3. Ділові наради

Ділові наради є засобом колективного вирішення проблем. Нарада – один із найефективніших способів обговорення важливих питань і прийняття рішень в усіх сферах виробничого, громадського та політичного життя. Вона дає змогу аналізувати важливі питання і висловлювати свої думки і пропозиції, приймати найоптимальніші рішення.

Мета наради – це опис результату, якого потрібно досягти, бажаний підсумок роботи.

Виділяють наступні основні задачі ділових нарад:

1) з'ясувати, проаналізувати стан справи (як виконується намічене, що відбувається в колективі ...); обмінятися інформацією з обговорюваних питань, скоординувати зусилля і зробити організаційні висновки;

2) проінформувати колектив про пошуки в рішенні проблем, про новий досвід і можливості його впровадження;

3) знайти колективне рішення проблеми, зібрати ідеї;

4) відібрати і прийняти конструктивні рішення.

8.5. Збори як форма прийняття колективного рішення

Досить поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори , що проводяться з метою спільного осмислення певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються люди, яких об'єднує якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати тощо).

8.6. Дискусія

Дискусія – форма колективного обговорення, мета якої – виявити істину через зіставлення різних поглядів, правильне розв'язання проблеми. Під час такого обговорення виявляються різні позиції, а емоційно-інтелектуальний поштовх пробуджує бажання активно мислити. Засобами дискусії виступають не думки, а обґрунтовані позиції.

Тема 9. Публічні виступи

9.1. Доповідь. Структура доповіді

Доповідь – одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, що ще потребують вирішення, має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв’язків з громадськістю (повідомлення наукової та громадської позиції тощо). Різняться політичні, звітні, ділові та наукові доповіді.

Представлення доповідача передбачає надання стислої інформації про нього: його прізвище, ім’я та посада. Голова зібрання може пояснити, чому саме цю людину запрошено виступити. Якщо вже з моменту представлення доповідач прагне справити враження, він має дати якомога більше інформації про себе тому, хто його представлятиме.

Доповідач повинен знати заздалегідь:

1. тему засідання, конференції, круглого столу, зустрічі тощо;

2. склад аудиторії;

3. хто ще виступатиме на зібранні;

4. де й коли відбудеться засідання, конференція, круглий стіл, зустріч тощо.

Проголошення доповіді вимагає серйозної підготовки.

1. Визначення мети та завдання виступу, окреслення кола питань, які він має охопити. Заздалегідь слід сформулювати предмет та тему виступу (можливо, все це вже було визначено організаторами зібрання).

2. Збір, аналіз і узагальнення інформації з теоретичних джерел (це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні словники); з усних розмов з обізнаними у проблемі людьми; з власного досвіду. Висвітлювані питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях та наукових публікаціях (якщо це науковий виступ), на останніх виступах в пресі, на радіо та телебаченні як прихильників, так й опонентів (якщо це політичний виступ), на аналізі та посиланні на протоколи попередніх засідань (якщо це громадські збори). Доповідь слід будувати, дотримуючись наступних вимог: теоретична обґрунтованість, опора на фактичний матеріал, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми.

3. Написання плану та тез доповіді, що містить: вступ, основний текст (серцевина доповіді), висновки.

Структура доповіді

Вступ: початок доповіді є визначальним і має чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу. Першочергове завдання доповідача на цьому етапі – привернути й утримати увагу аудиторії.

Основний текст: в основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування.

Висновки певним чином мають узгоджуватися із вступом і не випадати із загального стилю викладу.

Практичні поради доповідачеві:

1) подякуйте тому, хто представив вас аудиторії (наприклад, голові);

2) чітко назвіть тему вашої доповіді та проблему, що їй присвячена остання;

3) стисло поясніть, у який спосіб ви аналізуєте проблему; на що, насамперед, звернете увагу; обмежте кількість аналізованих у доповіді питань.

4) зазначте, яку візуальну допомогу ви задієте (відеофільм, графіки, діаграми, таблиці та інші ілюстративні матеріали);

5) зв’язок з аудиторією: вибір звертання у залежності від складу слухачів і ситуації; щирий непідробний інтерес, доброзичливість і відвертість, зоровий контакт; короткі і нечасті заклики до слухачів («Подумаємо про це!»); зауваження («Можливо, ви зараз не поділяєте мого погляду»; «Як ви знаєте»; «Ви розумієте»);

6) змістовність, чіткість, логічність висловлювання;

7) інтонаційне виділення найважливіших місць висловлення;

8) вираження свого ставлення до предмета мовлення;

9) використання переконливих цифр, фактів, цитат, прикладів, порівнянь (проте кількість ілюстративного матеріалу не повинна поглинати змісту доповіді);

10) наявність зв’язку між частинами доповіді;

11) збалансованість висвітлення усіх питань (не обо’язково кожному з них приділяти однакову кількість часу);

12)короткі «ліричні» відступи (анекдот, деякі подробиці, захоплюючі описи подій як ілюстрація повідомлення);

13) дотримання загальноприйнятих літературних норм (фонетичних, лексичних, граматичних і стилістичних);

14) текст усної доповіді на папері готується за принципом: писати, як говоримо (усна доповідь значною мірою відрізняється від писемної);

15) користування нотатками (доречно записати найважливіше);

16) прочитати уголос текст доповіді (якщо є страх перед аудиторією, варто зробити це двічі або тричі перед дзеркалом);

17) записати промову на диск та прослухати критично;

18) застосування жестів, коли потрібно надати словам особливої виразності: не безперервно, не одним і тим самим жестом;

19) не говоріть надто голосно (це справляє враження агресивності), не говоріть надто тихо (це справляє враження, що людина не впевнена в собі);

20) підвищуйте голос для запитання, виявлення радості чи здивування – понижуйте з метою переконання або відповіді на запитання;

21) використання метафор, повтору, протиставлення, гри слів, натяку тощо (обережно: невдале висловлення може привести до порушення порозуміння);

22) закінчуйте свій виступ раніш, аніж слухачі захочуть цього.