7.3. Роль бюджета в процессе управления организацией

Бюджет позволяет руководству организации осуществлять такие основные функции деятельности как:

1. Планирование.

Процесс планирования будущих хозяйственных операций заставляет руководство более тщательно разрабатывать планы развития предприятия, принимать во внимание возможные изменения условий деятельности и заранее разрабатывать меры, позволяющие объективно реагировать на предстоящие изменения условий.

2. Координация.

Качественно составленный бюджет позволяет координировать и согласовывать работу всех подразделений предприятия в пользу предприятия в целом.

3. Информационное обеспечение.

Качественный бюджет невозможен без организации рационального информационного обеспечения каждого структурного подразделения, что позволит обеспечивать ответственность определенных лиц за его реализацию и координировать их деятельность в соответствии с ним.

4. Мотивация.

Составление бюджета является мощным средством стимулирования руководителей всех подразделений предприятия, если каждое подразделение принимает активное участие в разработке бюджета и знает, что ожидают от него для осуществления его исходя из интересов предприятия в целом.

5. Управление.

В процессе реализации бюджета осуществляется сравнение фактических результатов со сметными значениями, это позволяет: установить какие расходы не соответствуют нормативным, провести анализ отклонений. Такой анализ помогает своевременно определить какие виды затрат требуют первоочередного рассмотрения, наметить новые мероприятия для исправления создавшейся ситуации.

6. Контроль.

Для оценки качества бюджета осуществляется контроль. Он основан на определении размера отклонений фактических достигнутых результатов с запланированными результатами. Если, например, фактические затраты больше планируемых, то имеют место отрицательные отклонения. Необходимо определить причины, их вызвавшие, и разработать мероприятия, направленные на их уменьшение. Если, например, фактические доходы больше, чем планируемые, то это положительные отклонения. В процессе контроля необходимо составлять отчеты о выполнении бюджетов.

7. Оценка.

Бюджет позволяет руководству организации объективно оценить деятельность каждого подразделения по реализации поставленных задач, в зависимости от их способности достижения целей, намеченных в статическом (жестком) бюджете, ставить их продвижение по службе в некоторой степени от исполнения его.

1. Процесс формирования оперативного бюджета

Для формирования оперативного бюджета необходимо использовать информацию о деятельности предприятия за предшествующие периоды, использовать данные балансовой отчетности период, предшествующий прогнозируемому периоду. Такая информация дает представление об имеющихся активах и источниках их покрытия.

Подготовка оперативного бюджета должна осуществляться в следующей последовательности.

1. Бюджет продаж.

2. Бюджет коммерческих расходов.

3. Бюджет производства.

4. Бюджет затрат на материалы.

5. Бюджет затрат на оплату труда.

6. Бюджет общепроизводственных расходов.

7. Бюджет управленческих расходов.

8. Бюджет отчета о прибылях и убытках.

Бюджет продаж

Бюджет продаж организации составляется на основе прогноза продаж, который формируется по результатам анализа и обсуждения руководством организации различных микро и макроэкономических факторов, маркетинговых исследований организации о состоянии экономики, спроса и предложения на конкретные виды сырья и материалов, продукцию, производственных мощностей организации, конкурентах, ценовой политики и тыс.п.

Бюджет продаж – это самый первый и самый важный бюджет при составлении общего бюджета организации. Товарная структура бюджета продаж предопределяет уровень и общий характер все деятельности организации, оказывает существенное влияние на все другие частные бюджеты.

Смета продаж должна предусматривать объем продаж в натуральном и стоимостном выражениях, прогнозируемый индекс роста цен с учетом уровня инфляции. Выручка от продаж в стоимостном выражении определяется по формуле:

В = Vпр * Ц * Jц,

где - В - выручка от продаж, Vпр - объем продаж в натуральных единицах, Ц - цена реализации единицы продукции, Jц – индекс роста цены продукции.

Смета продаж должна рассматриваться совместно с прогнозом денежных поступлений от продаж, который должен быть основан на сложившихся правилах расчета с потребителями продукции и планируемых мероприятиях по улучшению сбыта продукции. В данном прогнозе представляются значения остатков дебиторской задолженности на конец периода (с учетом безнадежных долгов и переходящих остатков предыдущего периода), сумма задолженности к погашению в текущем периоде и поступления от продаж каждого периода.

Бюджет коммерческих расходов

Бюджет коммерческих расходов отражает расходы, связанные со сбытом продукции и услуг в будущем:

- затраты на тару, упаковку изделий на складах готовой продукции, на транспортировку и хранение продукции;

- расходы, связанные с исследованием рынка;

- расходы на рекламу

- расходы по целенаправленному информационному воздействию на потребителей для продвижения продукции на соответствующие рынки, причем общая величина расходов на рекламу не должна превышать предельных размеров, исчисляемых по нормативам, установленным Министерством финансов РФ;

- на участие в торгах на товарных биржах и тыс.п.

Разработка данного бюджета и контроль над его исполнением осуществляет отдел продаж. Размер коммерческих расходов определяется на основе бюджета продаж и условий реализации (норм материальных, трудовых, денежных затрат на изготовление тары, упаковку, доставку продукции). Большая часть коммерческих расходов планируется в процентном отношении к объему продаж. Исключением могут быть арендные платежи за складские помещения.

Бюджет производства

Бюджет производства разрабатывается на основе бюджета продаж и учета производственных возможностей и технологии производства. Бюджет определяет план выпуска продукции в натуральных показателях, а также может быть составлен в стоимостном выражении. На основе бюджета продаж указываются объемы необходимых запасов готовой продукции на конец и начало периода, возможные потери в результате производства. Значения этих показателей определяются, как правило, в процентном соотношении от объема продаж в натуральном выражении.

Расчет производства продукции осуществляется по формуле:

V =Vnp +Vsk –Vsn +Vb, V< Vmax

где V – объем производства, Vnp – объем продаж,Vsk,Vsn – запасы готовой продукции на конец и начало периода, Vb –потери от брака, Vmax – производственные возможности.

Бюджет прямых затрат на материалы

Затраты на сырье и материалы, которые идут непосредственно на изготовление продукции, принято называть прямыми затратами на материалы.

Бюджет прямых затрат на материалы составляется на основе бюджетов продаж и производства и уровня запасов материалов на начало планируемого периода.

Потребность в материальных ресурсах на производство рассчитывается по формуле:

VCз = VCпр – VCн

где VCз – объем закупок материала в натуральных единицах, VC – потребность в материале на заданный объем производства, VCн - размер запаса материала на начало периода.

Потребность в материальных затратах на производство рассчитывается в натуральном выражении с учетом нормы расхода сырья на единицу продукции (Hp) и планируемого объема производства (V).

VCпр = V * Hp

При определении стоимости материалов необходимо учитывать индекс роста цен на основные виды сырья и материалов.

Стоимость сырья и материалов определяется по формуле:

МАТЗ = МАТЗпр – МАТЗн,

где МАТЗпр – стоимость закупок материалов, необходимых для выполнения производственной программы, МАТЗн – стоимость запаса материала, используемого в производстве, на начало периода.

Стоимость закупок материалов определяется по формуле:

МАТЗпр = VCз * Цс * Jc,

где VCз – объем закупок материала в натуральных единицах, Цс – цена единицы материала, Jc – индекс роста цены материала.

В бюджете закупки/использование материалов отражаются сроки закупки и количество сырья и материалов, полуфабрикатов для выполнения плана производства

Расчет за материалы, как правило, осуществляется организациями в кредит, поэтому бюджет прямых затрат на материалы должен предусматривать план погашения кредиторской задолженности, который составляется на основе существующего механизма погашения задолженности перед поставщиками.

Бюджет прямых затрат на труд

Бюджет прямых затрат на труд отражает все расходы, связанные с оплатой труда основного производственного персонала. Он формируется на основе бюджета производства, информации о производительности труда или необходимого рабочего времени в часах, требуемого для выполнения единицы продукции, почасовых ставок оплаты труда основного производственного персонала. Потребность в оборотных средствах на основную (фиксированную) заработную плату определяется как произведение средней часовой тарифной ставки (СТч) и количества времени, необходимого для изготовления продукции (Тизг):

ФОТос = Vnp*  (СТч i * Тизгi)

где Vnp – объем производства, СТч i –часовая тарифная ставка рабочего, выполняющего i- операцию обработки, Тизгi – время необходимое на i операцию обработки.

Бюджет должен предусматривать уровень индексации почасовой оплаты труда.

Основная заработная плата используется для расчета дополнительной заработной платы основного производственного персонала. В бюджете прямых затрат на труд необходимо выделять фиксированную оплату труда и сдельную оплату труда. В бюджете указываются отчисления с общего фонда заработной платы в соответствии с действующим законодательством.

Если к моменту составления бюджета накопилась значительная кредиторская задолженность по выплате заработной платы, то необходимо составить график ее погашения согласно принятым руководством правилам погашения.

Бюджет общепроизводственных расходов

Бюджет общепроизводственных расходов отражает все виды производственных затрат, отличных от прямых материальных и трудовых затрат, которые понесет организация для выполнения бюджета производства в будущем периоде. Основные виды статей затрат входящие в бюджет: амортизация и аренда производственного оборудования, страховка, дополнительные выплаты рабочим, оплата непроизводительного времени, оплата энергетических ресурсов, текущий ремонт основных производственных фондов, содержание и ремонт оборудования, выплаты денежных средств по накладным расходам и тыс. п.

При составлении бюджета статьи затрат разделяют на постоянные и переменные. Постоянные общепроизводственные расходы не изменяются при изменении объема производства (амортизация, налоги, заработная плата мастеров, начальников цехов, затраты на текущий ремонт цеха и тыс.п.). Переменные общепроизводственные затраты изменяются при изменении объема производства (заработная плата вспомогательных рабочих, расходы на содержание и эксплуатацию оборудования, премиальный фонд, вспомогательные материалы и тыс.п.)

Бюджет общепроизводственных расходов организации формируется из аналогичных бюджетов подразделений, разработанных менеджерами этих подразделений на основе информации за предшествующий период.

Бюджет себестоимости произведенной продукции

Бюджет себестоимости произведенной продукции формируется из бюджетов: «Прямые затраты материалов», «Прямые трудовые затраты» и «Общепроизводственные расходы». Формирование бюджета осуществляется с помощью балансового уравнения:

СПР =ПРМ + ПРТ +ОБЩПР, где

СПР – себестоимость произведенной продукции, ПРМ – прямые материальные затраты, ПРТ - прямые трудовые затраты, ОБЩПР – общепроизводственные затраты.

Данные бюджета служат основой для оценки себестоимости одной единицы продукции.

Бюджет себестоимости реализованной продукции

Бюджет реализованной продукции формируется на основе формулы:

СРП = ЗПн + СПР – ЗПк,

где СРП – себестоимость реализованной продукции, ЗПн – запас готовой продукции на начало периода, СПР – себестоимость произведенной продукции за период прогноза, ЗПк – запас готовой продукции на конец периода.

Бюджет общих и административно - управленческих расходов

В данном бюджете рассматриваются расходы, не связанные с производственной или коммерческой деятельностью организации:

- затраты на содержание отдела кадров, юридического отдела, отдела труда и заработной

платы, отдела автоматизированной обработки информации;

- командировки, услуги связи, налоги и проценты за кредиты, подоходные налоги;

- расходы на социальное страхование, представительские расходы и тыс.п.

- амортизация офисного оборудования, расходы по аренде офисных помещений;

- расходы на телефонную связь, канцтовары и тыс. п.

Большинство таких расходов носит постоянный характер, а некоторые из них являются переменными, зависят от объема продаж (телефон, коммунальные услуги и тыс. п.). Переменные затрат планируются, как правило, в процентном соотношении от объема продаж. При планировании бюджета необходимо учитывать уровень инфляции. Бюджет общих и административных расходов, как правило, принимается на высших уровнях управления организации.

Разработка такого бюджета необходима для подготовки бюджета наличных средств, а также для целей контроля этих расходов.

Бюджет текущих периодических расходов

Бюджет текущих периодических расходов должен отражать все расходы, обусловленные фактами хозяйственной деятельности прогнозируемого периода. Он формируется на основе бюджета коммерческих расходов и бюджета общих и административно управленческих расходов. Информация из данной сметы используется для определения полной себестоимости реализованной продукции.

Текущие периодические затраты распределяются только по реализованной продукции.

Бюджет производственных запасов

Бюджет производственных запасов формируется на основе информации о нормах запаса готовой продукции, запасных частей, сырья и материалов в натуральном и стоимостном выражениях, исходя из данных о планируемой производственной себестоимости единицы продукции, незавершенного производства.

Запасы основных материалов в рассматриваемый период предусматриваются в процентном соотношении от потребности материалов в предыдущий период. При расчете запасов основных материалов следует учитывать источники и способы поставок сырья и вспомогательных производственных материалов. При оценке запасов необходимо учитывать влияние таких факторов как: надежность и сезонность поставок, количество поставщиков, возможности замены сырья и ожидаемое изменение цен.

Размер запаса по материальным ресурсам в натуральных единицах определяем по формуле:

ЗСi = Н (ЗСi) * ПСi / Kr, где

ЗСi – размер запаса по I – ому виду сырья, Н (ЗСi) - норма производственного запаса по I – Ому виду сырья в днях, ПСi – потребность в I – Ом виде сырья в периоде, Kr – количество рабочих дней в периоде.

Объем незавершенного производства определяется исходя из технологических особенностей изготовления продукции. Общая формула расчета норматива оборотных средств на незавершенное производство (НЗнпр) в течение периода имеет вид:

НЗнпр = ЗАТ/ Тп* Тпрц*Кнарз, где

ЗАТ – затраты на производство продукции, Тп – продолжительность рассматриваемого периода, Тпрц - продолжительность производственного цикла в днях (промежуток времени от момента запуска сырья и материалов в производство до полного изготовления и сдачи готовой продукции покупателю), Кнарз – коэффициент нарастания затрат в незавершенном производстве.

Коэффициент нарастания затрат определяется по формуле:

Кнарз = (А + 0,5 *В) / (А + В),

где А – затраты, производимые единовременно в начале процесса производства (материальные затраты на сырье, материалы, полуфабрикаты), В – остальные затраты (амортизационные отчисления, затраты на топливо, оплату труда и тыс.п.), которые входят в себестоимость продукции, их называют нарастающими.

Бюджет производственных запасов служит основой:

1. Для подготовки прогноза отчета о прибылях и убытках в части подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции;

2. Для подготовки прогноза баланса – в части оценки состояния нормируемых оборотных средств (сырья, материалов и запасов готовой продукции) на конец планируемого периода.

Бюджет отчета о прибылях и убытках

На основе подготовленных частных бюджетов, входящих в операционный бюджет, составляется план прибылей и убытков. Этот документ является одним из основных документов, он показывает, какой доход получит организация за планируемый период и какие затраты будут понесены. Основными составляющими этого документа являются: выручка от реализации продукции, производственная себестоимость реализованной продукции, операционные расходы (затраты на маркетинг, управленческие и коммерческие расходы), прибыль от финансово – хозяйственной деятельности, налог на прибыль, нераспределенная прибыль отчетного периода.