своє місце в системі управління, свої обов’язки, права і відповідальність

До форм реалізації управлінських рішень відносяться: розпорядження; ділова бесіда; переконання; роз’яснення; примушення; повчання; повідомлення; особистий приклад; навчання; порада; ділова гра; нарада; засідання; звіт; ділове слово.

Розпорядження – офіційне сповіщення будь-якому посадовцю про обов’язкове виконання приведеного рішення у встановлений термін.

Ділова бесіда – спеціально організована керівником зустріч з підлеглими, групою підлеглих або запрошеними фахівцями для обміну думками про заздалегідь обумовлену тему, актуальну для компанії.

Переконання – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою домогтися від підлеглих необхідних міцних поглядів або понять за змістом управлінського рішення для його виконання (наприклад, переконання в необхідності дотримання техніки безпеки, сучасних інформаційних технологій і т. п.).

Роз’яснення – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою пояснити, зробити більш зрозумілими сутність і зміст управлінського рішення.

Примушення – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою примусити працівника свідомо виконати управлінське рішення шляхом загроз про санкції або обіцянкою підвищеної винагороди.

Повчання – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою навчити, передати досвід, сформувати навички для подальшого виконання управлінського рішення.

Повідомлення – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою передачі додаткової інформації, необхідної для виконання управлінського рішення.

Особистий приклад – дії керівника в середовищі підлеглих за наперед підготовленим сценарієм для розвитку у них ефекту наслідування авторитета в техніці виконання управлінського рішення.

Навчання – ділова бесіда, що проводиться керівником або фахівцем з метою дати нових знань або інформації для виконання управлінського рішення.

Порада – ділова бесіда, що проводиться керівником з метою поділитися власними поглядами з виконання управлінського рішення. Порада не с обов’язковою для виконання підлеглими.

Ділова гра (тренінг) – спеціально організована інтенсивна діяльність працівників з розробки і реалізації управлінських рішень на основі імітаційних моделей реальних процесів. В процесі ділової гри закріплюються навички реалізації управлінських рішень через багатократне повторення однотипних ситуацій, методів і технологій реалізації управлінських рішень.

Нарада – ділові колективні бесіди, що проводяться керівником з метою оперативного доведення до підлеглих конкретних задач, використання колективного розуму, обміну інформацією і накопиченим досвідом для виконання важливих управлінських рішень.

Засідання – вузькопрофесійні наради для вирішення в основному організаційних питань (наприклад, засідання профкому, засідання президії і т. п.).

Звіт – рішення фахівця про результати індивідуальної або колективної роботи з виконання управлінського рішення. Він може бути письмовим і усним.

Ділове слово – тверде рішення керівника, дане підлеглому в усній формі, підкріплене авторитетом керівника як серед підлеглих, так і серед вищого керівництва.