Введение

В настоящее время персональные компьютеры применяются практически во всех областях человеческой деятельности. В том числе они применяются для обработки экономической информации, анализа данных о производственных мощностях и поставках материалов, принятии решений об управлении производством. Обычно для этого создаются информационные системы.

При этом одной из базовых технологий при создании информационных систем является технология баз данных. Работа с базами данных относится к классу так называемых невычислительных задач, при решении которых используются общие данные.

Данные методические указания содержат необходимые теоретические сведения о создании баз данных и информационных систем на их основе в среде системы управления базами данных (СУБД) MS Access.

В лабораторных работах разбираются вопросы разработки структуры базы данных, осваиваются основные приемы работы с данными и объектами базы данных, созданными на их основе.

Ввиду некоторых различий интерфейса MS Access разных годов выпуска, описаны приемы работы в СУБД MS Access для всех версий, начиная с 2003 года.

Содержание пособия соответствует требованиям государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования по дисциплине «Применение ПЭВМ в отрасли».

Методические указания предназначены для студентов шестого курса (очно-заочная и заочная формы обучения) специальности 080502 «Экономика и управление на предприятии» Национального минерально-сырьевого университета «Горный».

В качестве отчета по каждой лабораторной работе следует представить файлы созданных баз данных, содержащие необходимые таблицы, запросы, формы и отчеты, полученные при выполнении заданий данных методических указаний.

ЛаборАторная работа №1 создание базы данных и основные приемы работы с данными

Цель работы: изучить основные этапы создания баз данных, освоить приемы заполнения таблиц и работы с данными.

1.1 Основные понятия баз данных

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных хранящихся вместе данных при наличии такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений. При этом все данные в базе данных связываются между собой. Но способы связывания могут быть разными. Модель данных определяет способ связывания элементов данных в единую структуру. В настоящее время чаще всего используется реляционная модель.

База данных в реляционной модели – это совокупность взаимосвязанных таблиц с информацией.

В каждой таблице хранятся данные об объектах определенного вида.

Каждая строка таблицы хранит данные о каком-либо одном объекте и называется записью.

Столбцы таблиц – это какие-то характеристики объектов. Они называются полями. Каждое поле имеет строго определенный тип и размер в байтах.

В каждой таблице указывается ключ – это поле или совокупность нескольких полей таблицы, однозначно определяющих запись.

То есть в таблице не может быть двух записей с одинаковым значением ключа.

Ключи используются для:

• предотвращения дублирования записей,

• для связывания таблиц

• для быстрого поиска нужной записи по её ключу.

При назначении ключа следует учитывать следующее:

• ключевое поле никогда не может быть пустым

• в составе ключа используется минимально возможный набор полей

• из двух возможных ключей выбирают обычно более короткий

• введенные значения ключевых полей в таблице по возможности должны как можно реже изменяться

Все таблицы в базе данных должны быть связаны между собой. Это позволяет работать с информацией различных таблиц как с единым целым. Кроме того связи используются для обеспечения целостности данных.

Ниже приведены виды связей между таблицами.

Связь «один к одному»:

каждой записи первой таблицы соответствует 0 или 1 запись второй таблицы.

Такая связь целесообразна, если

• записей во второй таблице гораздо меньше, чем в первой;

• длина записи первой таблицы превышает допустимую (в этом случае часть полей из первой таблицы переносится во вторую).

В остальных случаях можно недостающие поля из второй таблицы добавить в первую и обойтись без второй таблицы.

Связь «один ко многим»:

каждой записи первой таблицы соответствует 0, 1 или несколько записей второй таблицы.

Это наиболее часто встречающийся вид связей между таблицами.

Связь «многие ко многим»:

каждой записи первой таблицы соответствует 0, 1 или несколько записей второй таблицы и наоборот.

Напрямую между двумя таблицами в MS Access такую связь не создать, но можно организовать через промежуточную таблицу.

При назначении связей можно включить автоматическое обеспечение целостности данных. При этом СУБД будет отслеживать изменения данных в связанных полях таблиц и блокировать изменения, нарушающие целостность данных.

Для создания баз данных и обеспечения работы с ними используется особый класс программного обеспечения – системы управления базами данных (СУБД). При этом, в зависимости от их возможностей и назначения, все СУБД можно разделить на настольные и клиент-серверные.

Настольные СУБД используются для сравнительно небольших задач (небольшой объем обрабатываемых данных, малое количество пользователей). С учетом этого, указанные СУБД имеют относительно упрощенную архитектуру, тем не менее, такие системы имеют достаточно обширную область применения. Прежде всего, это государственные (муниципальные) учреждения, сфера образования, сфера обслуживания, малый и средний бизнес. Специфика возникающих там задач заключается в том, что объемы данных не являются катастрофически большими, частота обновлений не бывает слишком высокой, организация территориально обычно расположена в одном небольшом здании, количество пользователей колеблется от одного до 10–15 человек. В подобных условиях использование настольных СУБД для управления информационными системами является вполне оправданным.

Основными преимуществами настольных СУБД являются: наличие графического интерфейса пользователя, простота создания баз данных и пользовательских приложений и, как следствие, низкие затраты на создание приложений и обслуживание.

Однако, при больших объемах данных и с ростом количества пользователей эффективность таких СУБД резко снижается.

При использовании клиент – серверных СУБД разделяются функции приложения пользователя (называемого клиентом) и сервера, хранящего и обрабатывающего данные.

Приложение-клиент формирует запрос к серверу, на котором расположена база данных, на специальном языке запросов. Обычно это язык SQL (Structured Query Languague – язык структурированных запросов). Сервер принимает запрос и переадресует его SQL-серверу базы данных. SQL-сервер – специальная программа, управляющая базой данных. SQL-сервер обеспечивает выполнение запроса, формирование результата выполнения запроса и выдачу его приложению-клиенту. При этом ресурсы клиентского компьютера не участвуют в физическом выполнении запроса; клиентский компьютер лишь отсылает запрос к серверной базе данных и получает результат, после чего интерпретирует его необходимым образом и представляет пользователю.

Так как клиентскому приложению посылается результат выполнения запроса, по сети передаются только те данные, которые необходимы клиенту. В итоге снижается нагрузка на сеть. Поскольку выполнение запроса происходит там же, где хранятся данные (на сервере), нет необходимости в пересылке больших пакетов данных. Кроме того, SQL-сервер, если это возможно, оптимизирует полученный запрос таким образом, чтобы он был выполнен в минимальное время с наименьшими накладными расходами.

Наиболее известной СУБД в настоящее время является MS Access. Она входит в состав пакета MS Office на протяжении примерно двух десятилетий. Несмотря на то, что данная СУБД относится к классу настольных, она находит довольно широкое применение. Благодаря наличию графического интерфейса и достаточно простых средств создания основных объектов базы данных, а также наличию драйверов для подключения к большинству современных клиент-серверных СУБД, MS Access может использоваться и как самостоятельная СУБД, и как клиент для клиент-серверной СУБД. Особенно хорошо такая связка реализована с MS SQL Server.