1.3.5. Работа с данными в режиме таблицы
Просмотр связанных данных
В области переходов (слева от окна работы с таблицами) открываем двойным щелчком таблицу "Сотрудники".
Щёлкнув по кнопке + , расположенной слева в каждой строке данных, можно просмотреть учет рабочего времени каждого сотрудника в подтаблице.
Чтобы убрать подтаблицу, следует щёлкнуть по – .
Сортировка записей
Выполним
сортировку таблицы по должности. Для
этого установм курсор в любую запись в
столбце (поле) " Должность" и щёлкнем
на вкладке Главная по кнопке
Сортировка
по возрастанию. Посмотрите, что изменилось.
Чтобы выполнить сортировку таблицы по двум полям одновременно, например, по полу и фамилии, сначала следует расположить поля в указанном порядке. Выделяем поле "Пол", щелкнув по его названию (по названию столбца), и перетаскиваем выделенное поле, расположив слева от поля "Фамилия". Затем выделяем вместе названия полей " Пол" и " Фамилия" и щёлкаем по кнопке "Сортировка по возрастанию". Обратите внимание, что сортировка по второму уровню (по Фамилии) выполняется только для записей с одинаковым значением в столбце "Пол".
Фильтры
Фильтры обычно используются для того, чтобы просматривать не все записи, а лишь те, для которых выполняется условие отбора.
Фильтр по выделенному
Такой фильтр используют, если в таблице есть данные, которые можно использовать в качестве условия отбора.
Чтобы
просмотреть записи только об автомеханиках,
можно установить курсор в поле "Должность"
в любой записи, где записано Автомеханик,
щёлкнуть по кнопке
Выделение и выбрать равно "Автомеханик".
(В MS Access
2003 можно щелкнуть по слову Автомеханик
в поле и выбрать в контекстном меню
Фильтр по выделенному). Для отмены
фильтра необходимо выключить кнопку
Применить фильтр.
Фильтр по нескольким полям
Такой фильтр позволяет отобрать записи, задав условия отбора сразу для нескольких полей. При этом сами условия могут содержать довольно сложные выражения.
Например, настроим фильтр для отбора многодетных сотрудников мужского пола (имеющих 3 и более детей).
Щёлкаем по кнопке "Дополнительно" - " Изменить фильтр" (в MS Access 2003 кнопка Изменить фильтр находится в панели инструментов при работе с данными таблицы) – появляется окно настроек фильтра. Настраиваем следующие условия отбора: Пол мужской, Дети: >2. Если в других полях остались условия, удаляем их. Щёлкаем по кнопке " Применить фильтр".
Сохранение фильтра
Чтобы
сохранить отобранные фильтром записи,
его следует сохранить в виде запроса,
в противном случае после установки
нового фильтра или закрытия таблицы
настройки текущего фильтра будут
утеряны. Для сохранения условий отбора
щёлкаем по кнопке "Дополнительно"
- "
Изменить
фильтр" , затем щёлкните по кнопке
"Дополнительно" -"
Сохранить
как запрос" (в MS Access
2003 кнопка Изменить фильтр находится в
панели инструментов при работе с данными
таблицы, а кнопка Сохранить как запрос
появляется в панели инструментов после
появления окна с настройками условий
отбора). Вводим имя запроса (например
Многодетные мужчины), подтверждаем ОК
и закрываем окно настройки фильтра.
Самостоятельно настройте и сохраните каждый в виде запроса следующие фильтры:
1). Сотрудники мужского пола, имеющие детей.
2). Женщины-автомеханики.
3).Холостые мужчины и незамужние женщины (при настройке фильтра можно использовать закладку ИЛИ в нижней части окна настройки фильтра).
Создание запроса с помощью мастера
Несложные запросы можно создавать с помощью мастера.
Перейдите
на вкладку Создание и щелкните по кнопке
Мастер запросов
.
(В MS Access
2003 перейдите в раздел Объекты-Запросы
и выберите двойным щелчком Создание
запроса с помощью мастера). Укажите, что
будет создаваться простой запрос и
щёлкните ОК. Раскройте список имеющихся
таблиц и запросов и выберите таблицу
Сотрудники (см. рис.1.7).
Рис. 1.7.
Выбор таблицы для запроса
В полученном запросе объединены данные таблиц Сотрудники и Рабочее время. Работать с запросом можно как с обычной таблицей.
Отсортируйте данные запроса по фамилии и сохраните.
Самостоятельно создайте с помощью мастера запрос, включающий из таблицы Должности поле Должность, из таблицы Сотрудники поля Таб_номер и Фамилия, а из таблицы Рабочее время поля Приход и Уход.
На основе созданного запроса, используя фильтр по выделенному, настройте и сохраните как запросы следующие данные:
1). Данные только о работе мастера.
2). Данные за 02.02.13 и 03.02.13. (можно использовать: кнопка Выделение – Между…) (В MS Access 2003 в окне настройки фильтра можно ввести условие для поля Приход:
>=#02.02.13 00:00# and <=#03.02.13 23:59#).
3).Данные о работе водителей за 03.02.13.(для настройки фильтра по дате и времени можно использовать: кнопка Выделение – Между… и указать Не ранее 03.02.13 и Не позднее 03.02.13 (В MS Access 2003 условие на дату указывается аналогично предыдущему пункту ).