Тема 8. Індивідуальні та колективні форми ділового спілкування

Важливу роль у діловому житті людей відіграють різні форми спільного обговорення проблем. Завдяки ним людина проявляє активність у їх розв’язанні, впливає на прийняття та реалізацію рішень. До форм колектив­ного обговорення належать бесіди, наради, збори, переговори, дискусії тощо.

1. Ділова бесіда

Ділова бесіда – це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем.

Завданнями бесіди виступають одержання службової інформації, взаємне спілкування працівників однієї сфери; спільний пошук, висування й оперативна розробка робочих ідей і задумів; контроль і координація початих заходів; стимулювання трудової активності.

8.2. Обговорення та співбесіда

Обговорення та співбесіда – це різновиди бесіди. Може бути три основних різновиди обговорення:

— обговорення якогось питання з підлеглими;

— обговорення з колегами;

— обговорення з опонентом (суперник, противник, конкурент).

Відкрити обговорення –це значить не просто розпочати його, а й запус­тити його механізм, а саме, поставити завдання з усіх дискусійних пунктів.

Виділяють кілька моделей обговорення.

Це «круглий стіл», «мозкова атака» і командна ділова гра.

«Круглий стіл» – традиційне ділове обговорення. «Круглий стіл» при всій його демократичності має елементи організованості, ідеали угоди та конвенції. Саме поняття «круглий стіл» містить такі принципи:

1. Відсутність чітко визначених позицій (є лише учасники обговорення спірного або дискусійного питання).

2. Всі позиції рівні, ніхто не має права бути вище інших.

3. Мета «круглого столу» визначається в ідеях і думках відносно про­блеми, яка обговорюється, або суперечливого положення.

«Мозкова атака» на відміну від «круглого столу» – це невпорядковане обговорення. В ній пріоритет віддається не порядку й організації, а божевільним ідеям. «Мозкова атака» не демократична, тому що не гарантує рівності прав учасників обговорення. Вище формальної рівності тут цінується пріоритет ідеї.

Оскільки за ідеями стоять люди, то неминуче виникає третя модель обговорення – ділова командна гра. Тут ідеї набувають не тільки форми проектів, але й своїх прибічників і супротивників. По суті, ділова гра - перша практична апробація ідеї.

3. Ділові переговори

Переговори – це взаємозв'язок, призначений для досягнення угоди шляхом ділового спілкування, коли обидві сторони мають як спільні, так і протилежні інтереси.

Мета переговорів – шляхом спільного пошуку укласти угоду з якогось питання, досягти такого результату, яким усі сторони були б задоволені.

Підготовка до переговорів включає два основних напрями роботи: ви­рішення організаційних питань і опрацювання основного змісту переговорів. До організаційних питань підготовки переговорів слід віднести визна­чення часу та місця зустрічі, формування кількісного та якісного складу учасників переговорів.

При визначенні часу початку переговорів виходять з їх тривалості – 1,5 – 2 години. Як правило, вони призначаються на 9.30 або 10.00. Якщо переговори проводяться у другій половині дня, то потрібно вибрати такий час їх початку, щоб вони закінчились не пізніше 17.00 – 17.30. При прове­денні переговорів потрібно мати на увазі, що перший спад активності на­ступає приблизно через 35 хвилин після їх початку.

Місцем зустрічі може бути приміщення одного з учасників перего­ворів. Зустрічі можуть відбуватись на території кожного з учасників (по черзі) або на нейтральній території..

Перед зустріччю необхідно підготувати приміщення. На столах не по­винно бути ніяких зайвих документів, лише записники, олівці, вода та склянки. Не слід ставити на стіл бутербро­ди, фрукти, цукерки, бо люди збираються не їсти, а працювати. Бутербро­ди, чай (або каву), фрукти та інше подають у тому разі, якщо бесіда про­довжується протягом багатьох годин. Якщо зустріч проводиться як гостинна (перший або прощальний візит), то можна запропонувати гостям чашку кави або чаю.

Технічні, організаційні питання є дуже важливими і без їх вирішення переговори не можуть відбутись. Однак, основна увага на стадії підготов­ки приділяється змістовній стороні справи, яка передбачає опрацювання пе­реговорного процесу. Таке опрацювання містить:

1) аналіз проблеми;

2) формулювання загального підходу до переговорів, цілей, завдань та власної позиції на них;

3) визначення можливих варіантів рішення;

4) підготовку пропозицій та їх аргументацію;

5) складання необхідних документів та матеріалів.