1.3.4. Создание объектов базы данных

Создание таблицы "Должности"

Запускаем MS Access. Выбираем Создание новой базы данных, вписываем ее название - Учет рабочего времени и сохраняем в личной папке. В дальнейшем все объекты базы данных (таблицы, запросы и т.п.) будут храниться в одном этом файле.

Поскольку интерфейс пользователя в различных версиях MS Access несколько отличается друг от друга, при описании необходимых действий за основу принят интерфейс MS Office 2007 и более поздних версий. Описание аналогичных действий для MS Access 2003 будет приводиться в скобках

В появившемся окне щелкаем правой кнопкой по ярлычку открытой Таблицы1 (см. рис.1.1) и в контекстном меню выбираем . (В MS Access 2003 в окне базы данных выбираем Объекты-Таблицы и двойным щелчком выбираем Создание таблицы в режиме конструктора).

Рис.1.1. Вызов режима конструктора таблицы

В

Рис. 1.2. Таблица Должности в режиме конструктора

водим имя таблицы – Должности, и таблица будет показана в режиме конструктора, используемом для настройки структуры таблицы. В этом режиме вводится или изменяется состав и свойства полей (столбцов) таблицы.

В верхней части окна в отдельные строки вводятся наименования и типы полей, в нижней части – свойства полей, представленные двумя вкладками: Общие и Подстановка (рис. 1.2). На вкладке Общие представлены все основные свойства полей, на второй вкладке – настройки подстановки данных в поле (если она есть).

Вводим поля таблицы ДОЛЖНОСТИ (см. табл. 1.4).

Для поля Код_должн выбираем тип поля Счетчик. Для поля Должность указываем размер поля 15 и обязательное поле – Да. Если поле обязательное, то при заполнении таблицы данными СУБД будет следить за тем, чтобы это поле не осталось пустым.

Для указания ключевого поля следует щелкнуть правой кнопкой по имени поля Код_должн и выбрать "ключевое поле".

Для заполнения таблицы данными нужно перейти в режим таблицы. Для этого щелкаем правой кнопкой по ярлычку открытой таблицы Должности и в контекстном меню выбираем Режим таблицы (см. рис. 1.1). (В MS Access 2003 закрываем таблицу, в ответ на предложение сохранить таблицу выбираем Да, вводим имя таблицы Должности, подтверждаем ОК. После этого двойным щелчком по таблице открываем ее ).

Директор

Зам.директора

Бухгалтер

Мастер

Автомеханик

Водитель

Экспедитор

Рис. 1.3. Должности

Заполняем таблицу Должности данными (см. рис. 1.3). Данные заполняются строками. Переход в следующее поле – клавишей Enter или Tab. Поле "Код_должн" заполняется автоматически. Закончив ввод данных, сохраняем таблицу, щелкнув по кнопке .

Закрываем окно таблицы "Должности".

Создание таблицы "Сотрудники"

Переходим на вкладку Создание и выбираем Конструктор таблиц (рис. 1.4).

(

Рис. 1.4. Вызов конструктора таблиц

В MS Access 2003 двойным щелчком в окне базы данных выбираем Создание таблицы в режиме конструктора).

Создаем структуру таблицы "Сотрудники" (см. табл.1.3).

Для поля Дата_рождения выбираем подходящий формат в свойствах поля (полный формат даты или средний формат даты или краткий формат даты).

Чтобы упростить заполнение поля Пол данными настроим подстановку данных в это поле из списка. Списки при заполнении целесообразно использовать в тех случаях, когда можно заранее перечислить все варианты заполнения поля.

Для настройки подстановки выбираем тип данных "Текстовый", а затем снова выбираем тип данных "Мастер подстановок". В появившемся окне указываем, что будет введён фиксированный набор значений, и щёлкаем по кнопке "Далее".

В "Столбец1" вписываем: в первой строке – женский, во второй строке – мужской и щёлкаем по кнопке "Далее". Подтверждаем ввод кнопкой "Готово".

Проверить проведенные настройки можно, перейдя на вкладку Подстановка в области свойств полей (нижняя часть окна). После просмотра следует вернуться на вкладку Общие.

Так же настраиваем подстановку для поля Сем_положен (семейное положение). Возможные варианты семейного положения см. в Приложении 1 (табл. Сотрудники).

Для поля Дата_приёма в свойствах поля в строке Условие на значение вводим выражение: <=Date() это не позволит ввести дату приёма позднее сегодняшней даты. (Date() – это стандартная функция, выдающая текущую дату.) В строке Сообщение об ошибке напишите: Дата приёма должна быть не больше сегодняшней! Это сообщение появится на экране, если дата приёма не будет соответствовать введённому выше строкой условию.

Для поля Код_должн следует настроить подстановку из таблицы Должности. Для этого выбираем тип данных "Числовой", а затем снова выбираем тип данных "Мастер подстановок". В появившемся окне указываем, что поле подстановки должно получать данные из таблицы или запроса и щёлкаем по кнопке "Далее".

В появившемся списке нужно выделить таблицу "Должности" и щёлкнуть по кнопке "Далее". Для указания доступных полей выделяем строку "Код_должн" и выбираем это поле кнопкой > , расположенной справа. Таким же образом выбираем поле "Должность". (Значение первого выбранного поля будет подставляться в таблицу Сотрудники, а второе поле поможет выбрать нужную должность). Щёлкаем по кнопке "Далее". Сортировку можно не выбирать – щелкаем Далее.

При необходимости (если название некоторых должностей не помещается по ширине в столбец) следует отрегулировать ширину столбца Должность. Закончив, щёлкаем по кнопке "Далее", затем подтверждаем ввод кнопкой "Готово". На предложение сохранить таблицу следует ответить щелчком по кнопке "Да", ввести имя таблицы (Сотрудники) и щёлкнуть OK. В ответ на предложение создать ключевые поля отвечаем, щёлкнув НЕТ. В противном случае будет создано ненужное нам поле с именем Код типа счетчик и его придется удалять.

В свойствах поля Код_должн находим строку Подпись и вводим в нее слово Должность. Это слово будет показываться в качестве заголовка столбца вместо Код_должн. Таким образом можно вместо имен полей в качестве заголовков столбцов таблицы выводить любые слова или фразы. Особенно это полезно, если имена полей набраны латиницей или не являются осмысленными.

Делаем поле " Таб_номер " ключевым и сохраняем таблицу.

Переходим в режим таблицы и заполняем таблицу данными таблицы Сотрудники из Приложения 1. При заполнении полей Пол, Сем_положен, Код_должн выбирайте данные из раскрывающихся списков. Для раскрытия списка без мыши можно использовать комбинацию клавиш ALT-↓.

При заполнении поля Дата_приёма проверьте работу условия на значение (например, попробуйте ввести в поле дату следующего года или месяца).

Сохраняем таблицу и закрываем окно таблицы.

Создание таблицы "Рабочее время"

Переходим на вкладку Создание и выбираем Конструктор таблиц (см. рис. 1.4). (В MS Access 2003 двойным щелчком в окне базы данных выбираем Создание таблицы в режиме конструктора).

Создаем структуру таблицы РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ (см. табл. 1.5). Для ввода табельного номера нужно использовать подстановку из таблицы СОТРУДНИКИ. Для этого после ввода имени поля (Таб_номер) выбираем тип данных "Числовой", а затем снова выбираем тип данных "Мастер подстановок". В появившемся окне указываем, что поле подстановки получит данные из другой таблицы или запроса и щёлкаем по кнопке "Далее".

В появившемся списке выделяем таблицу СОТРУДНИКИ и щёлкаем по кнопке "Далее". Для указания доступных полей выделяем строку Таб_номер и выбираем это поле кнопкой > , расположенной справа. Таким же образом выбираем поля Фамилия, Имя и Отчество. (Значение первого выбранного поля будет подставляться в таблицу РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ, а остальные поля помогут выбрать нужного сотрудника) Щёлкаем по кнопке "Далее". Сортировку можно не выбирать или выбрать по полю Фамилия, после чего щелкаем Далее

При необходимости можно отрегулироватье ширину столбцов появившегося списка сотрудников и щёлкнуть по кнопке "Далее". Подтверждаем ввод кнопкой "Готово". На предложение сохранить таблицу отвечаем щелчком по кнопке "Да", вводим имя таблицы (Рабочее время) и щёлкаем OK. В ответ на предложение создать ключевые поля следует ответить, щёлкнув НЕТ.

При вводе поля Приход укажите в свойствах поля формат Полный формат даты, что позволит ввести в него и дату и время прихода сотрудника на работу. Аналогично настройте формат поля Уход.

После ввода всех полей таблицы для указания ключевых полей выделяем в верхней части окна строки полей "Таб_номер" и "Приход". Строки выделяются щелчками по кнопкам, расположенным слева от имен полей. Каждая следующая строка выделяется при нажатой CTRL.(см. рис. 1.5). Группу подряд идущих строк можно выделить за один раз, проведя мышью по кнопкам слева от имен полей.

Выделив обе строки, включите кнопку Ключевое поле на вкладке Конструктор (см. рис. 1.5). (В MS Access 2003 эта кнопка находится в панели инструментов. Можно также, щелкнув правой кнопкой на любом выделенном поле, в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле). Обратите внимание, что слева от полей Таб_номер и Приход появилось изображение двух ключей.

Рис. 1.5. Настройка двойного ключа

Сохраняем таблицу.

Откройте таблицу в режиме таблицы и заполните данными из Приложения 1.

Для указания сотрудника следует выбирать его из списка в поле Таб_номер.

При заполнении полей Приход и Уход, если не указывать год, будет подставлен текущий. Время следует отделять от даты пробелом, часы от минут – двоеточием. Секунды можно не вводить.

Заполнив все строки, таблицу сохраните.

Закройте таблицу.

Настройка связей между таблицами

Перейдите на вкладку Работа с базами данных и щелкните по кнопке "Схема данных" (рис. 1.6). (В MS Access 2003 эта кнопка находится в панели инструментов при переходе в окно базы данных).

Рис. 1.6. Работа со схемой данных

Если на схеме отсутствует нужная таблица, щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте схемы, выберите Добавить таблицу и, указав таблицу в списке, щелкните по кнопке Добавить. Если на схеме нет связи между таблицами, достаточно перетащить поле одной таблицы на схеме на связываемое поле другой таблицы и подтвердить. Если связь нужно удалить, можно её выделить щелчком по линии на схеме и нажать на клавиатуре Delete.