4.6. Организация учета материалов на складе

Организация учета материалов на складе и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Метод предусматривает порядок и последовательность ведения учета материалов, виды учетных регистров, их количество, взаимосверку показателей.

Организация может выбрать один из двух наиболее часто применяемых методов: количественно-суммовой и оперативно-бухгалтерский.

При количественно-суммовом методе и в бухгалтерии, и на складе ведется количественно-суммовой учет материалов. Такой метод учета громоздкий и увеличивает трудозатраты.

Наиболее рациональным является оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета. Он предполагает ведение только складского учета материалов по сортам или партиям с последующим использованием его данных для целей бухгалтерского учета. Последовательность ведения учета на складе следующая.

Карточки складского учета материалов на каждый номенклатурный номер материала открывает бухгалтерия и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основе расходных документов (лимитно-заборные карт, требований накладных и др.) в карточке регистрируется расход материалов.

Записи в карточках делаются в день совершения операции. Разноска расхода из лимитно-заборных карт может производиться по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа месяца следующего за отчетным.

Остаток материала выводится в карточке после каждой записи. В установленные графиком документооборота сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов. Бухгалтерия принимает от МОЛ документы при реестрах непосредственно на складе, при этом тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов, всех документов в карточках складского учета, сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами по приходу и расходу материалов и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках, после чего карточка принимает силу бухгалтерского регистра.

При этом работники бухгалтерии должны также проводить на складах контрольные и выборочные проверки фактического наличия остатка материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных недостатках ставят в известность главного бухгалтера.

По состоянию на 1-е число каждого месяца МОЛ переносит количественные остатки материалов в ведомость учета остатков материалов. Она открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1-2 числа следующего за отчетным месяца кладовщик возвращает ее в бухгалтерию.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, а карточки истекшего года закрываются. В них делаются отметки: «Остаток перенесен карточку 2000_ года №__ , брошюруются и сдаются в архив организации.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета материалов в книгах складского учета. На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная страница.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или уполномоченного им лица и печатью организации.