2.3.2. Создание таблиц

Запустить MS Access. Выбрать создание новой базы и сохранить, вписав её название - Учет заказов.

Для создания таблицы «Клиенты» в окне базы данных открываем таблицу в режиме конструктора, щёлкнув правой кнопкой по ярлыку с названием Таблица 1 и выбрав Конструктор (В MS Access 2003 в окне базы данных выбираем Объекты-Таблицы и двойным щелчком выбираем Создание таблицы в режиме конструктора). В окне конструктора таблиц следует ввести поля таблицы «Клиенты» (перечень полей – см.табл.2.4) и настроить их свойства (типы и размеры полей), опираясь на данные Приложения 2. Не забудьде указать ключевое поле.

Сохраните таблицу. Откройте таблицу «Клиенты» в режиме таблицы и заполните данными о четырех фирмах («Сизиф», «Петрович», «СПБ-ТК» и «Титаник», т.е. ввести нужно только четыре записи!). Сохраните и закройте таблицу.

Для создания таблицы «Заказы» на вкладке Создание выберите Конструктор таблиц (В MS Access 2003 в окне базы данных выберите Объекты-Таблицы и двойным щелчком выберите Создание таблицы в режиме конструктора). Введите поля таблицы «Заказы» (перечень полей – см.табл.2.5) и настройте их свойства (учтите, что не все поля текстовые. Не забывайте указывать размеры или форматы полей).

Для ввода Кода клиента настройте подстановку из таблицы «Клиенты», используя мастер подстановок. При этом в качестве доступных полей при настройке подстановки следует выбрать Код клиента и Наименование клиента.

Для поля «Выполнено» настройте подстановку из фиксированного набора значений, используя мастер подстановок (значения см. в столбце Выполнено Приложения 2). Не забудьте указать ключевые поля. Сохраните таблицу.

Откройте таблицу «Заказы » в режиме таблицы и заполните данными из Приложения 2. Не удаляйте нулевые значения, получающиеся при вводе незаполненных полей с числами. Сохраните и закройте таблицу.

Проверка связей

Перейдите в на вкладку Работа с базами данных и щелкните по кнопке "Схема данных" (В MS Access 2003 эта кнопка находится в панели инструментов при переходе в окно базы данных). Проверьте правильность установки связей между таблицами. Обе таблицы должны быть связаны по коду клиента.

2.3.3. Создание запросов

Создание сводного запроса

Чтобы увидеть вместе все данные о заказах и клиентах, следует перейти на вкладку Создание и щелкнуть по кнопке Конструктор запросов . (В MS Access 2003 перейдите в раздел Объекты-Запросы и выберите двойным щелчком Создание запроса в режиме конструктора).

Добавьте в запрос обе таблицы, поочередно выбирая их в окне «Добавление таблицы» и щелкая по кнопке «Добавить» (см. рис. 2.2). Убедитесь, что появились окна таблиц «Клиенты» и «Заказы», в которых перечислены поля таблиц. Закончив, закройте окно «Добавление таблицы».

Рис. 2.2. Добавление таблиц в запрос

Для добавления полей в создаваемый запрос в окне «Клиенты» выберите двойными щелчками поля Наименование, Телефон и Адрес, а в окне «Заказы» - все поля кроме кода клиента. Каждое выбранное поле занимает отдельный столбец в запросе (см. рис.2.3).

Рис. 2.3. Настроенный сводный запрос

Чтобы выполнить запрос, следует щелкнуть по кнопке « Выполнить».

Чтобы отсортировать полученный запрос по клиентам и датам заказа, нужно перейти в режим конструктора, щелкнув по кнопке (слева на панели). В окне настройки запроса в поле «Наименование» в строке «Сортировка» выбираем «по возрастанию». Так же выбираем сортировку по возрастанию в поле «Дата заказа» (см. рис. 2.4).

Рис. 2.4. Настройка сортировки запроса

Чтобы выполнить запрос, щелкаем по кнопке « Выполнить».

Запрос с отбором данных по текстовому полю

Создадим новый запрос на основе уже существующего открытого запроса.

Чтобы в новом запросе выводились данные только о заказах ЗАО «СПБ-ТК», переходим в режим конструктора, щелкнув по кнопке . Затем в MS Access 2007 щелкаем по кнопке Офис (круглая вверху слева), в MS Access 2010/2013 переходим на вкладку Файл, а в MS Access 2003 открываем меню Файл и выбираем «Сохранить объект как». В первой строке окна сохранения (рис. 2.5). указываем имя создаваемого запроса (например, Заказы СПБ-ТК) и подтверждаем ОК.

Рис. 2.5. Сохранение нового запроса

В окне настройки запроса в поле «Наименование» в строке «Условие отбора» вписываем Like "*СПБ-ТК*" (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Настройка условия отбора

Знак * используется для указания того, что и до и после введенного текстового выражения могут быть другие символы.

Если содержимое некоторых из выбранных полей не нужно показывать на экране, можно, не удаляя эти поля из запроса, отключить их отображение. Снимем флажки в строке «Вывод на экран» для полей «Телефон» и «Адрес».

Чтобы выполнить запрос, щелкаем по кнопке « Выполнить». Обратите внимание, что теперь поля «Телефон» и «Адрес» на экран не выводятся, а данные показываются только по «СПБ-ТК». Сохраняем запрос.

Самостоятельно создайте и сохраните запрос с данными о невыполненных заказах.

Отбор данных по дате

Чтобы в новом запросе вывести данные только о заказах за январь, переходим в режим конструктора, щелкнув по кнопке . Затем в MS Access 2007 щелкаем по кнопке Офис (круглая вверху слева), в MS Access 2010/2013 переходим на вкладку Файл, а в MS Access 2003 открываем меню Файл и выбираем «Сохранить объект как». Указываем в первой строке окна сохранения имя создаваемого запроса (например, Январь) и подтверждаем ОК.

Очищаем условие отбора для поля «Наименование», а в поле «Дата заказа» вводим следующее условие отбора (рис. 2.7):

>=#01.01.11# And <=#31.01.11#

Обратите внимание, что даты обрамляются символами #. Таким образом вводятся условия отбора только в поля типа дата/время.

Рис. 2.7. Настройка условия отбора по дате

Выполняем запрос и убеждаемся, что отобраны только записи, для которых дата заказа попадает в указанный интервал. Сохраняем запрос под именем «Январь». Закрываем окно запроса.

Самостоятельно создайте и сохраните запрос с данными за февраль.

Запрос с итогом

Используя групповые операции, можно вычислять различные показатели для групп строк с одинаковыми данными. Создадим запрос для определения суммы всех заказов по каждому клиенту.

Перейдите на вкладку Создание и щелкните по кнопке Конструктор запросов . (В MS Access 2003 перейдите в раздел Объекты-Запросы и выберите двойным щелчком Создание запроса в режиме конструктора).

Добавьте в запрос обе таблицы. Из таблицы "Клиенты" выберите двойным щелчком только поле "Наименование клиента", а из таблицы "Заказы" – поле "Сумма заказа".

В панели инструментов включите кнопку " Итоги" – в окне настройки запроса появится строка Групповая операция. Для поля "Сумма заказа" в строке Групповая операция выберите Sum (см. рис.2.8). Выполните запрос, щелкнув по кнопке « Выполнить».

О

Рис. 2.8. Настройка групповой операции

братите внимание, что выводятся суммы всех заказов по каждому клиенту. Сохраните запрос.

При выполнении групповых операций в запрос следует включать только необходимые поля!

Самостоятельно создайте и выполните новый запрос – количество (групповая операция Count) оплаченных заказов по каждому клиенту.

Сохраните полученный запрос.

Запрос с вычисляемым полем

В запросе можно вычислять новые данные по каждой записи на основе существующих данных. Для этого используются вычисляемые поля.

Чтобы увидеть сумму долга по оплате для каждого заказа, следует создать запрос с вычисляемым полем. Для этого создайте новый запрос в режиме конструктора, добавив в него следующие поля: из таблицы "Клиенты" – "Наименование клиента", из таблицы "Запросы" – "Дата заказа", "Сумма заказа" и "Оплачено". В пустом поле запроса введите следующее выражение (см. рис.2.9):

"Долг по оплате": [Сумма заказа]-[Оплачено]

Рис. 2.9. Настройка вычисляемого поля

Выполните запрос, щелкнув по кнопке « Выполнить». Обратите внимание, что выводятся и нулевые долги. Чтобы нулевые долги не показывались, перейдите в режим конструктора запроса, щелкнув по кнопке . В вычисляемом поле "Долг по оплате" в строке "Условие отбора" запишите >0. Выполните запрос. Сохраните изменения.